B. PHẦN NỘI DUNG
3.2. Nhóm giải pháp về giám sát việc thực hiện công tác văn thư
Khi đã ban hành các văn bản quy định cụ thể về trách nhiệm của cán bộ đối với công tác văn thư, Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng cần ban hành quyết định giao giám sát cho từng đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giám sát việc thực hiện công tác văn thư.
Đơn vị, cá nhân được Lãnh đạo giao trách nhiệm giám sát việc thực hiện cơng tác văn thư thì cần phải thực hiện giám sát một cách nghiêm túc và chặt chẽ. Lãnh đạo giao cho cán bộ văn thư chuyên trách kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu,…điều đó tạo điều kiện giúp Văn phịng rà sốt, giám sát việc thực hiện công việc và trong công tác soạn thảo văn bản. Cần có chính sách, động viên khen thưởng kịp thời đối với đơn vị, cá nhân nào thực hiện một cách nghiêm túc và đúng trách nhiệm được giao. Đối với những đơn vị, cá nhân nào
thực hiện cịn mang tính hình thức thì cần phải có hình thức xử lý phù hợp, bình xét vào công tác thi đua khen thưởng theo tháng. Đối với đơn vị, cá nhân được Lãnh đạo giao trách nhiệm giám sát các đơn vị, cá nhân khác thực hiện công việc mà không thực hiện nghiêm túc, thực hiện chỉ mang tính hình thức thì cũng có cách xử lý nghiêm khắc và chặt chẽ.
Giám sát việc thực hiện cơng tác văn thư có thể là thơng qua phần mềm theo dõi và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; thơng qua q trình soạn thảo văn bản hoặc việc trình ký và ký ban hành văn bản. Thơng qua các hoạt động đó mà cấp Lãnh đạo có thể nắm rõ được trách nhiệm và việc thực hiện của từng đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, chỉ đạo. Việc giám sát thực hiện công tác văn thư cần phải được tiến hành thường xuyên, có thể tiến hành giám sát theo định kỳ theo tháng, quý để nắm bắt được tình hình thực hiện cơng tác văn thư của từng đơn vị, cá nhân một cách nhanh chóng. Qua đó, có kế hoạch khắc phục những hạn chế, hoàn thiện kịp thời và thống nhất.
3.3. Nhóm giải pháp về cơng tác đào tạo, bồi dưỡng
Con người luôn là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của cơ quan, đơn vị. Khi biết cách khai thác sử dụng một cách có hiệu quả về thể lực cũng như trí tuệ con người thì sẽ có thể thành cơng trên mọi lĩnh vực. Tất cả các hoạt động của Bộ đều khơng thể thiếu đơi bàn tay và trí óc của con người. Trong cơng tác văn thư cũng cần sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo Bộ về mọi mặt như: điều kiện làm việc, tích cực đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư.
Việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư đảm bảo đủ về số lượng, đạt yêu cầu về chất lượng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan.
Để đáp ứng yêu cầu thường xun nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn cho các cán bộ làm văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm công tác liên quan đến công tác văn thư, hàng năm cấp Lãnh đạo cần tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư. Đây là khâu then chốt góp phần quan trọng vừa để chuẩn hóa cơng chức, viên chức theo tiêu chuẩn
ngạch, bậc quy định vừa đáp ứng nhiệm vụ được giao nhằm đưa công tác văn thư của Bộ đi vào nề nếp. Không những thế, việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn đã góp phần không nhỏ trong việc cập nhật kiến thức, các quy định mới của nhà nước và kết quả nghiên cứu cũng như kinh nghiệm từ thực tiễn mà các giảng viên mang lại.
Cơng tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều cơng việc mang tính khoa học và kỹ thuật cao. Những cán bộ làm công việc liên quan đến cơng tác văn thư nói chung và những cán bộ chun trách cơng tác văn thư nói riêng tùy theo yêu cầu cụ thể, phải được đào tạo ở những mức độ khác nhau. Các hình thức tổ chức đào tạo từ Trung cấp, Cao đẳng, Đại học đến những lớp triển khai các văn bản quy phạm pháp luật cần phải phù hợp với từng cấp bậc, trình độ.
Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư. Thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo thêm, cử đi đào tạo ở nước ngoài, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi cơng tác học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngoài, từ các cơ quan, tổ chức khác về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử cán bộ đi tập huấn bên ngoài vừa nâng cao trình độ cho bản thân, vừa mang kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác của cơ quan mình.
Đầu tư thêm kinh phí để mời các chuyên gia hoặc mở các lớp tập huấn ngắn hạn hướng dẫn về công tác lập hồ sơ. Bên cạnh đó, cấp Lãnh đạo cần ban hành văn bản quy định cụ thể hóa trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ làm cơng tác văn thư, từ đó làm căn cứ để đánh giá, khen thưởng, kỷ luật.
