2.3 Nội dung ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam
2.3.2 Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến
Các văn bản đến trao đổi hoàn toàn qua môi trƣờng mạng là tất cả các loại văn bản trừ văn bản mật, tối mật, tuyệt mật.
Một số văn bản trao đổi qua môi trƣờng mạng, đồng thời gửi văn bản giấy qua đƣờng công văn truyền thống gồm: (1) Văn bản quy phạm pháp luật; (2) Văn bản, tài liệu có quy định phải gửi bản giấy; (3) Văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Quận ủy, HĐND và UBND quận; (4) Các loại văn bản mà bên nhận không sử dụng công cụ để kết nối với phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Quận và Hệ thống thƣ điện tử của Thành phố; (5) Các văn bản khác theo chỉ đạo của Quận ủy, HĐND quận và cơ quan cấp trên.
STT Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu mẫu 1 Văn thƣ a. Phiếu xử lý văn bản đến 2 LĐVP b. 3 LĐQ c 4 Văn thƣ, Tổng hợp d 5 Lãnh đạo đơn vị e 6 Cán bộ đơn vị f
Hình 2.14 Lƣu đồ quá trình xử lý công văn đến tại UBND quận Nam Từ Liêm Mô tả quá trình xử lý văn bản đến Mô tả quá trình xử lý văn bản đến
a. Văn thƣ - Tiếp nhận văn bản đến:
Văn thƣ là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến HĐND, UBND Quận (qua đƣờng bƣu điện hoặc qua phần mềm):
- Đối với các văn bản ―mật‖, văn bản gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân thì văn thƣ sẽ chuyển thẳng vào hộp thƣ của phòng đó.
- Đối với các đơn thƣ khiếu nại, tố cáo thì văn thƣ sẽ chuyển thẳng đến Ban Tiếp công dân quận (ký Sổ bàn giao văn bản).
- Đối với các văn bản ―khẩn‖, ―hỏa tốc‖, văn thƣ bóc bì và chuyển ngay đến LĐVP. - Đối với loại văn bản thông thƣờng khác (trừ 03 loại kể trên) thì văn thƣ xử
Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến, tham mƣu sơ bộ, in phiếu đề xuất
xử lý
Duyệt chuyển LĐQ xử lý theo lĩnh vực quản lý
Phê duyệt y kiến chỉ đạo giải quyết
Cập nhật ý kiến chỉ đạo của LĐQ, chuyển cho các đơn vị đƣợc phân công xử lý, theo dõi, đôn đốc xử lý
Nhận văn bản, phân công cán bộ đơn vị xử lý văn bản
Nhận văn bản, tham mƣu xử lý văn bản, kết thúc hồ sơ công việc
lý theo quy trình sau:
+ B1: Truy cập phần mềm, tạo lập hồ sơ VB đến, nhập thông tin VB đến, lấy số đến, đóng dấu đến lên VB giấy. Lƣu ý:
Dấu văn bản đến đƣợc đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, dƣới số ký hiệu của văn bản bằng mực đỏ
Đối với VB nhận qua phần mềm, in VB ra và đóng dấu đến.
Hình 2.15 Giao diện đăng nhập phần mềm
Hình 2.16 Giao diện chính của phần mềm
+ B2: Scan VB có dấu đến, đính kèm trên phần mềm.
của UBND quận đã đƣợc tích hợp trực tiếp vào hệ thống thông tin hỗ trợ công tác điều hành của UBND quận. Khi có văn bản đến qua hệ thống thƣ điện tử của Thành phố, văn bản sẽ trực tiếp đẩy vào mục văn bản đến để tạo hồ sơ quản lý.
+ B3: Tham mƣu sơ bộ LĐQ phụ trách, đơn vị xử lý. Lƣu ý: Đối với văn bản gấp, có thời hạn xử lý, chuyển trƣớc cho đơn vị dự kiến đƣợc phân công để kịp thời xử lý.
Hình 2.17 Phân bổ nhiệm vụ dự kiến, gửi đơn vị đƣợc phân công dự kiến để xử lý
+ B4: In phiếu xử lý, chuyển VB giấy kèm phiếu xử lý cho LĐVP kiểm duyệt.
Hình 2.19 Phiếu xử lý văn bản đến
b. Ý kiến đề xuất của LĐVP
Các văn bản do văn thƣ chuyển đến, LĐVP xem xét những văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền đƣợc phân cấp và đề xuất chuyển cho LĐQ theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày làm việc.
c. Lãnh đạo quận: Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Căn cứ nội dung văn bản đến, LĐQ xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công đơn vị thực hiện vào Phiếu xử lý văn bản.
