=> Nhận xét: Từ năm 2016-2018 số lƣợng văn bản đi – đến của Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm khá lớn, mỗi năm ban hành và tiếp nhận trên 6000 văn bản, trung bình mỗi ngày gần 20 văn bản đƣợc ban hành và tiếp nhận.
Với số lƣợng văn bản lớn nhƣ vậy, nếu quản lý bằng hình thức truyền thống khó có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu giải quyết công việc, vì vậy cần có cách thức quản lý văn bản khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời trong quá trình giải quyết công việc. Để nâng cao chất lƣợng quản lý văn bản, việc ứng dụng CNTTT trong quản lý văn bản với sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng là rất cần thiết. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng thay thế cho phƣơng pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách nhƣ: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi… sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã đƣợc kết nối.
Mặt khác, do tính chất công tác quản lý văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm ngoài phần mềm sử dụng chung của Thành phố Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm cũng xây dựng phần mềm quản lý riêng của quận để đáp ứng hoạt động chung của toàn quận do đặc thù quận đang phát triển, số lƣợng văn bản đến và đi là rất lớn.
2.2.2 Sự chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm đối với công tác quản lý văn bản văn bản
Tại UBND quận Nam Từ Liêm, công tác quản lý văn bản đã nhận đƣợc sự
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 2016 2017 2018 Văn bản đi Văn bản đến
quan tâm chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng nhƣ lãnh đạo khối văn phòng quận. Thể hiện nhƣ sau:
Công văn số 212/UBND-VP ngày 12 tháng 2 năm 2016 về hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ quận.
Nội quy số 15/NQ-VP ngày 06 tháng 3 năm 2016 của văn phòng HĐND-UBND quận về quản lý, nghiên cứu khai thác tài liệu lƣu trữ của quận Nam Từ Liêm
Công văn 324/UBND-VP ngày 22 tháng 4 năm 2016 về việc thu nộp tài liệu lƣu trữ.
Quy chế làm việc của văn phòng HĐND-UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 465/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Văn phòng HĐND- UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thƣ – lƣu trữ về công tác quản lý văn thƣ – lƣu trữ và chế độ lƣu trữ hằng năm.
Quyết định số 2400/QĐ-UBND ngày 15/6/2018 của UBND quận Nam Từ Liêm về việc ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của UBND quận Nam Từ Liêm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tờ trình số 79/TTr-VP ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
Quyết định số 2546/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
Có thể nói cùng những quy định pháp luật hiện hành, đây là cơ sở pháp lý quan trọng có tính định hƣớng hỗ trợ và đồng thời cũng là yêu cầu cần thiết phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thƣ lƣu trữ, khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng nhƣ chất lƣợng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của UBND quận trong quá trình thực hiện giải quyết công việc.