Hình Lƣu đồ quản lý văn bản đến theo Thông tƣ số 01/2019 của Bộ nội vụ
Hình 2 .28 Giao diện phát hành văn bản qua hệ thống thông tin điện tử
- Đối với các đơn vị không sử dụng phần mềm, văn thƣ có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thƣ/ cán bộ đơn vị soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký Sổ bàn giao văn bản với nhân viên chuyển phát văn bản.
+ Những văn bản có mức độ ―khẩn‖, ―mật‖, văn thƣ đóng dấu ―khẩn‖, ―mật‖ lên bì văn bản. Văn bản ―khẩn‖ phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
+ Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ bàn giao văn bản.
+ Những văn bản thông thƣờng khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày ký.
g. Kiểm soát số bản văn bản phát hành
Văn bản có hiệu lực sẽ đƣợc lƣu 01 bản gốc tại Bộ phận văn thƣ thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận, 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và căn cứ theo nơi nhận phát hành đủ số lƣợng cần gửi.
h. Quản lý con dấu
- Nhân viên văn thƣ có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND Quận, không để ngƣời không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi vắng mặt phải có
ngƣời thay thế theo chỉ đạo của LĐVP và phải có biên bản giao nhận.
- Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của ngƣời đúng thẩm quyền.
- Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trƣờng hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không đƣợc đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.
- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục đƣợc đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.