B. PHẦN NỘI DUNG
3.5. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là nhân tố không thể thiếu trong mọi hoạt động, trong công tác văn thư, cơ sở vật chất thường là các trang thiết bị văn phịng. Trang thiết bị đóng vai trị quan trọng trong cơng tác văn thư, phải có sự hỗ trợ của trang thiết bị thì các cán bộ mới có thể thực hiện các nghiệp vụ của cơng tác văn thư đạt hiệu quả cao.
hoạt động của công tác văn thư, hỗ trợ đắc lực con người công việc. Các cán bộ, nhân viên đã sử dụng trang thiết bị để: xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất; công việc được cải thiện. Đồng thời, các trang thiết bị góp phần làm giảm chi phí về nhân lực.
Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa cơng tác văn phịng thì việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư là điều kiện tất yếu.
Lãnh đạo Bộ cần đầu tư cơ sở vật chất, trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư để việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ được chặt chẽ, khoa học và phục vụ tốt nhất quá trình giải quyết công việc.
Sửa chữa, nâng cấp, thay thế bổ sung những máy tính hoạt động chậm, bị lỗi để việc nhập văn bản vào phần mềm được nhanh chóng, góp phần giải quyết cơng việc được tốt hơn.
Lãnh đạo Bộ cần đầu tư thêm kinh phí để nâng cấp, sửa chữa hệ thống mạng LAN để tránh những lỗi còn mắc phải và tạo ra sự nhanh chóng, an tồn, hiệu quả cho cơng tác quản lý của cơ quan.
Cấp lãnh đạo cần bố trí, sắp xếp phịng Văn thư hợp lý, cung cấp đầy đủ các trang thiết bị, văn phịng phẩm. Việc bố trí, sắp xếp hợp hợp lý sẽ đảm bảo chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn; bảo đảm những khoảng trống, lối đi dễ dàng, thuận tiện; nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối với người lao động.