1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
1.2.2 Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, sự
nhau giữa hoạt động quản lý văn bản thông thường với hoạt động quản lý văn bản bằng công nghệ thông tin
1.2.2.1 Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành bằng văn bản qua mạng nhằm góp phần kiểm soát thông tin kịp thời, loại trừ sự chậm trễ trong
giải quyết công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quyền lực của ngƣời quản lý. Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản còn đƣợc coi là một giải pháp để hoàn thiện HTTTQL.
1.2.2.2 Sự khác nhau giữa hoạt động quản lý văn bản thông thường với hoạt động quản lý văn bản bằng công nghệ thông tin
Hoạt động quản lý văn bản thông thƣờng
Hoạt động quản lý văn bản bằng công nghệ thông tin
- Công cụ duy nhất và gắn liền với công tác quản lý văn bản là bút, sổ sách để ghi, chép lƣu trữ văn bản hồ sơ.
- Công cụ tin học (máy tính, máy fax…) trở thành phƣơng tiện chủ yếu để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản hồ sơ.
Văn bản đến và đi chủ yếu đƣợc lƣu trên các hồ sơ giấy. Công văn sau khi đƣợc xử lý thƣờng đƣợc phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này.
Văn bản đến và đi sau khi đƣợc xử lý đƣợc lƣu trong phần mềm máy tính, rất dễ để tra cứu và tìm kiếm sau này.
Quy trình xử lý văn bản đến, đi diễn ra thủ công.
Quy trình xử lý văn bản đến, đi diễn ra một cách khoa học, hiện đại, các bƣớc đều ứng dụng CNTT và thông qua môi trƣờng mạng.
Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí
Tiết kiệm thời gian, công sức, giảm kinh phí
Thông tin nhiều khi xử lý chậm Thông tin đƣợc xử lý nhanh chóng, chính xác, kịp thời