B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.2. Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty
2.2.1.2. Hạch toán thời gian lao động
Để hạch tốn thời gian lao động cho cán bộ cơng nhân viên, công ty đã sử dụng bảng chấm công. Ở công ty TNHH Thái Hưng, hình thức chấm cơng là chấm công theo ngày và việc chấm công được giao cho người phụ trách bộ phận. Sau khi có bảng chấm cơng tại các đơn vị (Phụ lục 2), kế toán tiến hành nhập liện vào phần mềm.
Giao diện 2: Bảng chấm công tháng 11 năm 2019 tại chi nhánh Siêu thị Phú Thọ chi nhánh Siêu thị Phú Thọ
Giờ làm theo quy định của Công ty trong mỗi giai đoạn. - Đối với bộ phận quản lý chung: Giờ làm 8h/ ngày
- Đối với bộ phận bán hàng, thu ngân, bảo vệ, tạp vụ: 8h/ ngày chia theo ca, 1 ngày gồm 2 ca.
2.2.2. Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng
2.2.2.1 Quỹ tiền lương
Hiện nay, cơng ty TNHH Thái Hưng áp dụng hình thức quỹ tiền lương kế hoạch và trích các quỹ theo tỷ lệ như sau:
+) Trích quỹ khen thưởng từ quỹ lương là 7,5%.
+) Trích quỹ dự phịng 5% số cịn lại sau khi đã trích quỹ khen thưởng. Sau khi trích các quỹ theo tỷ lệ như trên, số cịn lại sẽ được chi lương cho cán bộ, công nhân viên.
2.2.2.2. Các khoản trích theo lương
Hàng tháng, công ty tiến hành trích lập các khoản phải nộp theo lương, gồm có: Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017:Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí cơng đồn (KPCĐ) áp dụng cho từng giai đoạn. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 34% trên lương tham gia bảo hiểm xã hội, trong đó người lao động chịu 10.5% (8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN), Công ty chịu 23,5% (17,5% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% CPCĐ) tính vào chi phí sản xuất.
Mức lương tham gia bảo hiểm là mức lương theo chế độ quy định của doanh nghiệp và thỏa thuận với người lao động.
a, Quỹ BHXH:
Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. Đâylà sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho nguời lao động khi họ bị mất đi
thu nhập do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng góp vào quỹ BHXH. Và quỹ này do cơ quan BHXH quản lý theo đúng chế độ hiện hành, mức trích lập BHXH của cơng ty là 23.5% quỹ tiền cơng, tiền luơng đóng BHXH. Trong đó, người lao động sẽ đóng 8%, cơng ty đóng 17,5% (Tính vào chi phí). Doanh nghiệp sẽ giữ lại 2% để chi trả kịp thời cho trường hợp ốm đau, thai sản.
b, Bảo hiểm y tế:
Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ, khơng vì mục đích lợi nhuận, do nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượngcó trách nhiệm tham gia theo quy định của luật BHYT. Thêm vào đó, quỹ BHYT được dùng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Và quỹ này đuợc hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ quy định trên tổng số tiền luơng thực tế phát sinh trong tháng với mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền công tiền lương hàng tháng của người lao động. Trong đó cơng ty đóng 3% và người lao động đóng 1,5%.
