B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ cơng tác văn thư tại Văn phịng
2.2.1. Tình hình tổ chức việc thực hiện công tác văn thư
2.2.1.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
Chánh Văn phòng Bộ là người trực tiếp giúp Bộ trưởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chung của Văn phịng, trong đó có cơng tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm làm các cơng việc sau: - Đối với văn bản đi:
+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;
+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do Văn phòng Bộ ban hành;
+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng;
+ Xem xét và chịu trách nhiệm ký về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đối với tất cả các văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Bộ ký;
- Đối với văn bản đến:
Chánh văn phòng xem xét các văn bản và cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Lãnh đạo Bộ những công việc quan trọng.
- Đối với việc lập hồ sơ:
Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng kế hoạch lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
Chánh văn phòng giúp Bộ trưởng kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định.
Thơng qua các hoạt động này, lãnh đạo Văn phịng đã thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản trên cơ sở các quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
2.2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư thư
2.2.1.2.1. Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP;
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
2.2.1.2.2. Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư.
Xác định được vị trí và vai trị của hoạt động Văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng, trên cơ sở các văn bản của Nhà nước ban hành quy định về công tác văn thư, Lãnh đạo Văn phòng Bộ đã tham mưu cho Bộ trưởng ban hành các văn bản chỉ đạo nhằm cụ thể hóa các quy định nêu trên.
+ Cơng văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc sử dụng tờ trình và phiếu trình khi trình lãnh đạo Bộ;
+ Cơng văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Công văn số 3043/LĐTBXH-VP ngày 31 tháng 8 năm 2006 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về soạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh;
+ Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế làm việc của Bộ;
+ Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30 tháng 3 năm 2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lao động, thương binh và xã hội;
+ Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03 tháng 10 năm 2013 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Các văn bản của Bộ ban hành về công tác văn thư (Phụ lục 03)
Công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư của Bộ được thực hiện theo các quy định của Nhà nước và các văn bản của Bộ ban hành. Dựa trên các văn bản của Nhà nước mà Bộ cũng đã xây dựng được một số văn bản riêng cho cơ quan. Tuy nhiên, các văn bản đó cịn mang tính chất chung và đã ban hành từ lâu. Năm 2013, Bộ đã ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ, chưa ban hành thêm một
số văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác văn thư, cơng tác lập hồ sơ. Do đó, cấp Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác văn thư, sớm tham mưu cho Lãnh đạo Bộ ban hành các văn bản quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, công chức, nhân viên đối với việc thực hiện công tác văn thư.
2.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư
Tổ chức bộ máy là việc thiết lập ra phịng hoặc bộ phận làm cơng tác văn thư.
Bộ LĐTB&XH là cơ quan thuộc Chính phủ, hàng ngày Bộ nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến, đồng thời cũng phát hành một số lượng không nhỏ văn bản đi.
Căn cứ vào khối lượng công việc, Bộ tổ chức văn thư theo hình thức tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, đóng dấu,…đều tập trung tại bộ phận văn thư.
Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của Văn thư trong mọi hoạt động của Bộ, Bộ đã thiết lập Phịng Hành chính để quản lý cơng tác văn thư của cơ quan, bao gồm 01 Trưởng phòng quản lý chung hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm về cơng tác văn thư. Phịng Hành chính được bố trí một phịng làm việc riêng, bên trong là phịng làm việc của Trưởng phịng Hành chính tạo điều kiện cho việc giải quyết, xử lý văn bản và dễ dàng trong việc quản lý nhân viên. Phịng Hành chính được bố trí ngay tầng 1 gần cổng ra vào của cơ quan nên thuận tiện cho việc giao nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến.
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay. Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việc của các đơn vị, phòng ban trong cơ quan rút ngắn thời gian ban hành vì khơng phải mất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán. Bên cạnh đó việc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quả hơn nhất là đối với cơ quan có khối lượng cơng việc nhiều như Bộ LĐTB&XH.
các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến; đóng dấu, đăng ký vào phần mềm quản lý và làm thủ tục gửi văn bản đi của Bộ và các Vụ đều tập trung ở bộ phận Văn thư.
Tuy nhiên, tổ chức văn thư tập trung cũng có những mặt hạn chế:
Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lý theo mơ hình tập trung, thống nhất thực hiện nghiệp vụ, vì vậy khơng có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong cơng tác văn thư.
Mơ hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc cơng việc tập trung nhiều dẫn đến ứ đọng, cán bộ, nhân viên văn thư làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong cơng việc.
Văn bản đến tập trung tại Văn thư Bộ dẫn đến việc đi lại lấy văn bản của các đơn vị sự nghiệp không nằm trong khn viên của Bộ mà cịn ở khu vực khác như: Cục Người có cơng, Tạp chí Lao động và Xã hội,….. cịn gặp khó khăn, mất nhiều thời gian, đôi khi gây ảnh hưởng đến việc giải quyết cơng việc.
2.2.3. Tổ chức bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư
Do Bộ là cơ quan chun mơn giúp việc cho Chính phủ quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội trong phạm vi cả nước. Do vậy hàng ngày phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến: + Nhận văn bản đến
+ Phân loại, bóc bì, đóng đấu đến + Trình văn bản đến
+ Đăng ký văn bản đến + Chuyển giao văn bản đến
+ Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến
- Đối với việc quản lý văn bản đi:
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi; + Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi;
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Giúp Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. + Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ cơ quan. - Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan. Để thực hiện tốt được các cơng việc, các hoạt động đó thì yếu tố khơng thể thiếu đó là về nhân sự. Các cơng việc, các hoạt động có được thực hiện tốt, đạt hiệu quả hay khơng thì phụ thuộc một phần rất lớn đến con người. Tại mỗi cơ quan, tổ chức thì các hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Để thực hiện, quản lý được tốt các văn bản, tài liệu đó thì nhân sự làm cơng tác văn thư có vai trị quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động đó, giữ vị trí then chốt trong cơng tác văn phịng.
Hiện nay, các cán bộ làm cơng tác văn thư tại Bộ đều có trình độ chun mơn nghiệp vụ tương đối cao, thực hiện được tốt các cơng việc được giao, các quy trình nghiệp vụ đều được thực hiện đầy đủ từng bước, theo đúng quy trình. Cụ thể về tình hình cán bộ làm cơng tác văn thư tại Bộ như sau:
Bảng 1. Bảng số lượng nhân sự làm công tác văn thư STT Họ và tên Năm
sinh Trình độ Chuyên ngành Số năm cơng tác
1 Vũ Thị Thu Hồi
1984 Đại học Văn thư – Lưu trữ 10 2 Bùi Đắc Hoàng 1988 Đại học Quản trị văn phòng 4
3 Vũ Thị Hòa 1988 Đại học Thư viện 4
Có 03 cán bộ thực hiện công tác văn thư, mỗi cán bộ được phân chia một trách nhiệm riêng biệt. Chuyên viên Vũ Thị Thu Hoài – chịu trách nhiệm về quản lý văn bản đi và đóng dấu. Nhân viên Bùi Đắc Hồng - chuyên trách về xử lý, trình
văn bản đến. Nhân viên Vũ Thị Hòa - chuyên trách về tiếp nhận văn bản đến và nhập văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản. Tuy là nhân viên khơng thuộc chun ngành Văn thư nhưng đồng chí Hịa đã làm quen và thường xun học tập nâng cao sự hiểu biết về cơng tác văn thư và đã có kinh nghiệm 4 năm tại vị trí này.
Việc bố trí, sắp xếp nhân sự tại bộ phận Văn thư của Bộ về trình độ đã tương đối hợp lý, đều là những cán bộ, nhân viên có trình độ Đại học.
Nhân sự làm công tác văn thư tại cơ quan là những chuyên viên, nhân viên trẻ, năng động, ln nhiệt tình trong cơng việc, giải quyết nhanh chóng cơng việc được giao và hồn thành xuất sắc cơng việc dựa trên kiến thức của mình.
Bộ phận văn thư có 03 cán bộ thực hiện, đảm nhiệm công tác văn thư. Tuy nhiên, khối lượng công việc tương đối nhiều nhưng số lượng cán bộ làm cơng tác văn thư ít, dẫn đến địi hỏi nhân sự làm công tác văn thư ngày càng phải tập trung hơn, cố gắng, làm việc tâm huyết, tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực hiện các cơng việc của mình để đạt được chất lượng cơng việc cao. Hiện nay, bộ phận văn thư có 01 nhân viên nghỉ chế độ thai sản nên công việc nhiều, lãnh đạo phải thường xuyên điều cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác để hỗ trợ.
Bên cạnh đó, mức thu nhập của cán bộ cịn thấp dẫn đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, cơng chức, nhân viên cịn nhiều khó khăn, từ đó sẽ ảnh hưởng đến tâm lý của các cán bộ, nhân viên, người lao động. Do đó, họ sẽ có suy nghĩ chuyển công tác, chuyển đơn vị, dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng công việc và công tác tuyển dụng sau này.
2.2.4. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Do Bộ LĐTB&XH là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội trong phạm vi cả nước nên việc ban hành văn bản của Bộ gồm có hai loại: Văn bản quy phạm pháp luật là Thông tư và văn bản hảnh chính. Việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện như sau:
2.2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các cơng việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
2.2.4.1.1. Quy trình soạn thảo Thơng tư
Quy trình soạn thảo Thơng tư của Bộ được thực hiện theo Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 của Quốc hội Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1. Lập chương trình xây dựng Thơng tư
- Cơ sở thực tiễn: thực trạng đời sống kinh tế - xã hội của đất nước - Cơ sở pháp lý: những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan - Cơ sở chính trị: các văn bản của Đảng
- Nội dung của chương trình xây dựng Thông tư
+ Danh mục các văn bản cần ban hành, được xây dựng trên cơ sở cân nhắc nhu cầu điều chỉnh pháp luật, khả năng xây dựng pháp luật trong thời gian thực hiện chương trình.
+ Cơ quan soạn thảo được xác định trên cơ sở thẩm quyền và năng lực thực tiễn của các chủ thể có liên quan tới hoạt động xây dựng pháp luật.
+ Dự kiến thời gian trình dự thảo văn bản.
+ Dự trù kinh phí cần thiết cho việc thực hiện chương trình.