B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.9. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư
Ngồi yếu tố nhân sự, thì yếu tố gắn liền để thực hiện tốt cơng tác văn thư đó chính là cơ sở vật chất, trang thiết bị. Nếu con người có trình độ chun mơn nghiệp vụ tốt mà cơ sở vật chất, trang thiết bị khơng đạt u cầu thì chất lượng cơng việc sẽ khơng cao, khơng được giải quyết nhanh chóng.
Khảo sát thực tế cho thấy, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư tại Văn phòng Bộ là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn thư, là một trong các yếu tố giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Hiện nay, trong điều kiện khoa học phát triển, cùng với việc ứng dụng công nghệ thơng tin, để hiện đại hóa cơng tác văn thư thì Bộ LĐTB&XH đã trang bị nhiều thiết bị, đồ dùng phục vụ cho việc tìm kiếm thơng tin, sao nhân văn bản, tra tìm tài liệu,…..như: máy vi tính, máy in, máy Fax, máy photocoppy, máy scan, máy hủy tài liệu, điện thoại, tủ đựng tài liệu, có tủ đựng tài liệu được phân chia thành các ô riêng biệt của các đơn vị, trang bị đầy đủ đồ dùng văn phòng phẩm khác như: kẹp ghim, dập ghim, keo dán,…..Các trang thiết bị trên được sử dụng một cách có hiệu quả, phục vụ cho cơng tác văn thư của cơ quan.
Bảng 3. Bảng hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị của bộ phận văn thư
STT Tên các thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị
1 Máy vi tính 3 Bộ
2 Máy in giấy 2 Chiếc
3 Máy in phong bì 1 Chiếc
4 Máy Fax 1 Chiếc
5 Máy photocopy 2 Chiếc
6 Máy điều hòa 1 Chiếc
7 Điện thoại bàn 2 Chiếc
8 Máy scan 2 Chiếc
9 Tủ đựng tài liệu 4 Chiếc
10 Bàn, ghế làm việc 4 Bộ
11 Đèn chiếu sáng 8 Chiếc
12 Đồng hồ treo tường 1 Chiếc
13 Máy hủy tài liệu 1 Chiếc
Bộ phận Văn thư Bộ hàng ngày phải thực hiện khối lượng công việc tương đối nhiều. Để thực hiện được tốt các cơng việc thì phải có sự hỗ trợ của cơ sở vật chất, trang thiết bị. Qua khảo sát thực tế, với số lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị như trên thì đã đáp ứng được yêu cầu, phục vụ cho quá trình thực hiện cơng việc được tốt, đạt hiệu quả.
Hàng năm, văn phòng thường kiểm tra, bảo dưỡng các trang thiết bị và định kỳ mua sắm các đồ dùng văn phịng phẩm, góp phần thực hiện có hiệu quả cơng tác văn thư và đẩy mạnh hiện đại hóa cơng tác văn thư.
Tuy nhiên, vẫn cịn máy vi tính trong tình trạng bị virus nên đôi khi hoạt động chậm, ảnh hưởng đến quá trình làm việc.
Một số hình ảnh về cơ sở vật chất, phòng làm việc của Bộ phận Văn thư