Hình Lƣu đồ quản lý văn bản đến theo Thông tƣ số 01/2019 của Bộ nội vụ
Hình 2 .13 Báo cáo thống kê công tác quản lý, điều hành
Với việc nâng cấp, phần mềm này đã đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng cũng nhƣ phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị:
- Đảm bảo khách quan, hƣớng tới một hệ thống mở;
- Đảm bảo khả năng kế thừa, nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý VBĐH trong quá trình sử dụng;
- Phù hợp với văn bản pháp quy về quản lý văn thƣ, lƣu trữ; định hƣớng quy trình quản lý chất lƣợng ISO;
- Đảm bảo khả năng tích hợp, kết nối liên thông với hệ thống quản lý VBĐH của các cơ quan nhà nƣớc khác theo hƣớng dẫn tại Công văn số 2803/BTTTT-THH; - Sử dụng khuôn dạng edXML vào quá trình trao đổi bản tin giữa các hệ thống quản lý VBĐH;
- Đảm bảo khả năng tích hợp chữ ký số chuyên dùng.
Phần mềm đƣợc nâng cấp là hệ thống trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính,
hƣớng đến mục tiêu tin học hóa công tác quản lý, soạn thảo, xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cán bộ văn thƣ, đồng thời trợ giúp có hiệu quả để lãnh đạo có thể dễ dàng chỉ đạo, giao việc, theo dõi tình hình xử lý công việc... Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ đắc lực cho cán bộ văn thƣ trong việc xử lý các công việc hằng ngày nhƣ lập và theo dõi lịch công tác, thông báo toàn cơ quan, trao đổi nội bộ...
Phần mềm đƣợc thiết kể thân thiện với ngƣời sử dụng, giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt. Tiêu chí của phần mềm là đƣa đến cho ngƣời sử dụng tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhƣng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp CBCC dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng của CNTT hơn. Đồng thời, tạo môi trƣờng điện tử phục vụ công tác quản lý, trao đổi văn bản nội bộ và phục vụ việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt động chuyên môn của chuyên viên.
Phần mềm này cho phép các CBCC của quận có thể truy cập, khai thác thông tin về các văn bản lƣu hành nội bộ cơ quan, và cấp tài khoản và mật khẩu riêng cho lãnh đạo và cán bộ văn thƣ để đăng nhập vào phần mềm, cập nhật, bổ sung và thay đổi thông tin, đảm bảo tuyệt đối an toàn, bảo mật, đúng quyền truy nhập trong quá trình trao đổi và khai thác thông tin.
2.3.2 Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến
Các văn bản đến trao đổi hoàn toàn qua môi trƣờng mạng là tất cả các loại văn bản trừ văn bản mật, tối mật, tuyệt mật.
Một số văn bản trao đổi qua môi trƣờng mạng, đồng thời gửi văn bản giấy qua đƣờng công văn truyền thống gồm: (1) Văn bản quy phạm pháp luật; (2) Văn bản, tài liệu có quy định phải gửi bản giấy; (3) Văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Quận ủy, HĐND và UBND quận; (4) Các loại văn bản mà bên nhận không sử dụng công cụ để kết nối với phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Quận và Hệ thống thƣ điện tử của Thành phố; (5) Các văn bản khác theo chỉ đạo của Quận ủy, HĐND quận và cơ quan cấp trên.
STT Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu mẫu 1 Văn thƣ a. Phiếu xử lý văn bản đến 2 LĐVP b. 3 LĐQ c 4 Văn thƣ, Tổng hợp d 5 Lãnh đạo đơn vị e 6 Cán bộ đơn vị f