1.1 Quản lý văn bản
1.1.3 Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đên của cơ quan, to chức phải đƣợc quản lý tập trung tại Văn thƣ cơ quan đế làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản đƣợc đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đên không đƣợc đăng ký tai Văn thƣ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tố chức quản lý văn bản của cơ quan đƣợc chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
1.1.3.1 Nhanh chóng, kịp thời
Tố chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của CBCC, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Đó là thƣớc đo đê đánh giá năng lực lãnh đạo cũng nhƣ đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của CBCC, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơquan, tố chức, tạo sựtin cậy cho nhân dân và các cơ quan.
Nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời đƣợc thế hiện qua các nội dung:
Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải đƣợc đăng ký, phát hành hoặc chuyên giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khấn phải đƣợc đăng ký, trình và chuvến giao ngay sau khi nhận đƣợc. Văn bản khấn đi phải đƣợc hoàn thành thủ tục phát hành và chuyên phát ngav sau khi văn bản đƣợc ký.
Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chóng theo quy đinh của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo cơ quan. Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ, dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức.
Ngày nay, việc ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang đƣợc áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Điều này giúp việc sủa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan tổ chức.
1.1.3.2 Chính xác
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
Thử nhất, phải chính xác về các khâu nghiệp vụ nhƣ: quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến... không đƣợc để sai sót, nhầm lẫn.
Thứ hai, chính xác về đối tƣợng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyêt văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn đƣợc pháp luật và cơquan quy định.
Thứ ba, chính xác về quá trình giải quyết văn bản. Mỗi cá nhân trong co quan khi đuơc giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nƣớc và hƣớng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách. Nhƣ vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách. Trong trƣờng hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hƣởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của CBCC, viên chức và quần chúng nhân dân
1.1.3.3 An toàn, bí mật
Điều 1, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nƣớc năm 2000 quy định: Bí mật nhà nƣớc là những tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nƣớc không công bố hoặc chƣa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc. Để thực hiện các quy định của Nhà nƣớc về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây:
Năm vững các quy định của Đảng và Nhà nƣớc về quản lý văn bản mật; Xác định chính xác độ mật của văn bản ...
Lựa chọn cán bộ văn thƣ biết giữ gìn bí mật; Lựa chọn chính xác đối tƣợng phố biển, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tƣợng không liên quan;
Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông ngƣời; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyến giao văn bản mật phải làm trên máy tính không đƣợc kết nối vào các mạng thông tin...
Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho ngƣời có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyến giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chƣa đƣợc mã hóa;
1.1.3.4 Đảm bảo quy trình
Tất cả các quy trình quản lý văn bản nhƣ: trình tự, thủ tục đăng ký, chuyến giao văn bản đi, đến đƣợc tuân theo quy trình các bƣớc, thống nhất theo quy định của Nhà nƣớc, theo quy chế của cơ quan.