B. PHẦN NỘI DUNG
2.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư
2.3.1. Ưu điểm
Bộ LĐTB&XH là cơ quan của Chính phủ, nhận thấy được vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, Bộ đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư từ mặt nhân sự đến trang thiết bị phục vụ ngày càng hoàn thiện.
Công tác văn thư là đầu mối thông tin không thể thiếu được trong hoạt động của Bộ. Chính vì vậy, công tác văn thư của Bộ trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện. Việc giải quyết các văn bản, giấy tờ được nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả, đúng với quy định của Nhà nước, của cơ quan về công tác văn thư.
Mô hình văn thư khá ổn định, Bộ là cơ quan có cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ công tác tương đối lớn, số lượng văn bản ban hành hàng năm là tương đối nhiều. Các đơn vị, phòng ban khi ban hành văn bản đều phải qua văn thư cơ quan, do đó văn thư cơ quan kiểm tra được chặt chẽ hơn công tác ban hành văn bản của Bộ.
Số lượng cán bộ văn thư chính thực hiện công tác văn thư đến thời điểm hiện tại là 02 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ có thâm niên 10 năm công tác tại Bộ, có 01 cán bộ từ bộ phận khác sang hỗ trợ; cán bộ, nhân viên nhanh nhẹn và làm việc cẩn thận. Hàng ngày văn thư phải giải quyết văn bản đến với số lượng nhiều, nhưng với nhiều năm kinh nghiệm làm việc mà cán bộ văn thư đã thực hiện tốt trách nhiệm của mình, xử lý văn bản nhanh chóng, công việc không bị tồn đọng. Có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư của cơ quan, có thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện với mọi người trong cơ quan khi trao đổi, giao dịch công việc.
Về cơ bản, việc soạn thảo văn bản đã thực hiện đúng thủ tục, đúng quy trình, có đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc của một văn bản, trình bày tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước và được tiến hành khá chặt chẽ, đúng thẩm quyền ký ban hành. Việc ban hành văn bản đã được thực hiện nhanh chóng, đúng thời gian ban hành kể từ khi ký ban hành văn bản.Văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành đều căn cứ vào những chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, do vậy, các văn bản ban hành luôn phù hợp với pháp luật.
các bước quy định tại Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ, đều được tập trung tại văn thư nên tình trạng văn bản bị mất, thất lạc ít khi xảy ra và tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý.
Quản lý và giải quyết văn bản đến đều tập trung tại văn thư, được thực hiện tốt, xử lý nhanh chóng, đảm bảo việc chuyển giao văn bản kịp thời. Các văn bản mật được đăng ký vào Sổ đăng ký riêng được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối về bí mật nội dung văn bản. Văn bản khẩn, hỏa tốc đều được giải quyết trước.
Cung cấp đầy đủ các loại sổ dùng để quản lý văn bản riêng biệt, điều đó tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu, văn bản khi cần thiết.
Hoạt động quản lý và sử dụng con dấu đã thực hiện nghiêm túc, quản lý chặt chẽ theo quy định của nhà nước và quy chế văn thư – lưu trữ của Bộ. Con dấu được bảo quản chặt chẽ trong két sắt, đặt trong ngăn tủ, đảm bảo tính an toàn cao và được đặt tại trụ sở cơ quan.
Cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy scan, máy Fax,….., góp phần nâng cao chất lượng thực hiện công việc, đạt hiệu quả cao, nhờ có các cơ sở vật chất, trang thiết bị mà nhân sự làm công tác văn thư mới thực hiện được hết công việc của mình.
Phòng làm việc được bố trí một cách khá khoa học, có ngăn cách giữa không gian làm việc bên trong của nhân viên văn thư với không gian bên ngoài tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu, giữ bí mật các thông tin quan trọng, tránh tình trạng thất thoát, mất mát tài liệu. Bàn làm việc của nhân viên cũng được bố trí khá là hợp lý: nhân viên chuyên đóng dấu và nhân viên chuyên tiếp nhận văn bản đến ngồi gần ngoài chỗ bàn ngăn cách, tạo điều kiện cho việc đóng dấu văn bản, tra cứu văn bản khi có yêu cầu, ghi số văn bản và tiếp nhận văn bản đến.