2.2.3. Kế tốn tiền lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng
2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
* Bộ chứng từ kế toán hạch tốn chi phí lương:
- Quyết định lương, quy chế trả lương thưởng của Công ty - Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng tính lương hàng tháng
- Phiếu chi, Ủy nhiệm chi trả lương
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
* Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản lương liên quan: - Tài khoản 641: Chi phí lương bộ phận bán hàng
- Tài khoản 642: Chi phí lương bộ phận quản lý, thu ngân - Tài khoản 3341: Tài khoản hạch toán tiền lương phải trả - Tài khoản 111: Tài khoản hạch toán trả lương tiền mặt
- Tài khoản 112: Tài khoản hạch toán trả lương qua ngân hàng
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán
1/ Nợ TK 641, TK 642: Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả người lao động
2/ Nợ TK 334 Trả lương người lao động
Có TK 111, TK 112: Trả lương người lao động
Ví dụ 2:Theo Bảng thanh tốn tiền lương siêu thị Aloha Phú Thọ tháng 11/2019
( Phụ lục 04) Cách tính lương của chị Phan Thị Thu Trang trong tháng 11/2019 như sau:
- Số ngày công: 29,5 ngày (Bảng chấm công – Phụ lục 3) - Số tiền lương cơ bản: 6.000.000/ tháng/26 ngày công. - Lương trong tháng:
Áp dụng cách tính 2 dành cho bộ phận lao động gián tiếp
Lương tháng = (lương + phụ cấp nếu có) / 26 * số ngày làm việc thực tế
=6.000.000/26*29,5 = 6.807.692 đồng - Giảm trừ bảo hiểm: 365.138 đồng
- Tiền ăn ca: 138.000 đồng (23 bữa theo bảng chấm cơm – Phụ lục 2) - khoản trừ khác(1% đồn phí cơng đồn): 34.775 đồng
=>Vậy số tiền lương thực lĩnh của chị Trang trong tháng 11/2019 là: Lương thực lĩnh = Lương tháng – Khoản giảm trừ bảo hiểm – Tiền ăn ca – khoản khác
= 6.807.692 - 365.138 - 138.000 - 34.775 =6.269.780 đồng
Ví dụ 3: Kế tốn tính ra lương phải trả tháng 11 năm 2019 tại siêu thị Phú Thọ
là 53.393.499 đồng. Căn cứ vào bảng chấm cơng (Phụ lục 3), bảng thanh tốn lương (Phụ lục 4) và phiếu chi (Phụ lục 5), kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế tốn. Quy trình nhập dữ liệu theo các bước như sau:
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ thông tin vào các ô: - Tháng 11/2019
- Ngày CT: 30/11/2019
- Nội dung (Diễn giải): “Chi phí tiền lương phải trả người lao động T11/2019”.
- Số tiền: 53.393.499
- Chọn chi tiết của TK 3341, nhập “số tiền”, nhấn chuột vào “Ghi”, Chọn chi tiết của TK 6411 và nhập “số tiền”.
- Cập nhật dữ liệu
Kết thúc quá trình màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 3: Nhập liệu vào phần mềm kế toán
Trong kỳ kế toán sẽ hạch toán Nợ TK 6411: 53.393.499 đồng
Giao diện 4: Trích sổ cái TK 334
2.2.4. Kế tốn các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng
2.2.4.1.Chứng từ sử dụng
Bộ chứng từ sử dụng gồm:
- Quyết định, quy chế quy định các khoản trích theo lương - Bảng tính các khoản trích theo lương
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng
* Tài khoản sử dụng
Để tiến hành kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương kế tốn sử dung một số tài khoản sau đây:
1, TK 334(1): Phải trả người lao động. Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản thanh tốn khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
2, Tài khoản 338- Phải trả phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về kinh phí cơng đồn; BHXH; BHYT, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý
TK 338 có các TK
- TK 3382 Kinh phí cơng đồn - TK 3383 Bảo hiểm xã hội - TK 3384 Bảo hiểm y tế
- TK 3386 Bảo hiểm thất nghiệp * Chứng từ sử dụng
+ Đối với bộ phận bán hàng trực tiếp hàng ngày tổ trưởng tiến hành chấm công cho từng người, cuối tháng tổng hợp lại thành bảng chấm công và gửi bảng chấm công và danh sách cơm công nghiệp tới phịng tài chính tổng hợp, kế tốn dựa trên đó để lập bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp.
+ Đối với bộ phận gián tiếp như phòng ban trưởng phòng tiến hành lập bảng chấm công và danh sách cơm công nghiệp gửi đến phịng kế tốn - tổ chức hành chính, kế tốn lập ra đơn giá tiền cơng gián tiếp và bảng thanh tốn tiền lương và phụ cấp, cuối tháng sau lập bảng kê chi lương cho cán bộ công nhân viên.
+ Khi người lao động bị ốm đau, thai sản kế toán lập ra giấy chứng nhận nghỉ bảo hiểm xã hội, hàng quý tiến hành lên danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau, thai sản dưỡng sức phục hồi sức khỏe được duyệt gửi đến BHXH, viết phiếu thanh toán BHXH.
Chế độ BHXH-BHYT- KPCĐ-BHTN tại công ty
* Thu nhập chứng từ ban đầu - Chứng từ thu
Chứng từ thu của các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được căn cứ vào bảng lương của lao động tiền lương đã được Giám đốc phê duyệt. Trên bảng lương cũng đã tính các khoản phải nộp của người lao động BHXH, BHYT,
KPCĐ, BHTN. Từ đó kế tốn tính tiền lương hạch tốn theo qui định đồng thời trích các khoản người lao động phải nộp theo qui định
- Chứng từ chi trợ cấp
Hồ sơ chế độ trợ cấp ốm đau gồm: Giấy chúng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH của người lao động bị ốm điều trị ngoài trú; giấy ra viện của người lao động điều trị nội trú tại cơ sở y tế.
Hồ sơ chế độ trợ cấp thai sản bao gồm: Bản sao giấy chứng sinh hoặc bản sao giấy khai sinh
Trên đây là hai loại hồ sơ điển hình * Trách nhiệm của công ty
Tiếp nhận các hồ sơ trên do người lao động thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp có tham gia BHXH chuyển đến và căn cứ vào những giấy chứng nhận này để lập “Bảng danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” theo mẫu quy định rồi chuyển cho BHXH Tỉnh xét duyệt.
Người có tham gia đóng BHXH mà nghỉ ốm hoặc con ốm được trợ cấp 75% lương đóng BHXH của số ngày nghỉ; nghỉ thai sản hoặc tai nạn lao động được trợ cấp 100% lương đóng BHXH của số ngày nghỉ (theo quy định nếu số ngày nghỉ mà vượt q 14 ngày/ tháng thì khơng phải tham gia trích BHXH của tháng đó).
2.2.4.3. Phương pháp hạch tốn
Các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng được tính căn cứ vào tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo chế độ bảo hiểm năm 2019. Công ty dựa vào tiền lương cơ bản để tính và đăng ký tiền lương, tiền cơng đóng BHXH, BHYT, BHTN cho công nhân viên trong công ty với cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ.
Tỷ lệ các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Thái Hưng năm 2019 như sau:
- BHXH là 25,5% trong đó 17,5% tính vào chi phí và 8% tính trừ vào lương của công nhân viên.
- BHYT là 4,5% trong đó 3% tính vào chi phí và 1,5% tính vào lương của cơng nhân viên.
- BHTN là 2% trong đó 1% tính vào chi phí và 1% tính vào lương của cơng nhân viên
- KPCĐ là 2% tính vào chi phí
Ví dụ 4: Từ bảng thanh tốn lương và phụ cấp tháng 11/2019 bộ phận văn phòng,
chị Phan Thị Thu Trang có lương cơ bản là 6.000.000 đồng. Tuy nhiên công ty đăng ký tham gia bảo hiểm cho chị với mức đóng là lương tối thiểu vùng III: 3.477.505 đồng
- Quỹ BHXH
Phần BHXH tính vào chi phí của cơng ty: 3.477.505 x 17,5 % = 608.563 đồng Phần BHXH trừ vào lương của chị Trang là: 3.477.505 x 8 % = 278.200 đồng
- Quỹ BHYT
Phần BHYT tính vào chi phí của cơng ty: 3.477.505 x 3 % = 104.325 đồng Phần BHYT trừ vào lương của chị Trang là: 3.477.505 x 1,5 % = 52.163 đồng
- Quỹ KPCĐ:
Phần KPCĐ tính vào chi phí của cơng ty: 3.477.505 x 2 % = 69.550 đồng 1% đồn phí CĐ trừ vào lương của chị Trang: 3.477.505 x 1 % = 34.775 đồng.
- Quỹ BHTN:
Phần BHTN tính vào chi phí của cơng ty: 3.477.505 x 1 % = 34.775 đồng Phần BHTN trừ vào lương của chị Trang là: 1.753.500 x 1% = 34.775 đồng
- Tổng số tiền trích tính vào chi phí của cơng ty là: 608.563 + 104.325 + 69.550 + 34.775 = 817.214 đồng
- Tổng số tiền trích nộp BHXH trừ vào lương của chị Trang: 278.200 + 52.163 + 34.775 = 365.138 đồng
+ Hạch tốn các khoản trích theo lương
Ví dụ: Ngày 30 tháng 11 năm 2019, Công ty TNHH Thái Hưng phát sinh nghiệp vụ phân bổ các khoản trích theo lương theo Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 11 năm 2019( Phụ lục 13).
Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 11 năm 2019(), kế toán tiền lương tiến hành nhập liệu lên phần mềm như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm kế toán
+ Bước 2: Nhấn vào Nhập chứng từ -> chọn Tổng hợp
+ Bước 3: Kế tốn tiến hành nhập đầy đủ thơng tin vào các ô: - Tháng 11/2019
- Ngày CT : 30/11/2019 - Sh: KPCĐ1101
- Nội dung (Diễn giải): “Phân bổ KPCĐ cho nhân viên công ty T11.2019”.
- Tài khoản: 3382 Phát sinh có: 10.799.268 - Tài khoản: 6411 Phát sinh nợ: 10.799.268
Sau đó chọn “Ghi”. Kết thúc quá trình, màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 5: Hạch tốn Kinh phí cơng đồn T11.2019
Để tiến hành hạch toán phân bổ BHXH tháng 11 năm 2019, kế tốn tiến hành quy trình nhập liệu tương tự đối với hạch toán phân bổ KPCĐ tháng 11 năm 2019. Quy trình như sau:
+ Bước 2: Nhấn vào Nhập chứng từ -> chọn Tổng hợp
+ Bước 3: Kế tốn tiến hành nhập đầy đủ thơng tin vào các ô: - Tháng 11/2019
- Ngày CT: 30/11/2019 - Sh: BHXH01101
- Nội dung (Diễn giải): “Phân bổ BHXH cho nhân viên T11.2019”.
- Tài khoản: 3383 Phát sinh có: 56.696.157
- Tài khoản: 6411 Phát sinh nợ: 56.696.157
Sau đó chọn “Ghi”. Kết thúc quá trình, màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 6: Hạch tốn chi phí BHXH, BHYT, BHTN T11.2019
Cuối tháng, kế toán nhập tổng số tiền bảo hiểm trợ cấp ốm đau, thai sản vào phần mềm. Quy trình nhập dữ liệu theo các bước như sau:
+ Bước 1: Đăng nhập phần mềm kế toán
+ Bước 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ thông tin vào các ô: - Tháng 12/2019
- Ngày CT: 31/12/2019
- Đối tượng: Nguyễn Thị Hương
- Số tiền: 82.231.910
- Chọn chi tiết của TK 3383, nhập “số tiền” - Cập nhật dữ liệu
Kết thúc quá trình màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 7: Hạch toán chi trả tiền ốm đau, thai sản T11.2019
* Định kỳ hàng quý kế toán tiến hành lập "Sổ nhật ký chung"
- Đăng nhập phần mềm kế toán/Chọn “ Kế toán tổng hợp ” /chọn Nhật ký chung
Sau đó nhấn chuột vào “Sổ nhật ký chung”, chọn thời gian cần xem, sau đó chọn “Xem”. Kết thúc quá trình, màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 8: Trích sổ nhật ký chung
Định kỳ hàng quý kế toán tiến hành lập "Sổ cái TK 338 - phải trả phải nộp khác" và các Sổ chi tiết
* Sổ cái TK 338
- Đăng nhập phần mềm kế toán/ Chọn “ Kế toán tổng hợp” / chọn Tổng hợp
- Sau đó nhấn chuột vào “Sổ chi tiết”, nhập tài khoản “338” chọn thời gian cần xem, sau đó chọn “Xem”. Kết thúc quá trình, màn hình hiện ra như sau:
Giao diện 9: Trích sổ cái TK 338
Giao diện 11: Sổ chi tiết tài khoản 3383
Giao diện 12: Trích sổ nhật ký chung
Ví dụ 5: Từ ngày 12 tháng 11 đến ngày 18 tháng 11 chị Hồ Thị Tố Nhiên bị u
nách trái phải đi bệnh viện và nghỉ làm. Kế toán tiến hành lập giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (Phụ lục 6)
Số tiền hưởng BHXH= Lương tham gia BHXH của CBCNV x 0.75/24 x Số ngày nghỉ.
Chị Hồ Thị Tố Nhiên có lương cơ bản là 3.969.701 đồng, chị nghỉ 7