Ghi chú : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Vì doanh nghiệp áp dụng kế tốn máy vào cơng tác kế tốn nên các dữ liệu được lưu trong máy tính, khi có u cầu các báo cáo, sổ sách được in ra giấy và lưu trữ theo quy định hiện hành. Và hệ thống tài khoản kế tốn tại cơng ty cũng được mở chi tiết cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
- Hệ thống báo cáo: Được lập phù hợp với quy định hiện hành về nội dung, hình thức và thời gian. Cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu và lập các báo cáo sau:
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
+ Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN.
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN
Ghi chú : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4. Quy trình kế tốn theo hình thức kế tốn máy
Khi áo dụng hình thức kế tốn máy, căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm cài trên máy vi tính, tùy thuộc vào tính chất của nghiệp vụ phát sinh, kế tốn vào phân hệ tương ứng được thiết lập trong phần mềm để nhập liệu. Hệ thống phần mềm chương trình được thiết lập sẵn theo quy định hiện hành về kế toán sẽ tự động vào sổ đối với các dữ liệu được nhập.
Cuối tháng hoặc định kỳ báo cáo, kế toán viên tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu và tiến hành kết xuất các báo cáo, sổ cái, sổ chi tiết … Phần mềm kế tốn thường có thể xuất ra đầy đủ các loại sổ thuộc các hình thức kế tốn. Doanh nghiệp sẽ chọn loại sổ sách thuộc một hình thức nhất định để sử dụng. Hiện tại, công ty TNHH Thái Hưng kết xuất các loại sổ sách theo hình thức Nhật ký chung.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Phần mềm kế tốn
- Báo cáo kế tốn tài chính.
- Báo cáo kế toán quản trị
Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Việc tổ chức kế toán để đảm bảo phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của Cơng ty, Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế tốn My erp, phần mềm kế toán được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn nhật ký chung.
Giao diện 1: Giao diện của phần mềm kế toán My ERP
Đặc trưng cơ bản nhất của hình thức kế tốn nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ và phù hợp với các chuẩn mực, hệ thống kế toán, các quy định pháp lý có liên quan. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Hệ thống chứng từ
- Hệ thống chứng từ kế tốn Cơng ty sử dụng được ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành. Bao gồm các chứng từ sau:
+ Chứng từ hàng tồn kho + Chứng từ bán hàng + Chứng từ tiền tệ + Chứng từ TSCĐ
* Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế tốn của Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014. Các tài khoản chi tiết của công ty được sử dụng phù hợp hoạt động kinh doanh.
* Hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014. Các sổ của công ty bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
* Hệ thống báo cáo kế toán
1. Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN 2. Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN 3. Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN 4. Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DN
2.2. Thực trạng về kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng ty TNHH Thái Hưng
2.2.1. Đặc điểm hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động
2.2.1.1. Hạch toán số lượng lao động
a) Quản lý về số lượng lao động
Phịng tổ chức hành chính của cơng ty quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động. Dựa vào hợp đồng lao động nhân viên phịng hành chính nhân sự lên danh sách công nhân viên của công ty.
b) Quản lý về thời gian lao động - Thời gian làm việc
+ Mùa đông: 7 giờ 30 phút – 22 giờ + Mùa hè : 7 giờ 00 phút – 22 giờ
- Lao động gián tiếp làm việc theo 8 tiếng/ ngày - Lao động trực tiếp được chia làm 2 ca:
+ Ca ngày: từ 7 giờ 00 phút - 17 giờ 30 phút + Ca tối: từ 13 giờ 30 phút –22 giờ 00 phút c) Phân loại lao động
- Lao động gián tiếp: gồm những người chỉ đạo, phục vụ và quản lý việc kinh doanh trong doanh nghiệp, những lao động gián tiếp sẽ ngồi trên văn phòng và làm việc qua máy tính, điện thoại và giấy tờ sổ sách.
- Lao động trực tiếp gồm những người trực tiếp tiến hành hoạt động bán hàng hay trực tiếp thực hiện công việc tại xưởng sản xuất hay các kho hàng của công ty.
- Lao động theo thời gian: Thời gian tính và trả lương có thể theo tháng, ngày hay giờ. Nhưng DN hiện nay chủ yếu tính và trả lương theo tháng.
Cách tính 1 dành cho bộ phận lao động gián tiếp
Lương tháng = (lương + phụ cấp nếu có) / ngày cơng chính xác của tháng * Số ngày làm việc thực tế
Cách tính 2 dành cho bộ phận lao động gián tiếp
Lương tháng = (lương + phụ cấp nếu có) / 26 * số ngày làm việc thực tế Ở cả 2 cách tính lương tháng ở trên chỉ khác nhau ở số ngày cơng chính xác của tháng. Hoặc cố định 1 ngày ở tất cả các tháng tính lương.
d) Một số chế độ chính sách về lao động
- Tiền lương và thưởng sẽ được chi trả thực hiện theo hợp đồng lao động. - Cán bộ, công nhân viên, người lao động của công ty sẽ được hưởng trợ cấp ăn ca theo quy định của công ty phù hợp với từng ca làm.
- Cán bộ, công nhân viên, người lao động của công ty sẽ hưởng lương ngày mùng 10 - 15 hàng tháng.
- Theo quy định của luật lao động hiện hành cán bộ, công nhân viên, người lao động được nghỉ ngơi theo chế độ:
+ Phép năm: 12 ngày/năm
- Lao động nghỉ được hưởng lương các ngày lễ tết.
- Trong tuần lao động được đăng ký nghỉ một buổi tối bất kỳ.
- Người lao động sẽ được trích nộp Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế theo quy định hiện hành.
- Người lao động sẽ được thanh toán lương bằng tiền mặt.
Ví dụ 1: Ngày 01/10/2018, Cơng ty TNHH Thái Hưng ký hợp đồng lao động
với bà Phan Thị Thu Trang. Theo hợp đồng lao động số 31/2019/HĐLĐ (Phụ
lục 1), bà Phan Thị Thu Trang đảm nhiệm vị trí nhân viên bán hàng tại siêu thị
Aloha Mall Phú Thọ với mức lương cơ bản là 6.000.000 đồng.
2.2.1.2. Hạch toán thời gian lao động
Để hạch tốn thời gian lao động cho cán bộ cơng nhân viên, công ty đã sử dụng bảng chấm công. Ở công ty TNHH Thái Hưng, hình thức chấm cơng là chấm công theo ngày và việc chấm công được giao cho người phụ trách bộ phận. Sau khi có bảng chấm cơng tại các đơn vị (Phụ lục 2), kế toán tiến hành nhập liện vào phần mềm.
Giao diện 2: Bảng chấm công tháng 11 năm 2019 tại chi nhánh Siêu thị Phú Thọ chi nhánh Siêu thị Phú Thọ
Giờ làm theo quy định của Công ty trong mỗi giai đoạn. - Đối với bộ phận quản lý chung: Giờ làm 8h/ ngày
- Đối với bộ phận bán hàng, thu ngân, bảo vệ, tạp vụ: 8h/ ngày chia theo ca, 1 ngày gồm 2 ca.
2.2.2. Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng
2.2.2.1 Quỹ tiền lương
Hiện nay, cơng ty TNHH Thái Hưng áp dụng hình thức quỹ tiền lương kế hoạch và trích các quỹ theo tỷ lệ như sau:
+) Trích quỹ khen thưởng từ quỹ lương là 7,5%.
+) Trích quỹ dự phịng 5% số cịn lại sau khi đã trích quỹ khen thưởng. Sau khi trích các quỹ theo tỷ lệ như trên, số cịn lại sẽ được chi lương cho cán bộ, công nhân viên.
2.2.2.2. Các khoản trích theo lương
Hàng tháng, cơng ty tiến hành trích lập các khoản phải nộp theo lương, gồm có: Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017:Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí cơng đồn (KPCĐ) áp dụng cho từng giai đoạn. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 34% trên lương tham gia bảo hiểm xã hội, trong đó người lao động chịu 10.5% (8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN), Công ty chịu 23,5% (17,5% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% CPCĐ) tính vào chi phí sản xuất.
Mức lương tham gia bảo hiểm là mức lương theo chế độ quy định của doanh nghiệp và thỏa thuận với người lao động.
a, Quỹ BHXH:
Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. Đâylà sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho nguời lao động khi họ bị mất đi
thu nhập do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng góp vào quỹ BHXH. Và quỹ này do cơ quan BHXH quản lý theo đúng chế độ hiện hành, mức trích lập BHXH của công ty là 23.5% quỹ tiền cơng, tiền luơng đóng BHXH. Trong đó, người lao động sẽ đóng 8%, cơng ty đóng 17,5% (Tính vào chi phí). Doanh nghiệp sẽ giữ lại 2% để chi trả kịp thời cho trường hợp ốm đau, thai sản.
b, Bảo hiểm y tế:
Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ, khơng vì mục đích lợi nhuận, do nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượngcó trách nhiệm tham gia theo quy định của luật BHYT. Thêm vào đó, quỹ BHYT được dùng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Và quỹ này đuợc hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ quy định trên tổng số tiền luơng thực tế phát sinh trong tháng với mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền công tiền lương hàng tháng của người lao động. Trong đó cơng ty đóng 3% và người lao động đóng 1,5%.
