CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần Tập đoàn Thế kỷ
3.2.2.8. Hoàn tất quá trình tuyển dụng
Kiểm tra thông tin ứng viên trước khi gửi thư mời làm việc chính thức
Kiểm tra thông tin ứng viên là một trong những việc quan trọng mà Trƣởng Phòng Nhân sự (hoặc một chuyên viên Phòng Nhân sự đƣợc uỷ quyền) phải làm để tránh trƣờng hợp tuyển một ngƣời không phù hợp. Bƣớc này phải đƣợc thực hiện trƣớc khi gửi thƣ mời ứng viên làm việc. Trƣởng Phòng Nhân sự liên hệ với cơ quan trƣớc đây của ứng viên hoặc những ngƣời giới thiệu có uy tín phù hợp mà ứng viên đã cung cấp tên trong hồ sơ. Có hai loại kiểm tra: kiểm tra sự thực và tham khảo về tính cách.
+ Kiểm tra sự thực: Kiểm tra sự thực khá thẳng thắn. Mục đích của việc kiểm tra này là xác nhận sự chính xác của những sự kiện mà ứng viên đã trình bày. Điều này giúp nhà tuyển dụng quyết định xem ứng viên có thêu dệt câu chuyện của họ không. Việc kiểm tra này thƣờng đƣợc thực hiện sau khi phỏng vấn và đã có
quyết định mời ứng viên vào vị trí cần tuyển.
+ Tham khảo về tính cách: Mục đích việc tham khảo tính cách là hỏi ý kiến nhận xét về ứng viên. Việc này có thể thực hiện trƣớc khi tiến hành phỏng vấn để sử dụng thông tin thu thập đƣợc trong giai đoạn ra quyết định, hoặc sau khi phỏng vấn để xác nhận lại một lần nữa các kết quả phỏng vấn.
Phê duyệt tuyển dụng
Giai đoạn này, Phòng Nhân sự lập danh sách ứng viên hàng đầu cùng với báo cáo kèm theo, trong đó bao gồm kết quả tuyển dụng (kết quả phỏng vấn, bài kiểm tra chuyên môn và bài kiểm tra khác, kiểm tra thông tin và tham khảo ý kiến ngƣời giới thiệu, nhận xét của Hội đồng phỏng vấn…) trình Giám đốc phê duyệt tuyển dụng.
Căn cứ vào tờ trình phê duyệt tuyển dụng có thể nhận thấy rằng để đi đƣợc đến bƣớc này, các cán bộ nhân sự đã cân nhắc lựa chọn rất kỹ lƣỡng qua từng khâu của cả một quá trình tuyển dụng để lựa chọn ra những ứng viên đủ tiêu chuẩn và thích hợp nhất với yêu cầu tất yếu của công việc. Tờ trình phê duyệt tuyển dụng cũng đã nêu rõ tình hình nhân
sự hiện tại đồng thời chỉ ra các vị trí cụ thể còn thiếu và đề nghị bổ sung đảm bảo đủ nhân sự kịp thời đảm nhận các vị trí công việc của tổ chức và phát huy
vai trò của cá nhân trong công việc mình đảm nhận.
Gửi thư mời làm việc
Khi quyết định tuyển dụng đƣợc phê duyệt, Trƣởng Phòng Nhân sự soạn thảo và gửi Thƣ mời làm việc đến ứng viên đầu tiên trong danh sách đƣợc duyệt.
Thƣ mời làm việc có địa chỉ liên hệ của ngƣời đại diện cho Công ty để có thể trả lời bất kỳ thắc mắc nào của ứng viên về công việc. Ngƣời liên hệ này thông thƣờng là Trƣởng Phòng Nhân sự. Nếu ứng viên đầu tiên từ chối lời mời làm việc thì Thƣ mời làm việc sẽ đƣợc gửi đến ứng viên thứ hai trong danh sách đƣợc duyệt.
Khi ứng viên đƣợc mời chấp nhận làm việc, Phòng Nhân sự đàm phán với ứng viên về các điều khoản và điều kiện cụ thể đƣa vào trong hợp đồng lao động. Sau đó, hợp đồng thử việc/hợp đồng lao động chính thức sẽ đƣợc Phòng Nhân sự
soạn thảo và Giám đốc hoặc một Phó Giám đốc đƣợc uỷ quyền ký hợp đồng và gửi đến ứng viên để họ xem lại, ký tên. Hợp đồng lập thành hai bản với giá trị pháp lý nhƣ nhau, đã đƣợc cả ứng viên và ngƣời có thẩm quyền ký. Một bản hợp đồng gửi lại Phòng Nhân sự để làm thủ tục hành chính và lƣu hồ sơ nhân viên, một bản ứng viên đảm nhận công việc giữ.
Gửi thư từ chối
Phòng Nhân sự cũng cần gửi thƣ từ chối đến ứng viên không trúng tuyển. Phòng Nhân sự có thể lƣu giữ các thông tin chi tiết và hồ sơ dự tuyển của ứng viên bị từ chối trong hệ thống lƣu trữ hồ sơ để sử dụng trong trƣờng hợp tƣơng lai có những vị trí khuyết phù hợp với các ứng viên này.
Bố trí công việc
Giai đoạn này, Phòng Nhân sự gửi một thông báo đến tất cả nhân viên để giới thiệu nhân viên mới tuyển dụng. Thông báo này phải ghi rõ chức danh, phòng/ban, bộ phận làm việc và tóm tắt các trách nhiệm, ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới.
Hoàn thiện và quản lý hồ sơ
Khi ứng viên nhận lời mời làm việc và ký hợp đồng thử việc/hợp đồng lao động, Phòng Nhân sự yêu cầu nhân viên mới nộp tất cả các loại giấy tờ, văn bằng chứng chỉ cần thiết có liên quan đến tƣ cách làm việc đã đƣợc chứng thực, bao gồm: sơ yếu lý lịch, bản phôto có công chứng các văn bằng tốt nghiệp, chứng chỉ liên quan, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, giấy khai sinh, hộ khẩu, giấy khám sức khoẻ, sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có).
Phòng Nhân sự có trách nhiệm lƣu giữ và quản lý hồ sơ nhân viên bằng văn bản và trên máy vi tính, đảm bảo tính bảo mật về hồ sơ cá nhân. Phòng Nhân sự phải cập nhật thƣờng xuyên sự thay đổi về hồ sơ nhân viên (nhƣ: thay đổi về lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, lƣơng, công việc, khen thƣởng, kỷ luật,…), kể cả các bản đánh giá hiệu quả thực thi công việc trong từng kỳ.
Đối với những hồ sơ ứng viên không đƣợc tuyển dụng nhƣng có tiềm năng có thể khai thác, Phòng Nhân sự tổng hợp lƣu trữ, sử dụng khi cần bổ sung nhân sự
đột xuất.