Cấp Lãnh đạo cần có kế hoạch tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự sao cho phù hợp với trình độ của cán bộ và với cơng việc của cơ quan. Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng theo nhu cầu công việc. Đối với nhân viên Văn thư thì phải tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – lưu trữ; nhân viên Hành chính thì tốt nghiệp chun ngành Quản trị văn phịng.
Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cấp lãnh đạo cũng như cán bộ, cơng chức, nhân viên trong cơ quan về trình độ chuyên môn và mức độ am hiểu về công nghệ thông tin. Tổ chức hội nghị triển khai các quan điểm chủ trương về ứng dụng công nghệ thông tin; tăng cường kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cho Lãnh
đạo và đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên.
Tập huấn nghiệp vụ về văn thư, bước đầu hướng dẫn việc quản lý, chuyển giao văn bản điện tử trên môi trường mạng, áp dụng chữ ký số và triển khai thực hiện tài liệu điện tử.
Bên cạnh đó, cán bộ, cơng chức văn thư phải thường xun nghiên cứu, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng và phẩm chất cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư.
Cấp Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của cán bộ, trong công việc thì cần chỉ đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo khơng khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu.
Nghiên cứu đề xuất các chế độ đãi ngộ như phụ cấp cho cán bộ văn thư chuyên trách chịu trách nhiệm về quản lý con dấu, chính sách cho cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị, khen thưởng kịp thời những cán bộ hồn thành tốt cơng việc được giao.
Xây dựng cho cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải tạo thời gian, cơ hội cho các nhân viên; ngồi cơng việc thì cần tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các buổi giao lưu về nghiệp vụ với các đơn vị thuộc Bộ.
Khi có cán bộ, nhân viên trong phòng đến thời gian nghỉ chế độ thai sản hoặc chuyển cơng tác, thì Trưởng phịng Hành chính cần đề xuất với lãnh đạo Bộ tuyển dụng nhân sự làm hợp đồng thay thế vào vị trí đó, nhằm đảm bảo đủ về mặt số lượng và chất lượng để việc thực hiện, giải quyết công việc được đảm bảo kịp thời và hiệu quả.
3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
Trong giai đoạn hiện nay, công tác văn thư ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động chung của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư sẽ tạo ra một sự cải biến trong phương thức hoạt động đối với các khâu nghiệp vụ của công tác này. Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ đáp ứng nhanh chóng, chính xác những u cầu của hoạt động quản lý và góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Lãnh đạo Bộ cần tăng cường ứng
dụng công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ sau:
Trong soạn thảo và ban hành văn bản: Bộ cần xây dựng một chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính với việc mẫu hóa các loại văn bản. Trên cơ sở các quy định của văn bản quy phạm pháp luật quy định về các mẫu văn bản cần cụ thể hóa thành các mẫu văn bản của cơ quan mình. Cài đặt các mẫu văn bản trên một chương trình soạn thảo văn bản dùng chung, đảm bảo chuẩn hóa các yếu tố thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày. Việc này giúp cho cán bộ soạn thảo có nhiều thuận lợi khi tiến hành soạn thảo như: tiết kiệm được thời gian, tập trung vào việc soạn thảo nội dung chính của văn bản; trong q trình soạn thảo có thể thay đổi, sửa chữa ngơn ngữ, văn phong dễ dàng mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ của văn bản. Đồng thời, việc chuẩn hóa các mẫu văn bản cũng góp phần nâng cao chất lượng của văn bản, tạo sự thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày và tăng hiệu lực pháp lý của các văn bản do Bộ ban hành.
Trong việc quản lý văn bản: hiện nay, việc quản lý văn bản của Bộ vẫn thực hiện theo hai hình thức là quản lý bằng phần mềm và quản lý theo cách truyền thống là bằng các mẫu sổ. Văn bản mật đến vẫn đăng ký vào sổ riêng, chưa được quản lý hồn tồn bằng phần mềm. Vì vậy, cấp Lãnh đạo cần có chương trình, kế hoạch cụ thể và phối hợp với Trung tâm Thông tin của Bộ lên kế hoạch để nâng cấp phần mềm quản lý văn bản một cách hoàn thiện hơn.
Tăng cường cải tạo, nâng cấp hệ thống mạng LAN (mạng nội bộ) trong toàn cơ quan để các cán bộ nhanh chóng cập nhật những văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên cũng như các văn bản quản lý của Bộ. Mạng LAN nối các máy tính với nhau và cho phép người sử dụng liên lạc với nhau, chia sẻ thông tin và chia sẻ tài nguyên. Điều này sẽ giúp cho công việc được giải quyết đúng tiến độ, khoa học và mang lại hiệu quả cao. Mạng LAN là một nhân tố thiết yếu để thực hiện liên kết các đơn vị, bộ phận của cơ quan và ngày càng có tầm quan trọng chiến lược. Việc cải tạo, nâng cấp hệ thống mạng LAN là cơ sở, điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư.
Cần triển khai việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào các quy trình của cơng tác văn thư: Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quy
trình quản lý văn bản đi – đến; quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan. Việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý cơng việc hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm sốt được q trình giải quyết cơng việc trong nội bộ cơ quan; giúp cho cơ quan có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, tạo ra sự nhất quán trong cơng việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai sót trong cơng việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ, công chức, nhân viên nâng lên rõ rệt; khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện cơng việc. Qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư.
Ứng dụng phần mềm văn phịng điện tử M-Office trong cơng tác văn thư. Việc ứng dụng phần mềm giúp tăng cường khả năng của người quản lý bằng cách giao việc và thu hồi các ý kiến xử lý công việc qua mạng. Phần mềm giúp người quản lý bất cứ lúc nào cũng có thể biết chính xác tiến độ xử lý cơng việc và kiểm sốt được trách nhiệm của mỗi người, giúp liên kết nhiều người cùng tham gia vào một công việc. Ứng dụng phần mềm M-Office sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ cơng tác cải cách hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, trong cơng tác văn thư thì tiết kiệm được một số lượng đáng kể giấy tờ, văn phịng phẩm, từng bước thay đổi thói quen từ sử dụng văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Lãnh đạo cần có dự án, kế hoạch triển khai về việc thực hiện số hóa tài liệu, ứng dụng chữ ký số, con dấu điện tử trong thời gian gần nhất.
3.5. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là nhân tố không thể thiếu trong mọi hoạt động, trong công tác văn thư, cơ sở vật chất thường là các trang thiết bị văn phòng. Trang thiết bị đóng vai trị quan trọng trong cơng tác văn thư, phải có sự hỗ trợ của trang thiết bị thì các cán bộ mới có thể thực hiện các nghiệp vụ của cơng tác văn thư đạt hiệu quả cao.
hoạt động của công tác văn thư, hỗ trợ đắc lực con người công việc. Các cán bộ, nhân viên đã sử dụng trang thiết bị để: xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất; công việc được cải thiện. Đồng thời, các trang thiết bị góp phần làm giảm chi phí về nhân lực.
Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa cơng tác văn phịng thì việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư là điều kiện tất yếu.
Lãnh đạo Bộ cần đầu tư cơ sở vật chất, trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư để việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ được chặt chẽ, khoa học và phục vụ tốt nhất q trình giải quyết cơng việc.
Sửa chữa, nâng cấp, thay thế bổ sung những máy tính hoạt động chậm, bị lỗi để việc nhập văn bản vào phần mềm được nhanh chóng, góp phần giải quyết cơng việc được tốt hơn.
Lãnh đạo Bộ cần đầu tư thêm kinh phí để nâng cấp, sửa chữa hệ thống mạng LAN để tránh những lỗi còn mắc phải và tạo ra sự nhanh chóng, an tồn, hiệu quả cho công tác quản lý của cơ quan.
Cấp lãnh đạo cần bố trí, sắp xếp phịng Văn thư hợp lý, cung cấp đầy đủ các trang thiết bị, văn phịng phẩm. Việc bố trí, sắp xếp hợp hợp lý sẽ đảm bảo chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn; bảo đảm những khoảng trống, lối đi dễ dàng, thuận tiện; nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối với người lao động.
3.6. Nhóm giải pháp về cơng tác kiểm tra, đánh giá
Kiểm tra, đánh giá là công việc không thể thiếu đối với cơ quan, tổ chức, trong đó có cơng tác văn thư.
Để cơng tác văn thư của Bộ đi vào nề nếp, nghiêm túc thì lãnh đạo Bộ cần xây dựng những biện pháp kiểm tra công tác văn thư một cách cụ thể. Quan tâm hơn nữa đến công tác tổng kết thực tế của công tác văn thư.
Cấp Lãnh đạo cần ban hành văn bản quy định nội dung và các hình thức kiểm tra, đánh giá công tác văn thư. Tăng cường kế hoạch kiểm tra định kỳ về công tác văn thư, kiểm tra định kỳ theo tháng hoặc theo q; bên cạnh đó đơi khi
cần tiến hành kiểm tra đột xuất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý