UBND quận Nam Từ Liêm cần phối hợp với UBND thành phố trong việc triến khai kết nối mạng tin học diện rộng để có thể phối hợp trong giải quyết công việc. Tăng cƣờng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy định ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ trong quận. Khuyến khích lãnh đạo, CBCC của quận khai thác thông tin trên môi trƣờng mạng phục vụ công tác chuyên môn.
Xây dựng hòm thƣ điện tử cho mỗi lãnh đạo, CBCC nhằm tăng cƣờng việc trao đối thông tin và giảm thiểu hình thức trao đổi thông tin truyền thống. Tăng cƣờng sử dụng hệ thống thƣ điện tử nội bộ, văn bản điện tử, các biểu mẫu, mẫu văn bản điện tử để đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Từ đó sẽ tạo đƣợc tác phong, nề nếp ứng dụng CNTT từ lãnh đạo đến các CBCC, đặc biệt là cán bộ văn thƣ của quận, góp phần tiết kiệm văn phòng phẩm, thời gian và công sức.
Tăng cƣờng hợp tác về CNTT, học hỏi kinh nghiệm ứng dụng CNTT từ các quận khác trong thành phố đạt hiệu quả cao về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Thƣờng xuyên tổ chức các hội nghị, hội thảo chuyên đề về CNTT nhằm đánh giá kết quả của việc triển khai ứng dụng và phát triển CNTT trong công tác quản lý văn bản, qua đó tìm ra những khó khăn, tồn tại và đƣa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT.
Nghiên cứu và triển khai ứng dụng quản lý văn bản đi, đến hoàn toàn trên môi trƣờng mạng theo Hƣớng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc Hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng.
Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ nói chung và quản lý văn bản nói riêng cho phù hợp với xu hƣớng phát triển của CNTT và cụ thể hóa bằng chƣơng trình hành động. Đồng thời thành lập ban chủ nhiệm chƣơng trình có sự tham gia của lãnh đạo quận để đảm bảo việc triển khai chƣơng trình hành động có hiệu quả. Lộ trình triển khai ứng dụng CNTT cần tập trung vào việc triển khai phát triển các chƣơng trình ứng dụng cho điều hành và tác nghiệp.
Về cán bộ trong phòng văn thƣ: cần phải đƣợc biên chế thêm do số lƣợng công việc nhiều, cán bộ kiêm nhiệm; bố trí thêm cán bộ chuyên trách CNTT để có thể xử lý khi xảy ra sự cố.
Bố trí cải tạo sửa chữa phòng văn thƣ độc lập, hạn chế sự ra vào của các cá nhân khác.
Trên đây là những ý kiến kiến nghị của cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm. Hy vọng với một số kiến nghị trên sẽ góp phần làm hoàn thiện và tăng hiệu quả hoạt động của công tác quản lý văn bản của quận.
Tiểu kết chƣơng 3
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và của UBND quận Nam Từ Liêm nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ƣu nguồn thông tin quý giá bằng những phƣơng tiện, kỹ thuật hiện đại. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm thì việc nâng cao hiệu quả và chất lƣợng công tác này là hết sức cần thiết. Nhƣng để thực hiện tốt các giải pháp này thì đòi hỏi phải có sự quan tâm giúp đỡ thƣờng xuyên tích cực từ nhiều phía.
Để phát huy đƣợc hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản đi – đến cần tích cực thực hiện các giải pháp về cơ sở vật chất; giải pháp về con ngƣời; xây dựng, hoàn thiện văn bản quy định về quản lý văn bản đi – đến trong môi trƣờng mạng; nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ đối với quản lý văn bản trong môi trƣờng mạng; công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm. Đồng thời, đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng thử nghiệm các phần mềm quản lý văn bản khác nhau để lựa chọn phần mềm tối tƣu phục vụ quản lý văn bản đi – đến.
Những giải pháp hoàn thiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm đƣợc đề xuất ở trên mang tính thực tiễn và lý luận. Vì vậy, việc triển khai áp dụng cần thực hiện linh hoạt, sáng tạo và có những điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong ứng dụng CNTT vào công tác công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm.
KẾT LUẬN
Hiện nay, công nghệ thông tin đang diễn ra rất mạnh mẽ, trên nhiều lĩnh vực và mang lại hiệu quả cao hơn so với cách làm thủ công, truyền thống. Hòa chung vào xu hƣớng hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ngày càng khẳng định đƣợc vai trò, tầm quan trọng. Để giải quyết công việc, mỗi ngày số lƣợng văn bản ban hành và tiếp nhận ngày càng nhiều vì vậy, ứng dụng CNTT không chỉ giúp việc quản lý văn bản đi, văn bản đến hiệu quả, khoa học hơn mà còn giúp cho tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giải phóng sức lao động của con ngƣời.
UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội là một trong những quận đang phát triển của thành phố, lƣợng văn bản đi – đến của Uỷ ban nhân dân quận khá lớn, mỗi năm ban hành và tiếp nhận trên 6000 văn bản, trung bình mỗi ngày có gần 2 chục văn bản đƣợc ban hành và tiếp nhận. Cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực và các chính sách đầu tƣ cho ứng dụng CNTT đƣợc lãnh đạo quận tích cực triển khai.Yêu cầu quản lý và xử lý văn bản hành chính đến và đi của quận đã và đang đƣợc ứng dụng những thành tựu mới. Tất cả các hoạt động quản lý văn bản hành chính đều đƣợc thực hiện trên máy tính. Với sự quan tâm và đầu tƣ của lãnh đạo quận, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm đã có những thành tựu ban đầu nhất định, tạo nền tảng cho giai đoạn mới.
Với đề tài ―Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội‖, tác giả đã làm đƣợc những việc sau:
Thứ nhất, đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung. Làm rõ một số khái niệm liên quan đến đề tài nghiên cứu nhƣ: văn bản, văn bản quản lý nhà nƣớc,văn bản hành chính nhà nƣớc, quản lý văn bản, quản lý văn bản trong môi trƣờng mạng, công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Đồng thời, đề tài cũng chỉ ra đƣợc đặc điểm, vai trò, ý nghĩa của quản lý văn bản; mục tiêu, các yếu tố tác động cũng nhƣ ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Đây chính là cơ sở khoa học để tác giả nghiên
cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của quận.
Thứ hai, đề tài làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm, đánh giá đƣợc hiệu quả cũng nhƣ các hạn chế còn tồn tại, nguyên nhân của các hạn chế đó.
Thứ ba, qua nghiên cứu đề tài đã đƣa ra đƣợc các giải pháp và đề xuất đƣợc một vài kiến nghị để nâng cao hiệu quảứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm thời gian tới.
Tóm lại, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là xu hƣớng tất yếu và phổ biến hiện nay. Vấn đề là việc áp dụng, ứng dụng, chọn lựa các giải pháp sao cho phù hợp với yêu cầu và tình hình thực tế của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm tiến tới xây dựng một nền hành chính điện tử hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ tốt nhất cho công cuộc phát triển kinh tế - xã hội của quận.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Văn bản pháp luật
1. Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật Công nghệ thông tin
số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006.
2. Quốc hội (2015), Luật số 77/2015/QH13, Luât tổ chức chính quyền địa phương.
3 . Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 về công tác văn thư. 4. Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 về
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
5. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP.
6. Chính phủ (2015),Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
7. Chính phủ (2020),Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/ 3/ 2020về công tác văn thư. 8. Chính phủ (2011), Nghị quyết số: 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban
hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020. 9. Chính phủ (2019), Nghị quyết 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ,
giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm 2025.
10. Chính phủ (2006), Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
11. Chính phủ (2001), Quyết định số 112/2001/QĐ-TTG phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2005.
12. Chính phủ (2005), Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 về Phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
13. Chính phủ (2010), Quyết định số1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 về Phê duyệt đề án đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và và truyền thông. 14. Chính phủ (2018), Quyết định số 1702/2018/QĐ-TTg ngày 28/8/2018 về việc
15. Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
16. Chính phủ (2018), Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
17. Chính phủ (2020), Quyết định 479/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
18. Chính phủ (2020), Thông báo số 139/TB-VPCP ngày 3/4/2020 về Kết luận của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc tại Hội nghị trực tuyến Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử với các Ban Chỉ đạo xây dựng Chính phủ điện tử, Chính quyền điện tử Bộ, ngành, địa phương ngày 12 tháng 02 năm 2020.
19. Bộ nội vụ (2019), Thông tư 01/2019 /TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
20. Bộ Thông tin và Truyền thông (2014), Công văn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 về việc hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước.
21. Bộ Thông tin và Truyền thông (2015), Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
22. Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc (2005), Công văn số 425/VTLTNN-NCTW, ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi – đến.
23. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc (2015), Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
24.UBND thành phố Hà Nội (2012), Quyết định số 6109/2012/QĐ-UBND ngày 26/12/2012 về việc phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin của thành phố Hà Nội đến năm 2012, định hướng đến năm 2030.
25. HĐND quận Nam Từ Liêm (2015), Nghị quyết số 06/2015/NQ-HĐND ngày 30/6/2015 về thông qua Kế hoạch ứng dụng CNTT quận Nam Từ Liêm giai
đoạn 2015 – 2020.
26. UBND quận Nam Từ Liêm (2018), Quyết định số 2400/QĐ-UBND ngày 15/6/2018 về việc ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của UBND quận Nam Từ Liêm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
27. UBND quận Nam Từ Liêm (2018), Quyết định số 2546/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm. 28.UBND quận Nam Từ Liêm (2015), Kế hoạch số 153/KH-UBND ngày 18/6/2015
về ứng dụng CNTT quận Nam Từ Liêm giai đoạn 2015-2020.
29. UBND quận Nam Từ Liêm, Công văn số 212/UBND-VP ngày 12 tháng 2 năm 2016 về hướng dẫn thực hiện công tác văn thư - lưu trữ quận.
30. UBND quận Nam Từ Liêm, Công văn 324/UBND-VP ngày 22 tháng 4 năm 2016 về việc thu nộp tài liệu lưu trữ.
31. UBND quận Nam Từ Liêm (2016), Báo cáo số 516/BC – UBND ngày 15 tháng 12 năm 2016 về Tổng kết công tác năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.
32. UBND quận Nam Từ Liêm (2017), Báo cáo số 721/BC – UBND ngày 10 tháng 12 năm 2017 về Tổng kết công tác năm 2017 và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.
33. UBND quận Nam Từ Liêm (2018), Báo cáo số 672/BC – UBND ngày 18 tháng 12 năm 2018 về Tổng kết công tác năm 2018 và phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.
34. UBND quận Nam Từ Liêm (2019), Báo cáo số 229/BC-UBND ngày 6/6/2019 về tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng 06 tháng đầu năm; phương hướng, nhiệm vụ 06 tháng cuối năm 2019.
35. UBND quận Nam Từ Liêm (2018), Tờ trình số 79/TTr-VP ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
36. UBND quận Nam Từ Liêm (2015), Đề án nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp.
37. UBND quận Nam Từ Liêm (2016), Nội quy số 15/NQ-VP ngày 06 tháng 3 năm 2016 của văn phòng HĐND-UBND quận về quản lý, nghiên cứu khai thác tài liệu lưu trữ của quận Nam Từ Liêm.
38. UBND quận Nam Từ Liêm (2016), Quy chế làm việc của văn phòng HĐND- UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 465/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Văn phòng HĐND-UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ về công tác quản lý văn thư – lưu trữ và chế độ lưu trữ hằng năm.
Tài liệu chuyên môn
39. Phan Đình Diệu (2001), Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó