2.3 Nội dung ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam
2.3.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng trong quản lý văn bản
2.3.1.1 Hệ thống thư điện tử của thành phố Hà Nội:
Là hệ thống thƣ điện tử riêng của Thành phố có đuôi hanoi.gov.vn phục vụ công tác trao đổi thông tin giữa các cơ quan thuộc UBND thành phố, các sở, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã, UBND xã, phƣờng, thị trấn và giữa các cán bộ công chức với nhau. Mỗi cơ quan, đơn vị thuộc thành phố đƣợc cấp một địa chỉ email riêng thuộc hệ thống thƣ điện tử của thành phố Hà Nội.
UBND quận Nam Từ Liêm có địa chỉ: namtuliem@hanoi.gov.vn. Đây là đầu mối nhận các văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố, các Sở, Ngành và các đơn vị cấp trên và phát hành văn bản của UBND quận đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân qua môi trƣờng mạng.
Mỗi cán bộ, công chức cũng đƣợc cấp 1 địa chỉ email riêng trong hệ thống thƣ điện tử của Thành phố để phục vụ nhu cầu của công việc khi trao đổi, báo cáo công việc qua môi trƣờng mạng.
Hình 2.4 Giao diện đăng nhập của hệ thống thƣ điện tử thành phố Hà Nội
Hình 2.5 Giao diện làm việc của hệ thống thƣ điện tử thành phố Hà Nội
2.3.1.2 Cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm:
Là trang thông tin điện tử hỗ trợ việc tiếp cận thông tin quản lý nhà nƣớc đối với các lĩnh vực trên địa bàn, truyền tải đến nhân dân hoạt động của chính quyền địa phƣơng, giúp nhân dân nắm bắt đƣợc các văn bản chỉ đạo, kế hoạch hoạt động của
UBND quận. Ngoài ra, trên cổng thông tin điện tử đƣợc tích hợp các phần mềm hỗ trợ cho cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý, điều hành (hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý, điều hành); phần mềm quản lý hộ tịch; phần mềm 1 cửa điện tử 3 cấp hỗ trợ nhân dân thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trƣờng mạng, giúp tiết kiệm về thời gian, công sức và chi phí khi thực hiện các thủ tục hành chính của công dân.
Hình 2.6 Giao diện cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm
2.3.1.3 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp trước năm 2016
UBND quận Nam Từ Liêm đã từng bƣớc tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, điển hình là việc Quận sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp dùng chung do Thành phố triển khai từ tháng 12 năm 2011. Phần mềm đƣợc xây dựng trên công nghệ Lotus Domino, do công ty Tân Dân phát triển và đã đƣợc triển khai cho 52 đơn vị cấp Sở ngành, quận huyện thuộc Thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, mức độ ứng dụng phần mềm của UBND quận chƣa cao, chủ yếu chỉ dừng lại ở khâu vào sổ văn bản và chuyển, nhận văn bản, chƣa ứng dụng hết các tính năng điều hành, giao xử lý văn bản tạo thành một chuỗi quy trình xử lý văn bản hoàn thiện.
Các chức năng cơ bản của phần mềm:
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
1 Quản trị danh mục
Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho ngƣời sử dụng, ví dụ danh mục sổ VB, HSCV, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác
2 QLVB Văn bản đến
2.1 Nhập VB đến vào hệ thống
Cho phép định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính VB đến, nhập nội dung toàn văn của VB đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm
2.2 Chuyển xử lý VB đến theo quy trình điện tử
Quy trình có tính mở nhằm đáp ứng theo yêu cầu của từng đơn vị đƣợc cấu hình trƣớc khi đƣa vào sử dụng vận hành.
2.3 Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
2.4 Theo dõi tình trạng xử lý VB đến
Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản VB
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
đến (và cả văn bản đi) theo các trạng thái: - VB trong hạn đã xử lý. - VB trong hạn đang xử lý. - VB trong hạn chƣa xử lý - VB quá hạn đã xử lý. - VB quá hạn đang xử lý. - VB quá hạn chƣa xử lý. - VB đến hạn chƣa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại)
- VB đến hạn đang xử lý. Cho phép ghi vết xử lý VB
2.5 Tìm kiếm, Tra cứu VB đến
Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB, tìm kiếm toàn văn
Tra cứu VB theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý
3 QLVB Văn bản đi
3.1 Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo VB đi
Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hƣớng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:
- Tạo lập dự thảo VB đi - Chỉnh sửa dự thảo VB đi - Thẩm tra VB đi
- Tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB đi - Cho phép ghi vết xử lý VB - Và các chức năng khác
3.2 Quản lý quá trình phát hành VB đi
Quá trình soạn thảo VB đi áp dụng theo hƣớng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:
- Tự động cập nhật các thông tin VB đi - Nhập các thông tin bổ sung cho VB đi
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
- Nhập nội dung toàn văn VB đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét VB)
- Tra cứu, tìm kiếm VB đi
4 Quản lý giao việc
4.1 Tạo công việc và giao việc Thực hiện theo quy trình điện tử đã đƣợc phê duyệt trong thiết kế
4.2 Theo dõi tình trạng xử lý công việc
Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau:
- Công việc trong hạn đang xử lý
- Công việc trong hạn chƣa phân xử lý - Công việc quá hạn đã phân xử lý - Công việc quá hạn chƣa phân xử lý Cho phép lƣu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý.