2.2.3. Kế tốn tiền lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng
2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
* Bộ chứng từ kế tốn hạch tốn chi phí lương:
- Quyết định lương, quy chế trả lương thưởng của Công ty - Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng tính lương hàng tháng
- Phiếu chi, Ủy nhiệm chi trả lương
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
* Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản lương liên quan: - Tài khoản 641: Chi phí lương bộ phận bán hàng
- Tài khoản 642: Chi phí lương bộ phận quản lý, thu ngân - Tài khoản 3341: Tài khoản hạch toán tiền lương phải trả - Tài khoản 111: Tài khoản hạch toán trả lương tiền mặt
- Tài khoản 112: Tài khoản hạch toán trả lương qua ngân hàng
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán
1/ Nợ TK 641, TK 642: Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả người lao động
2/ Nợ TK 334 Trả lương người lao động
Có TK 111, TK 112: Trả lương người lao động
Ví dụ 2:Theo Bảng thanh toán tiền lương siêu thị Aloha Phú Thọ tháng 11/2019
( Phụ lục 04) Cách tính lương của chị Phan Thị Thu Trang trong tháng 11/2019 như sau:
- Số ngày công: 29,5 ngày (Bảng chấm công – Phụ lục 3) - Số tiền lương cơ bản: 6.000.000/ tháng/26 ngày công. - Lương trong tháng:
Áp dụng cách tính 2 dành cho bộ phận lao động gián tiếp
Lương tháng = (lương + phụ cấp nếu có) / 26 * số ngày làm việc thực tế
=6.000.000/26*29,5 = 6.807.692 đồng - Giảm trừ bảo hiểm: 365.138 đồng
- Tiền ăn ca: 138.000 đồng (23 bữa theo bảng chấm cơm – Phụ lục 2) - khoản trừ khác(1% đồn phí cơng đồn): 34.775 đồng
=>Vậy số tiền lương thực lĩnh của chị Trang trong tháng 11/2019 là: Lương thực lĩnh = Lương tháng – Khoản giảm trừ bảo hiểm – Tiền ăn ca – khoản khác
= 6.807.692 - 365.138 - 138.000 - 34.775 =6.269.780 đồng
Ví dụ 3: Kế tốn tính ra lương phải trả tháng 11 năm 2019 tại siêu thị Phú Thọ
là 53.393.499 đồng. Căn cứ vào bảng chấm công (Phụ lục 3), bảng thanh toán lương (Phụ lục 4) và phiếu chi (Phụ lục 5), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế tốn. Quy trình nhập dữ liệu theo các bước như sau:
+ Bước 2: Kế tốn tiến hành nhập đầy đủ thơng tin vào các ô: - Tháng 11/2019
- Ngày CT: 30/11/2019
- Nội dung (Diễn giải): “Chi phí tiền lương phải trả người lao động T11/2019”.
- Số tiền: 53.393.499
- Chọn chi tiết của TK 3341, nhập “số tiền”, nhấn chuột vào “Ghi”, Chọn chi tiết của TK 6411 và nhập “số tiền”.
- Cập nhật dữ liệu
Kết thúc quá trình màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 3: Nhập liệu vào phần mềm kế toán
Trong kỳ kế toán sẽ hạch toán Nợ TK 6411: 53.393.499 đồng
Giao diện 4: Trích sổ cái TK 334
2.2.4. Kế tốn các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng
2.2.4.1.Chứng từ sử dụng
Bộ chứng từ sử dụng gồm:
- Quyết định, quy chế quy định các khoản trích theo lương - Bảng tính các khoản trích theo lương
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng
* Tài khoản sử dụng
Để tiến hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế tốn sử dung một số tài khoản sau đây:
1, TK 334(1): Phải trả người lao động. Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản thanh tốn khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
2, Tài khoản 338- Phải trả phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về kinh phí cơng đồn; BHXH; BHYT, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý
TK 338 có các TK
- TK 3382 Kinh phí cơng đồn - TK 3383 Bảo hiểm xã hội - TK 3384 Bảo hiểm y tế
- TK 3386 Bảo hiểm thất nghiệp * Chứng từ sử dụng
+ Đối với bộ phận bán hàng trực tiếp hàng ngày tổ trưởng tiến hành chấm công cho từng người, cuối tháng tổng hợp lại thành bảng chấm công và gửi bảng chấm công và danh sách cơm cơng nghiệp tới phịng tài chính tổng hợp, kế tốn dựa trên đó để lập bảng thanh tốn tiền lương và phụ cấp.
+ Đối với bộ phận gián tiếp như phòng ban trưởng phòng tiến hành lập bảng chấm công và danh sách cơm công nghiệp gửi đến phịng kế tốn - tổ chức hành chính, kế tốn lập ra đơn giá tiền cơng gián tiếp và bảng thanh tốn tiền lương và phụ cấp, cuối tháng sau lập bảng kê chi lương cho cán bộ công nhân viên.
+ Khi người lao động bị ốm đau, thai sản kế toán lập ra giấy chứng nhận