Hình Lƣu đồ quản lý văn bản đến theo Thông tƣ số 01/2019 của Bộ nội vụ
Hình 2 .3 Biểu đồ Tình hình quản lý văn bản đi – đến từ năm 2016-2018
=> Nhận xét: Từ năm 2016-2018 số lƣợng văn bản đi – đến của Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm khá lớn, mỗi năm ban hành và tiếp nhận trên 6000 văn bản, trung bình mỗi ngày gần 20 văn bản đƣợc ban hành và tiếp nhận.
Với số lƣợng văn bản lớn nhƣ vậy, nếu quản lý bằng hình thức truyền thống khó có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu giải quyết công việc, vì vậy cần có cách thức quản lý văn bản khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời trong quá trình giải quyết công việc. Để nâng cao chất lƣợng quản lý văn bản, việc ứng dụng CNTTT trong quản lý văn bản với sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng là rất cần thiết. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng thay thế cho phƣơng pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách nhƣ: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi… sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã đƣợc kết nối.
Mặt khác, do tính chất công tác quản lý văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm ngoài phần mềm sử dụng chung của Thành phố Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm cũng xây dựng phần mềm quản lý riêng của quận để đáp ứng hoạt động chung của toàn quận do đặc thù quận đang phát triển, số lƣợng văn bản đến và đi là rất lớn.
2.2.2 Sự chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm đối với công tác quản lý văn bản văn bản
Tại UBND quận Nam Từ Liêm, công tác quản lý văn bản đã nhận đƣợc sự
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 2016 2017 2018 Văn bản đi Văn bản đến
quan tâm chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng nhƣ lãnh đạo khối văn phòng quận. Thể hiện nhƣ sau:
Công văn số 212/UBND-VP ngày 12 tháng 2 năm 2016 về hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ quận.
Nội quy số 15/NQ-VP ngày 06 tháng 3 năm 2016 của văn phòng HĐND-UBND quận về quản lý, nghiên cứu khai thác tài liệu lƣu trữ của quận Nam Từ Liêm
Công văn 324/UBND-VP ngày 22 tháng 4 năm 2016 về việc thu nộp tài liệu lƣu trữ.
Quy chế làm việc của văn phòng HĐND-UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 465/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Văn phòng HĐND- UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thƣ – lƣu trữ về công tác quản lý văn thƣ – lƣu trữ và chế độ lƣu trữ hằng năm.
Quyết định số 2400/QĐ-UBND ngày 15/6/2018 của UBND quận Nam Từ Liêm về việc ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của UBND quận Nam Từ Liêm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tờ trình số 79/TTr-VP ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
Quyết định số 2546/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
Có thể nói cùng những quy định pháp luật hiện hành, đây là cơ sở pháp lý quan trọng có tính định hƣớng hỗ trợ và đồng thời cũng là yêu cầu cần thiết phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thƣ lƣu trữ, khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng nhƣ chất lƣợng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của UBND quận trong quá trình thực hiện giải quyết công việc.
2.2.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm
Liêm đƣợc trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính đƣợc kết nối mạng LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại.
a) Phòng máy chủ:
Diện tích: 7m2 đƣợc trang bị 02 điều hòa thay nhau chạy 24/24 đảm bảo nhiệt độ 22-24°C với 02 bộ lƣu điện 6KVA, 04 lƣu điện 1,5KVA đảm bảo cung cấp trong vòng 12 giờ nếu xảy ra sự cố.
Thiết bị: 08 máy chủ vận hành hệ thống và cài đặt các ứng dụng dùng chung, 01 máy chủ cài đặt phần mềm chuyên ngành (phần mềm quản lý đất đai của Văn phòng đăng ký đất và nhà). Có hệ thống tƣờng lửa bảo đảm an toàn an ninh thông tin và ổ cứng lƣu trữ dữ liệu, bảo đảm backup dữ liệu thƣờng xuyên.
Hệ thống mạng: Mô hình mạng client - server, đã cài đặt và quản lý hệ thống mạng máy tính qua miền tuliem.gov.vn; Đƣờng truyền mạng: Sử dụng 02 đƣờng truyền (01 đƣờng truyền WAN của thành phố và 01 đƣờng truyền thuê bao của nhà cung cấp Viettel).
b) Các phòng chuyên môn thuộc UBND quận:
Tổng số cán bộ công chức có nhu cầu sử dụng máy vi tính: 158.
Thống kê trang thiết bị:
o Máy tính để bàn: 158 (đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, trong đó 22 máy tính mới trang bị năm 2015)
o Máy tính xách tay: 10
o Máy in: 117
o Máy quét: 16
Thống kê chi tiết trang thiết bị CNTT tại các phòng chuyên môn thuộc UBND quận:
S TT Đơn vị Tổng CBCC, NV có nhu cầu sử dụng máy tính Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy in Máy Scan 1 Văn phòng HĐND- UBND quận 36 36 3 30 5 2 Phòng Nội vụ 7 7 8 1 3 Phòng Tài chính kế hoạch 23 23 3 10 1 4 Phòng Kinh tế 10 10 1 7 1 5 Phòng Tài nguyên môi trƣờng 17 17 1 5 1 6 Phòng Quản lý đô thị 16 16 9 1 7 Phòng Lao động TB&XH 10 10 7 1 8 Phòng Tƣ pháp 5 5 5 1 9 Phòng Thanh tra 9 9 2 9 1 10 Phòng Văn hóa thông tin 5 5 5 1 11 Phòng Y tế 7 7 6 1 12 Phòng Giáo dục đào tạo 13 13 11 1 Tổng cộng 158 158 10 117 16
Đánh giá: 100% cán bộ có máy tính, máy in sử dụng phục vụ công việc, 100% các đơn vị có máy scan phục vụ truyền tải văn bản điện tử.
Nhằm thực hiện tốt việc giải quyết các TTHC thuộc thẩm quyền, UBND Quận đã xây dựng và đƣa vào hoạt động trụ sở tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính quận từ tháng 10/2010, có diện tích mặt bằng 305 m2 với trang thiết bị hiện đại, bao gồm các trang thiết bị:
STT Tên thiết bị Số lƣợng Tình trạng 1 Máy tính để bàn 12 Đang sử dụng tốt 2 Máy in 06 Đang sử dụng tốt 3 Hệ thống xếp hàng 01 Đang sử dụng tốt 4 Màn hình cảm ứng tra cứu thủ tục hành chính 02 Đang sử dụng tốt 5 Hệ thống mã vạch tra cứu kết quả
giải quyết TTHC 01 Đang sử dụng tốt 6 Hệ thống Camera giám sát 04 Đang sử dụng tốt
Đánh giá: Về cơ bản trang thiết bị tại bộ phận Một cửa đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của cán bộ; nhu cầu tra cứu thông tin của tổ chức, công dân; đáp ứng tốt công tác tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; tuy nhiên cần trang bị thêm hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của công dân, đáp ứng mô hình một cửa điện tử.
2.3 Nội dung ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm Từ Liêm
2.3.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng trong quản lý văn bản
2.3.1.1 Hệ thống thư điện tử của thành phố Hà Nội:
Là hệ thống thƣ điện tử riêng của Thành phố có đuôi hanoi.gov.vn phục vụ công tác trao đổi thông tin giữa các cơ quan thuộc UBND thành phố, các sở, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã, UBND xã, phƣờng, thị trấn và giữa các cán bộ công chức với nhau. Mỗi cơ quan, đơn vị thuộc thành phố đƣợc cấp một địa chỉ email riêng thuộc hệ thống thƣ điện tử của thành phố Hà Nội.
UBND quận Nam Từ Liêm có địa chỉ: namtuliem@hanoi.gov.vn. Đây là đầu mối nhận các văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố, các Sở, Ngành và các đơn vị cấp trên và phát hành văn bản của UBND quận đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân qua môi trƣờng mạng.
Mỗi cán bộ, công chức cũng đƣợc cấp 1 địa chỉ email riêng trong hệ thống thƣ điện tử của Thành phố để phục vụ nhu cầu của công việc khi trao đổi, báo cáo công việc qua môi trƣờng mạng.