Hình 2.20 Phiếu xử lý đã đƣợc Lãnh đạo quận phê duyệt
d. Cập nhật ý kiến xử lý của LĐQ
- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của LĐQ, văn thƣ cập nhật ý kiến xử lý của LĐQ và chuyển cho các đơn vị liên quan giải quyết trên phần mềm, đồng thời gửi văn bản gốc (có đóng dấu đến) cho đơn vị đƣợc phân công chủ trì xử lý để lƣu hồ sơ giải quyết theo quy định (ký Sổ bàn giao văn bản).
- Cán bộ bộ phận Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi tiến độ giải quyết công việc và đôn đốc các đơn vị đƣợc phân công triển khai thực hiện theo tiến độ, báo cáo kết quả với LĐQ.
e. Lãnh đạo đơn vị
- Nhận văn bản gửi đến trên phần mềm, xem nội dung VB, phân công lãnh đạo phụ trách, cán bộ xử lý chính, cán bộ phối hợp xử lý văn bản.
- Chỉ đạo cán bộ phụ trách văn thƣ đơn vị nhận văn bản gốc lƣu hồ sơ theo quy định.
Hình 2.21 Giao diện phân công công việc tại phòng chuyên môn
f. Cán bộ đơn vị
Nhận văn bản từ lãnh đạo đơn vị, tiến hành xử lý văn bản trên phần mềm theo quy trình sau:
1. Trƣờng hợp cán bộ nhận văn bản với vai trò phối hợp giải quyết, có thể ―trao đổi‖ với ngƣời xử lý chính để cùng giải quyết.
2. Trƣờng hợp cán bộ nhận văn bản với vai trò ―ngƣời xử lý chính‖ nhƣng chỉ để theo dõi, để biết, có thể ―Kết thúc hồ sơ‖, ghi ý kiến (VD: Đã xem văn bản, đã nhận văn bản.v.v....).
Hình 2.23 Cập nhật kết thúc hồ sơ với văn bản để biết
3. Trƣờng hợp cán bộ nhận văn bản với vai trò ―ngƣời xử lý chính‖, có yêu cầu văn bản phản hồi, cán bộ thực hiện theo quy trình sau:
- Bƣớc 1: Tạo dự thảo trên phần mềm
Cán bộ đơn vị chọn chức năng ―Dự thảo‖, nhập sơ bộ văn bản trả lời (Loại văn bản‖, ghi nội dung trích yếu...).
- Bƣớc 2: Soạn thảo văn bản; kiểm tra, phê duyệt văn bản giấy
Cán bộ thu thập tài liệu liên quan hồ sơ văn bản đến, soạn thảo văn bản phản hồi, phiếu trình ký, in VB kèm phiếu trình ký trình lãnh đạo đơn vị xét duyệt nội dung.
Các bƣớc tiến hành theo quy trình b, c, d của Quy trình xử lý văn bản đi. - Bƣớc 3: Cập nhập văn bản dự thảo trên phần mềm
Sau khi văn bản dự thảo (bản giấy) đã đƣợc LĐQ ký ban hành, cán bộ đơn vị cập nhập nội dung, đính kèm file mềm chuẩn, file đánh máy cuối cùng (file word hoặc file exel) đã đƣợc LĐQ ký ban hành và các tài liệu có liên quan vào mục tạo
dự thảo văn bản trên phần mềm. - Bƣớc 4: Trình ký
Cán bộ ―trình ký‖ để chuyển văn bản cho lãnh đạo đơn vị phê duyệt nội dung văn bản dự thảo.
- Bƣớc 5: Phê duyệt trình ký
Lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến ―Trả lời‖ (VD: Đồng ý, Nhất trí.v.v...) và ―Phê duyệt‖ văn bản dự thảo.
- Bƣớc 6: Chuyển phát hành
Sau khi lãnh đạo đơn vị phê duyệt văn bản trình ký, cán bộ chọn ―Chuyển phát hành‖, chuyển văn bản cho Văn thƣ quận cấp số, ban hành văn bản.
- Bƣớc 7: Kết thúc hồ sơ
+ Cán bộ đơn vị mang văn bản giấy đã đƣợc LĐQ ký duyệt chuyển Văn thƣ quận để đƣợc cấp số phát hành. Văn thƣ quận kiểm tra, phát hành văn bản theo theo quy trình e, f, g của Quy trình xử lý văn bản đi.
+ Cán bộ đơn vị ―Kết thúc hồ sơ‖ trên phần mềm, hoàn thành quy trình xử lý văn bản.
2.3.3 Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi
Stt Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu
mẫu 1. Lãnh đạo đơn vị a 2. Cán bộ đơn vị đƣợc phân công b 3. Lãnh đạo đơn vị c 4. Cán bộ đơn vị d 5. Tổng hợp e BM-04-03 - Phiếu xử lý VB đến 6. Chánh văn phòng f 7. Lãnh đạo Quận g 8. Tổng hợp, Cán bộ đơn vị h. chƣơng trình phần mềm: Quản lý văn bản đi đến, 9.
Văn thƣ i Sổ bàn giao công
văn (BM-04-01)
Hình 2.25 Lƣu đồ quá trình xử lý công văn đi tại UBND quận Nam Từ Liêm
Kiểm tra nội dung văn bản và phê duyệt dự thảo (trên phần
mềm), và ký nháy văn bản (bản giấy)
Nhận văn bản giấy từ Lãnh đạo đơn vị chuyển Tổng hợp
kiểm tra thể thức văn bản
Kiểm tra, ký vào phiếu trình ký VB Kiểm tra, ký phiếu trình ký Nhận bản giấy đã ký từ lãnh đạo quận, chuyển cán bộ đơn vị, chuyển
VB giấy và VB dự thảo trên phần mềm cho văn thƣ
- Phần mềm: Kiểm tra VB dự thảo - VB giấy: Kiểm tra thể thức VB, chữ ký
của ngƣời có thẩm quyền, cấp số, phát hành văn bản đi, lƣu hồ sơ theo quy định Phân công cán bộ đơn vị tham mƣu
soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản, tạo dự thảo trên phần mềm
Chuyển lại VB, sửa thể thức đúng quy định
Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
a. Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị phân công cán bộ đơn vị soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của đơn vị.
b. Soạn thảo văn bản
- Cán bộ đơn vị khi đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trƣớc khi trình ký văn bản giấy phải tạo dự thảo văn bản và gửi trên phần mềm, trình lãnh đạo phòng phê duyệt dự thảo.
- Lãnh đạo đơn vị ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
Hình 2.27 Phiếu trình ký văn bản nội bộ
c. Kiểm tra
- Cán bộ bộ phận tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, Tổng hợp trình LĐVP xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận đƣợc văn bản do các đơn vị chuyển đến. Lãnh đạo văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ ngƣời ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình Lãnh đạo Quận ký phê duyệt.
- Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi, Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản, Cán bộ bộ phận tổng
hợp sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho lãnh đạo đơn vị soạn thảo để hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
d. Phê duyệt
- Lãnh đạo Quận hoặc LĐVP khi đƣợc ủy quyền ký thừa lệnh UBND Quận xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
- Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (qua bộ phận tổng hợp).
- Chữ ký chính thức của ngƣời có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
e. Đăng ký văn bản đi
- Văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của ngƣời có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thƣ báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Văn thƣ trƣớc khi cấp số văn bản đi phải kiểm tra dự thảo văn bản có đƣợc đăng ký trên phần mềm. Nếu có dự thảo mới đƣợc cấp số và phát hành văn bản.
- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thƣ cấp số trên phần mềm, ghi số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành vào văn bản gốc.
f. Gửi văn bản đi
- Đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm, văn thƣ có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi trên phần mềm.
Hình 2.28 Giao diện phát hành văn bản qua hệ thống thông tin điện tử
- Đối với các đơn vị không sử dụng phần mềm, văn thƣ có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thƣ/ cán bộ đơn vị soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký Sổ bàn giao văn bản với nhân viên chuyển phát văn bản.
+ Những văn bản có mức độ ―khẩn‖, ―mật‖, văn thƣ đóng dấu ―khẩn‖, ―mật‖ lên bì văn bản. Văn bản ―khẩn‖ phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
+ Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ bàn giao văn bản.
+ Những văn bản thông thƣờng khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày ký.
g. Kiểm soát số bản văn bản phát hành
Văn bản có hiệu lực sẽ đƣợc lƣu 01 bản gốc tại Bộ phận văn thƣ thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận, 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và căn cứ theo nơi nhận phát hành đủ số lƣợng cần gửi.
h. Quản lý con dấu
- Nhân viên văn thƣ có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND Quận, không để ngƣời không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi vắng mặt phải có
ngƣời thay thế theo chỉ đạo của LĐVP và phải có biên bản giao nhận.
- Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của ngƣời đúng thẩm quyền.
- Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trƣờng hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không đƣợc đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.
- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục đƣợc đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
Hình 2.29 Báo cáo công tác quản lý văn bản đến