Hình Lƣu đồ quản lý văn bản đến theo Thông tƣ số 01/2019 của Bộ nội vụ
Hình 2 .27 Phiếu trình ký văn bản nội bộ
c. Kiểm tra
- Cán bộ bộ phận tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, Tổng hợp trình LĐVP xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận đƣợc văn bản do các đơn vị chuyển đến. Lãnh đạo văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ ngƣời ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình Lãnh đạo Quận ký phê duyệt.
- Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi, Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản, Cán bộ bộ phận tổng
hợp sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho lãnh đạo đơn vị soạn thảo để hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
d. Phê duyệt
- Lãnh đạo Quận hoặc LĐVP khi đƣợc ủy quyền ký thừa lệnh UBND Quận xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
- Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (qua bộ phận tổng hợp).
- Chữ ký chính thức của ngƣời có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
e. Đăng ký văn bản đi
- Văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của ngƣời có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thƣ báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Văn thƣ trƣớc khi cấp số văn bản đi phải kiểm tra dự thảo văn bản có đƣợc đăng ký trên phần mềm. Nếu có dự thảo mới đƣợc cấp số và phát hành văn bản.
- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thƣ cấp số trên phần mềm, ghi số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành vào văn bản gốc.
f. Gửi văn bản đi
- Đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm, văn thƣ có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi trên phần mềm.