Văn phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ công nghệ thông tin vào việc giải quyết văn bản là sử dụng phần mềm eMolisa – Phần mềm quản lý văn bản. Do đó, việc quản lý văn bản được thực hiện nhanh chóng, ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Đồng thời, việc quản lý văn bản trên máy tính giúp cho việc tra tìm văn bản cũng dễ dàng, nhanh chóng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản không chỉ
giúp cho lãnh đạo cơ quan theo dõi tình hình quản lý văn bản đi – đến của nhân viên được dễ dàng, kịp thời đưa ra các chính sách chỉ đạo, điều hành mà còn giúp tốc độ xử lý, giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên được nhanh chóng.
Bộ đã kết nối hệ thống mạng LAN, các máy tính đều được kết nối Internet, do đó việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện. Lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất tạo điều kiện xử lý, giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác văn thư của Bộ không thể tránh khỏi những nhược điểm, hạn chế cần được nhìn nhận, khắc phục:
Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
+ Từ khi văn bản được soạn thảo đến khi được gửi đi phải qua nhiều bước thực hiện, rườm rà, gây mất nhiều thời gian, nhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.
+ Bên cạnh những văn bản đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức thì còn tồn tại không nhỏ các văn bản mắc lỗi về kỹ thuật trình bày. Các lỗi mà cán bộ soạn thảo thường mắc phải như: cỡ chữ chưa thống nhất giữa các trang văn bản, cách trình bày các thành phần bắt buộc chưa thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Những sai sót này phần nào đã làm mất đi tính nghiêm túc, thống nhất và làm giảm hiệu lực pháp lý của văn bản.
Về quản lý văn bản đi: theo quy định, trước khi văn bản được gửi đi, cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuy nhiên, đôi khi do khối lượng công việc nhiều nên cán bộ văn thư đã không kiểm tra được kỹ về thể thức và kỹ thuật trình bày nên vẫn còn tình trạng văn bản sai về thể thức.
Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến nhưng chưa được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. Do đó, việc quản lý văn bản có thể còn gặp khó khăn, vì quản lý văn bản trên phần mềm nguy cơ mất cơ sở dữ liệu hoặc virus máy tính.
Việc đăng ký văn bản đi – đến trong môi trường mạng thực hiện theo công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng hiện nay là không còn phù hợp.
Việc thực hiện lưu văn bản của các đơn vị còn hạn chế, đôi khi còn phụ thuộc nhiều vào văn thư cơ quan khi tra tìm tài liệu.
Về công tác lập hồ sơ:
+ Các đơn vị chưa có kế hoạch thống nhất và cụ thể về thời gian nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, khi nào nhiều văn bản thì các đơn vị chuyển xuống lưu trữ cơ quan, tài liệu còn trong tình trạng bó gói.
+ Bộ chưa ban hành văn bản quy định cụ thể về xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm, chưa ban hành văn bản nêu rõ trách nhiệm của cán bộ văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị đối với công tác lập hồ sơ, vì vậy việc này chưa được các đơn vị quan tâm thực hiện. Đa số các cán bộ làm văn thư kiêm nhiệm ở các đơn vị đều không lập hồ sơ, nếu có lập thì chất lượng hồ sơ công việc chưa cao.
Các mẫu sổ văn bản chưa được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiện còn mang tính chủ quan, còn tình trạng viết chung các năm trong một sổ.
Cơ sở vật chất đã được trang bị đầy đủ nhưng vẫn còn có máy tính bị virus, hoạt động chậm, đôi khi gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc.
Nhân sự làm công tác văn thư có 03 người thực hiện, nhưng hiện nay có 01 cán bộ nghỉ chế độ thai sản nên lãnh đạo phải thường xuyên điều cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác để hỗ trợ thực hiện công việc, mà hàng ngày số lượng văn bản gửi đến Bộ nhiều dẫn đến ùn tắc, đôi khi văn bản đến phải để ngày hôm sau giải quyết.