4.3 Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
4.4 Xử lý công việc đƣợc giao Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở mục 4.2
5 QLVB nội bộ
QLVB nội bộ thực hiện các chức năng:
- Tạo lập VB nội bộ.
- Chỉnh sửa, xóa VB nội bộ.
- Chuyển Văn thƣ cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thông báo, cần lấy ý kiến
- Tra cứu, tìm kiếm VB nội bộ - Và các chức năng khác
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết 6 Quản lý HSCV
6.1 Quản lý HSCV
Quản lý HSCV bao gồm:
- Tạo lập HSCV: HS xử lý văn bản, HS giải quyết công việc, HS soạn thảo VB, HS văn bản liên quan, HS theo dõi hồi báo, …
- Sửa/xóa HSCV - Phân quyền HSCV
- Gắn/bỏ các tài liệu trong HS - Cập nhật kết quả xử lý HSCV - Và các chức năng khác
7 Báo cáo thống kê
7.1 In sổ văn bản đến đi In sổ văn bản đến/đi theo số và theo ngày
7.2 In báo cáo thông kê tình trạng xử lý văn bản
In báo cáo thống kê số lƣợng văn bản đến đã giải quyết, chƣa giải quyết trong hạn và chƣa giải quyết quá hạn
- Theo thời gian
- Theo đơn vị/theo cá nhân
8 Quản trị ngƣời dùng Quản trị phòng ban, vai trò, ngƣời dùng, …
9 Quản trị hệ thống
Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất…
Hạn chế của phần mềm này là:
- Phần mềm chƣa tích hợp đƣợc chữ ký số;
- Chƣa có chức năng tham mƣu xử lý văn bản đến;
- Chƣa có chức năng quản lý, thông báo kết luận cuộc họp.
từ chính bản thân phần mềm, chuỗi quy trình xử lý văn bản trên phần mềm không đáp ứng đƣợc yêu cầu của quận. Mặt khác, quy trình quản lý và điều hành văn bản của cấp Sở không thật thống nhất với quy trình của cấp Quận, Huyện (bỏ qua khâu tham mƣu của Bộ phận tổng hợp), không đặt Văn phòng HĐND-UBND quận làm một phòng chuyên môn thuộc quận mà đặt song song với cấp cơ quan UBND quận, khó khăn cho Văn phòng HĐND-UBND quận trong việc theo dõi nguồn, luồng văn bản của riêng Văn phòng HĐND-UBND phải xử lý, mà đặt trùng với nguồn, luồng văn bản của cả UBND quận.
2.3.1.4 Phần mềm nâng cấp quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp từ năm 2016 đến nay
Chính vì những nguyên nhân trên, để nâng cao hiệu quả cũng nhƣ tiện lợi cho ngƣời sử dụng, UBND quận Nam Từ Liêm đã triển khai đề án: ―Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp‖ năm 2015 và tổ chức thực hiện từ năm 2016 đến nay.
Các chức năng cơ bản của phần mềm nâng cấp nhƣ:
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
1 Quản trị danh mục
Tạo lập, quản lý các danh mục cho ngƣời sử dụng, ví dụ danh mục sổ văn bản (VB), hồ sơ công việc (HSCV), danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác.
Tham khảo hƣớng dẫn tại Phụ lục 1, Phụ lục 2 Công văn số 2803/BTTTT-THH (Phần SOAP- ENV:Header).
2 Quản lý VB đến
2.1 Nhập VB đến vào hệ thống
Định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính VB đến, nhập nội dung toàn văn của VB đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm.
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
Trƣờng hợp các VB đến từ các cơ quan nhà nƣớc khác thực hiện qua bộ kết nối xử lý gói tin edXML. 2.2 Chuyển xử lý VB đến theo quy trình điện tử đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt
Tự động chuyển xử lý văn bản theo luồng xử lý đã đƣợc khai báo của hệ thống.
2.3 Lãnh đạo chỉ đạo phân
công Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
2.4 Theo dõi tình trạng xử lý VB đến
Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý VB đến (và cả VB đi) theo các trạng thái:
VB trong hạn đã xử lý; VB trong hạn đang xử lý; VB trong hạn chƣa xử lý; VB quá hạn đã xử lý; VB quá hạn đang xử lý; VB quá hạn chƣa xử lý; VB đến hạn chƣa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại);
VB đến hạn đang xử lý.
Cho phép ghi vết xử lý VB.
2.5 Tìm kiếm, tra cứu VB đến
Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB, tìm kiếm toàn văn.
Tra cứu VB theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý.
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
3 Quản lý VB đi
3.1 Quản lý quá trình soạn
thảo, dự thảo VB đi
Tự động quá trình soạn thảo VB đi theo luồng xử lý đã đƣợc khai báo của hệ thống (luồng xử lý VB đi áp dụng theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP):
Tạo lập dự thảo VB đi;
Chỉnh sửa dự thảo VB đi;
Thẩm tra VB đi;
Tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB đi;
Cho phép ghi vết xử lý VB;
Quản lý in phiếu trình ký văn bản đi (Chức năng này cho phép tắt hoặc bật chức năng in phiếu trình ký văn bản đi theo một trong ba chế độ: tự động, thủ công hoặc không cần phiếu trình ký);
Các chức năng khác có liên quan.
3.2 Quản lý quá trình phát hành
VB đi
Phát hành VB đi áp dụng theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP:
Tự động cập nhật các thông tin VB đi;
Nhập các thông tin bổ sung cho VB đi;
Nhập nội dung toàn văn VB đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét VB);
Tra cứu, tìm kiếm VB đi;
Có khả năng cho phép ngƣời sử dụng thu hồi đƣợc văn bản đã gửi đi.
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
Trƣờng hợp các VB đi tới các cơ quan nhà nƣớc khác thực hiện qua bộ kết nối xử lý gói tin edXML.
4 Quản lý giao việc
4.1 Tạo công việc và giao việc Thực hiện theo quy trình điện tử đã đƣợc phê duyệt trong thiết kế.
4.2 Theo dõi tình trạng xử lý
công việc
Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau:
Công việc trong hạn đang xử lý;
Công việc trong hạn chƣa giao xử lý;
Công việc quá hạn đã giao xử lý;
Công việc quá hạn chƣa giao xử lý
Cho phép lƣu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý.
4.3 Lãnh đạo chỉ đạo giao việc Nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
4.4 Xử lý công việc đƣợc giao Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở Mục 4.2
5 Quản lý VB nội bộ
Quản lý VB nội bộ thực hiện các chức năng:
Tạo lập VB nội bộ;
Chỉnh sửa, xóa VB nội bộ;
Chuyển Văn thƣ cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thống báo, cần xin ý kiến;
Tra cứu, tìm kiếm VB nội bộ;
Các chức năng khác.
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
phải đƣợc thực hiện tự động theo luồng xử lý VB nội bộ đã đƣợc khai báo của hệ thống.
6 Quản lý HSCV
6.1 Quản lý thƣ mục lƣu trữ
HSCV
Quản lý thƣ mục lƣu trữ HSCV bao gồm:
Lập thƣ mục lƣu hồ sơ công việc;
Sửa/xóa thƣ mục lƣu HSCV;
Phân quyền thƣ mục HSCV.
6.2 Quản lý HSCV
Quản lý HSCV bao gồm:
Tạo lập HSCV: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo VB, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo, …
Sửa/xóa HSCV;
Phân quyền HSCV;
Gắn/bỏ các tài liệu trong HS;
Cập nhật kết quả xử lý HSCV;
Các chức năng khác.
7 Báo cáo thống kê
7.1 In sổ VB đến/đi In sổ VB đến/đi theo quy định của pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ
7.2 In báo cáo thống kê tình
trạng xử lý VB
In báo cáo thống kê số lƣợng VB đến đã giải quyết, chƣa giải quyết trong hạn và chƣa giải quyết quá hạn
Theo thời gian;
Theo đơn vị/ theo cá nhân.
8 Quản trị ngƣời dùng Quản trị phòng ban, vai trò, ngƣời dùng, …
STT Tên chức năng Mô tả chi tiết
văn bản theo bộ máy tổ chức áp dụng cho cả VB đến, VB đi và VB nội bộ. Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan, định nghĩa các luồng xử lý văn bản cần quan tâm đến các tiêu chí:
Loại văn bản hành chính
Độ mật của văn bản
Độ khẩn của văn bản
Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất…
Quản trị thông tin về kết nối: thiết lập tham số kết nối để sử dụng bộ kết nối xử lý gói tin edXML hƣớng dẫn tại Công văn số
2803/BTTTT-THH.
Máy in,scanner Máy in,scanner
Máy tính làm việc của văn thƣ UBND Quận
Máy tính làm việc của văn thƣ UBND Quận
Máy chủ QLVB&ĐHTN