3.2.1 Cơ sở xác định phương hướng và mục tiêu
Để xác định đƣợc phƣơng hƣớng và mục tiêu nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, UBND quận Nam Từ Liêm cần dựa trên Nghị quyết số: 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ―Ban hành chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020‖. Nghị quyết đề ra nhiệm vụ hiện đại hóa hành chính là:
- Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc để đến năm 2020:
+ 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc thực hiện dƣới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thƣờng xuyên sử dụng hệ thống thƣ điện tử trong công việc;
+ Bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; + Hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc thực hiện trên môi trƣờng điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phƣơng tiện;
+ Hầu hết các dịch vụ công đƣợc cung cấp trực tuyến trên mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phƣơng tiện khác nhau;
- Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nƣớc, giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công.
UBND quận Nam Từ Liêm cần lấy Nghị quyết với nội dung trên là cơ sở, kim chỉ nam để đề ra phƣơng hƣớng, mục tiêu, giải pháp tiếp tục nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của quận.
3.2.2 Phương hướng
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nhằm xây dựng môi trƣờng làm việc điện tử của cơ quan hành chính nhà nƣớc trong phạm vi cấp quận, tạo thói quen làm việc của cán bộ, công chức trên môi trƣờng mạng và hệ thống thông tin trợ giúp, thay thế văn bản giấy. Đây là giải pháp quan trọng để giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của công tác văn thƣ, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính hiện nay.
Căn cứ vào Quyết định 479/QĐ-TTg ngày 30/6/2020 về phê duyệt chuyển đổi số giai đoạn 2020-2025, có thể dựa trên phƣơng hƣớng nhƣ sau:
- Tăng cƣờng nhận thức, xem đây là yếu tố quyết định. UBND quận Nam Từ Liêm có thể tiến hành ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trƣờng truyền thống sang môi trƣờng số.
UBND quận Nam Từ Liêm cần tận dụng tối đa cơ hội để phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, trong đó, việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong từng ngành, từng lĩnh vực có ý nghĩa sống còn, là cơ hội để phát triển các ngành, lĩnh vực. Đi nhanh, đi trƣớc giúp dễ thu hút nguồn lực. Nếu đi chậm, đi sau, khi chuyển đổi số đã trở thành xu hƣớng phổ biến thì nguồn lực trở nên khan hiếm, cơ hội sẽ ít đi, sẽ bỏ lỡ cơ hội phát triển.
- Coi thể chế và công nghệ là động lực của ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản.
Thể chế cần phải đi trƣớc một bƣớc khi có thể. UBND quận Nam Từ Liêm cần sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm cái mới một cách có kiểm soát; hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm cái mới; làm điểm, làm nhanh, sau đó đánh giá và nhân rộng việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trên toàn quận, đẩy nhanh tiến trình phát triển Chính phủ điện tử, hƣớng tới Chính phủ số.
- Bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản thành công và bền vững. Mọi thiết bị, sản phẩm, phần mềm, hệ thống thông tin, dự án đầu tƣ về công nghệ thông tin đều có cấu phần bắt buộc về an toàn, an ninh mạng ngay từ khi thiết kế.
- Sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, hành động đồng bộ ở các cấp và sự tham gia của toàn dân là yếu tố bảo đảm sự thành công của của công tác ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
3.2.3 Mục tiêu
3.2.3.1 Mục tiêu tổng quát
Hƣớng tới xây dựng UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội trở thành một cơ quan quản lý nhà nƣớc hiện đại, theo kịp chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguồn thông tin phục vụ trƣớc hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn.
3.2.3.2 Mục tiêu cụ thể
Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, gắn chặt với quá trình cải cách hành chính. Triển khai hệ thống ứng dụng CNTT đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa nền hành chính. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý văn bản; ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND quận Nam Từ Liêm, trở thành môi trƣờng tác nghiệp chính trong cơ quan.
3.2.4 Nhiệm vụ
- Đẩy nhanh việc xây dựng, hoàn thiện thể chế tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, toàn diện cho việc triển khai, xây dựng, phát triển phần mềm ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản
- Hoàn thành các cơ sở dữ liệu, xây dựng nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, Hệ thống liên thông gửi, nhận văn bản điện tử; hệ thống xác thực định danh điện tử; liên thông giữa các hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ và chữ ký số công cộng; Cổng thanh toán quốc gia… để đảm bảo dữ liệu, thông tin đƣợc thông suốt giữa các cấp.
- Rà soát, sắp xếp lại và huy động mọi nguồn lực cả về tài chính và con ngƣời. để nâng cao hiệu quả đầu tƣ, cần rà soát, sắp xếp lại và huy động các nguồn lực để triển khai các nhiệm vụ ƣu tiên phát triển Chính phủ điện tử, điều chỉnh cơ chế đầu tƣ đặc thù cho công nghệ thông tin, tăng cƣờng xã hội hóa để phát huy hiệu quả hợp tác công - tƣ trong công tác này. Đồng thời, cần tổ chức đào tạo, tập huấn, khai thác sử dụng các hệ thống thông tin, sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 cho ngƣời dân, doanh nghiệp và nghiên cứu, xây dựng cơ chế khuyến khích thu hút nhân tài tham gia xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử.
- Phát huy vai trò ngƣời đứng đầu, nâng cao hiệu quả thực thi và trách nhiệm giải trình. Các nhiệm vụ triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản sẽ đƣợc đánh giá gắn liền với trách nhiệm của thủ trƣởng đơn vị và đƣợc đo lƣờng qua bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, đo lƣờng chất lƣợng để bảo đảm tính chính xác và công bằng thông qua Tổ công tác giúp việc của Ủy ban.