2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm
a) Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm:
Văn phòng Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân quận là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Thƣờng trực HĐND và UBND.
- Văn phòng HĐND và UBND quận có chức năng tham mƣu các hoạt động của Thƣờng trực HĐND quận và UBND quận, điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan, ngành, phòng ban cấp quận (gọi chung là Phòng)..
b) Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm:
- Xây dựng và trình Thƣờng trực HĐND-UBND của Văn phòng HĐND – UBND quận chƣơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Thƣờng trực HĐND-UBND. Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, UBND cấp phƣờng trong việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của Thƣờng trực HĐND-UBND và Chủ tịch quận sau khi đƣợc phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng,UBND cấp phƣờng theo quy định của pháp luật.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin; chuẩn bị các báo cáo kịp thời, chính xác phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thƣờng trực HĐND, UBND và Chủ tịch HĐND quận theo quy định của pháp luật.
- Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chƣơng trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND quận.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản; phối hợp các phòng ban tham mƣu giúp UBND quận chuẩn bị đề án theo phân công của Chủ tịch UBND quận; theo dõi, đôn đốc các Phòng soạn thảo, chuẩn bị các đề án đƣợc phân công.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các Phòng và UBND cấp phƣờng trƣớc khi trình UBND, Chủ tịch UBND quận xem xét, quyết định; đồng thời tiếp nhận và xử lý những vƣớng mắc, kiến ghị của cá nhân và tổ chức về các thủ tục hành chính. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đƣợc giao theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với Văn phòng quận uỷ, các Ban của Đảng, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam quận giữ mối quan hệ, phối hợp công tác giữa HĐND-UBND, Chủ tịch UBND quận với quận uỷ, Thƣờng trực quận uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận; các cơ quan tổ chức của thành phố, Trung ƣơng đóng trên địa bàn; duy trì mối quan hệ với Văn phòng HĐND-UBND của thành phố và các Sở.
- Quản lý thống kê việc ban hành văn bản của Thƣờng trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND quận, công tác công văn, giấy tờ, văn thƣ, lƣu trữ, tin học hoá, hành chính Nhà nƣớc của UBND quận.
- Trình UBND quận chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nƣớc thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND-UBND quận, cụ thể là thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của công dân tại cơ quan văn phòng.
- Hƣớng dẫn các Phòng, Ban, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp phƣờng về nghiệp vụ hành chính, tin học hoá quản lý hành chính nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thƣờng trực HĐND-UBND quận, bảo đảm các điêù kiện cho hoạt động của Thƣờng trực HĐND, UBND quận và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND quận.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức viên chức của Văn phòng HĐND-UBND quận.
- Quản lý và điều hành chƣơng trình tin học hoá quản lý hành chính Nhà nƣớc của quận, tổ chức vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND thành phố, trang Web của UBND quận.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thƣờng trực HĐND-UBND và Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND quận giao.
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm
* Về cơ cấu bộ máy hiện nay: Tổng số cán bộ, nhân viên có 35 đồng chí, trong đó: Cán bộ Văn phòng là 24 đồng chí (Nam: 11 đồng chí, Nữ: 13 đồng chí). Biên chế 15 đồng chí, hợp đồng lao động 9 đồng chí. Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ 5 đồng chí, Đại học 16 đồng chí, Cao đẳng 3 đồng chí. Ngoài ra còn có 11 đồng chí hợp đồng làm công tác bảo vệ phục vụ.
*Về tổ chức:
- Lãnh đạo văn phòng gồm 4 đồng chí: 1 đồng chí Chánh văn phòng phụ trách chung, 1 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách lĩnh vực kinh tế, văn xã, 1 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách giúp việc Thƣờng trực HĐND quận, nội chính, 1 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tiếp công dân và bộ phận một cửa.
2 đồng chí; Theo dõi công tác tổng hợp 3 đồng chí; Lái xe: 4 đồng chí, Kế toán: 3 đồng chí; bộ phận tiếp công dân 2 đồng chí, bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính 5 đồng chí, phụ trách công nghệ thông tin 1 đồng chí. Ngoài ra còn 11 đồng chí hợp đồng làm công tác bảo vệ, phục vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm 2.2 Khái quát một số vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm
2.2.1 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm Nam Từ Liêm
Tình hình quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm từ năm 2016 – 2018: Văn phòng HĐND – UBND Chánh Văn Phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ Phận IT Bộ Phận Kế Toán Bộ Phận Văn thƣ Lƣu trữ Bộ Phận Tổng Hợp
Năm 2016, theo Báo cáo số 516/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm ngày 15 tháng 12 năm 2016 về Tổng kết công tác năm 2016 và phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2017, Văn phòng HĐND&UBND quận đã tiếp nhận 7.281 văn bản đến, tham mƣu phát hành 12.509 văn bản đi.
Năm 2017, theo Báo cáo số 721/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm ngày 10 tháng 12 năm 2017 về Tổng kết công tác năm 2017 và phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2018, tại bộ phận Văn thƣ của UBND Nam Từ Liêm đã tiếp nhận 9.172 văn bản đến, tham mƣu phát hành 10.958 văn bản đi.
Năm 2018, theo Báo cáo số 672/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm ngày 18 tháng 12 năm 2018 về Tổng kết công tác năm 2018 và phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2019, tại bộ phận Văn thƣ của UBND quận Nam Từ Liêm đã tiếp nhận 6.470 văn bản đến, tham mƣu phát hành 11.219 văn bản đi.