2.3.3. Nguyên nhân
Công tác văn thư của Bộ vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Nguyên nhân của những hạn chế đó như sau:
Sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn thư còn nhiều hạn chế, việc ban hành các văn bản của cơ quan hướng dẫn về nghiệp vụ còn ít, chưa ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm.
Cán bộ soạn thảo văn bản đôi khi chỉ tập trung vào nội dung văn bản nên đã không chú trọng nhiều đến hình thức trình bày văn bản. Có thể là thực hiện theo chủ quan hoặc truyền từ người này sang người khác nên tình trạng văn bản sai còn tồn tại.
Bên cạnh đó, công tác lập hồ sơ của văn thư cơ quan chưa được thực hiện tốt do tại bộ phận văn thư được phân công mỗi người một nhiệm vụ riêng biệt nên thời gian cho việc lập hồ sơ còn hạn chế. Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị chưa thực sự hiểu rõ về công tác lập hồ sơ, trình độ chuyên môn về công tác văn thư chưa cao nên công tác này còn nhiều yếu kém.
Cấp Lãnh đạo chưa có kế hoạch tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư.
Lãnh đạo Bộ không thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm đối với những trường hợp chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa tốt nên chưa tạo nề nếp trong công tác văn thư. Không đưa ra các hình thức khuyến khích, khen thưởng để nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn thư và cán bộ chuyên môn trong cơ quan trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
Đội ngũ nhân sự còn có cán bộ chưa đúng chuyên ngành, bố trí và sắp xếp chưa phù hợp. Cán bộ văn thư phải làm việc vất vả, khối lượng công việc nhiều nên đôi khi còn phải làm việc ngoài giờ hành chính, nhưng tiền lương của họ thì vẫn còn ở mức thấp dẫn đến tư tưởng của họ thay đổi, làm ảnh hưởng đến tâm lý, họ cần sự quan tâm và thích đáng.
Việc soạn thảo văn bản đôi khi vẫn còn những văn bản ban hành sai về thể thức. Do tâm lý ngại và nể nên cán bộ văn thư không yêu cầu cán bộ chuyên môn soạn thảo lại văn bản trong trường hợp văn bản bị sai về thể thức.
Nhìn chung, nguyên nhân của những hạn chế về công tác văn thư tại Bộ LĐTB&XH là do cấp lãnh đạo cũng như cán bộ chưa nhận thức đầy đủ và sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư cần sự quan tâm chỉ đạo, giám sát của lãnh đạo Bộ; đòi hỏi sự nỗ lực của cán bộ văn thư cũng như các cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị và các cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác Văn thư tại Bộ LĐTB&XH đã đạt được những kết quả khích lệ, cần phát huy những ưu điểm đó, bên cạnh đó còn gặp phải những khó khăn. Để khắc phục những hạn chế, khó khăn đó, nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước và hội nhập quốc tế, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau:
3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn thư thư
Để công tác văn thư đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài thì rất cần sự thay đổi nhận thức của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan, đặc biệt là cấp lãnh đạo. Cấp lãnh đạo cần được trang bị đầy đủ kiến thức về công tác văn thư. Muốn công tác văn thư đạt chất lượng thì vai trò quản lý rất quan trọng, việc định hướng, chỉ đạo phải đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao. Lãnh đạo Văn phòng cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm của các cơ quan khác để tham mưu cho Lãnh đạo Bộ vận dụng trong cơ quan.
Để mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí của công tác văn thư, các cấp Lãnh đạo cần phải tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, tọa đàm về hoạt động quản lý công tác văn thư. Từ đó, cần có một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của cơ quan về công tác văn thư, phát huy trách nhiệm của cấp lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư.
Cấp Lãnh đạo thường xuyên cập nhật những văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác văn thư.
Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư còn có hiệu lực của các cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để tuyên truyền, phổ biến rộng rãi các văn bản pháp luật về công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan như: Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công tác liên quan đến nhiều đối