1.1 Quản lý văn bản
1.1.4. Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn bản
1.1.4.1 Vai trò
Quản lý văn bản là nội dung nghiệp vụ của công tác văn thƣ, chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc của một cơ quan. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, đơn vị đã sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc quản lý văn bản còn quan trọng hơn nhiều.
1.1.3.2 Ý nghĩa
Công tác quản lý văn bản
Góp phần giải quyết công việc của cơ quan đƣợc nhanh chóng, đúng tiến độ, nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác, thúc đẩy hoạt động của cơ quan, hạn chế
đƣợc bệnh quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tƣ liệu, số liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan;
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng đƣợc các yêu cầu của tổ chức, cá nhân;
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân;
Góp phần giữ gìn bí mật thông tin của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. Mọi chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc đều đƣợc phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nƣớc và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tƣợng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. …; Qua đó, giữ gìn đƣợc những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ phát triển. Công tác quản lý văn bản làm tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác lƣu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo nhƣ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.