Bảng Số lƣợng văn bản đi - đến từ năm 2016 - 2018
(đơn vị: văn bản)
Năm 2016 2017 2018
Văn bản đi 12.509 10.958 11.219 Văn bản đến 7.281 9.172 6.470
Hình 2.3 Biểu đồ Tình hình quản lý văn bản đi – đến từ năm 2016 - 2018
=> Nhận xét: Từ năm 2016-2018 số lƣợng văn bản đi – đến của Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm khá lớn, mỗi năm ban hành và tiếp nhận trên 6000 văn bản, trung bình mỗi ngày gần 20 văn bản đƣợc ban hành và tiếp nhận.
Với số lƣợng văn bản lớn nhƣ vậy, nếu quản lý bằng hình thức truyền thống khó có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu giải quyết công việc, vì vậy cần có cách thức quản lý văn bản khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời trong quá trình giải quyết công việc. Để nâng cao chất lƣợng quản lý văn bản, việc ứng dụng CNTTT trong quản lý văn bản với sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng là rất cần thiết. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng thay thế cho phƣơng pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách nhƣ: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi… sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã đƣợc kết nối.
Mặt khác, do tính chất công tác quản lý văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm ngoài phần mềm sử dụng chung của Thành phố Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm cũng xây dựng phần mềm quản lý riêng của quận để đáp ứng hoạt động chung của toàn quận do đặc thù quận đang phát triển, số lƣợng văn bản đến và đi là rất lớn.
2.2.2 Sự chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm đối với công tác quản lý văn bản văn bản
Tại UBND quận Nam Từ Liêm, công tác quản lý văn bản đã nhận đƣợc sự
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 2016 2017 2018 Văn bản đi Văn bản đến
quan tâm chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng nhƣ lãnh đạo khối văn phòng quận. Thể hiện nhƣ sau:
Công văn số 212/UBND-VP ngày 12 tháng 2 năm 2016 về hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ quận.
Nội quy số 15/NQ-VP ngày 06 tháng 3 năm 2016 của văn phòng HĐND-UBND quận về quản lý, nghiên cứu khai thác tài liệu lƣu trữ của quận Nam Từ Liêm
Công văn 324/UBND-VP ngày 22 tháng 4 năm 2016 về việc thu nộp tài liệu lƣu trữ.
Quy chế làm việc của văn phòng HĐND-UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 465/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Văn phòng HĐND- UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thƣ – lƣu trữ về công tác quản lý văn thƣ – lƣu trữ và chế độ lƣu trữ hằng năm.
Quyết định số 2400/QĐ-UBND ngày 15/6/2018 của UBND quận Nam Từ Liêm về việc ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của UBND quận Nam Từ Liêm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tờ trình số 79/TTr-VP ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
Quyết định số 2546/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.
Có thể nói cùng những quy định pháp luật hiện hành, đây là cơ sở pháp lý quan trọng có tính định hƣớng hỗ trợ và đồng thời cũng là yêu cầu cần thiết phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thƣ lƣu trữ, khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng nhƣ chất lƣợng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của UBND quận trong quá trình thực hiện giải quyết công việc.
2.2.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm
Liêm đƣợc trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính đƣợc kết nối mạng LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại.
a) Phòng máy chủ:
Diện tích: 7m2 đƣợc trang bị 02 điều hòa thay nhau chạy 24/24 đảm bảo nhiệt độ 22-24°C với 02 bộ lƣu điện 6KVA, 04 lƣu điện 1,5KVA đảm bảo cung cấp trong vòng 12 giờ nếu xảy ra sự cố.
Thiết bị: 08 máy chủ vận hành hệ thống và cài đặt các ứng dụng dùng chung, 01 máy chủ cài đặt phần mềm chuyên ngành (phần mềm quản lý đất đai của Văn phòng đăng ký đất và nhà). Có hệ thống tƣờng lửa bảo đảm an toàn an ninh thông tin và ổ cứng lƣu trữ dữ liệu, bảo đảm backup dữ liệu thƣờng xuyên.
Hệ thống mạng: Mô hình mạng client - server, đã cài đặt và quản lý hệ thống mạng máy tính qua miền tuliem.gov.vn; Đƣờng truyền mạng: Sử dụng 02 đƣờng truyền (01 đƣờng truyền WAN của thành phố và 01 đƣờng truyền thuê bao của nhà cung cấp Viettel).
b) Các phòng chuyên môn thuộc UBND quận:
Tổng số cán bộ công chức có nhu cầu sử dụng máy vi tính: 158.
Thống kê trang thiết bị:
o Máy tính để bàn: 158 (đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, trong đó 22 máy tính mới trang bị năm 2015)
o Máy tính xách tay: 10
o Máy in: 117
o Máy quét: 16
Thống kê chi tiết trang thiết bị CNTT tại các phòng chuyên môn thuộc UBND quận:
S TT Đơn vị Tổng CBCC, NV có nhu cầu sử dụng máy tính Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy in Máy Scan 1 Văn phòng HĐND- UBND quận 36 36 3 30 5 2 Phòng Nội vụ 7 7 8 1 3 Phòng Tài chính kế hoạch 23 23 3 10 1 4 Phòng Kinh tế 10 10 1 7 1 5 Phòng Tài nguyên môi trƣờng 17 17 1 5 1 6 Phòng Quản lý đô thị 16 16 9 1 7 Phòng Lao động TB&XH 10 10 7 1 8 Phòng Tƣ pháp 5 5 5 1 9 Phòng Thanh tra 9 9 2 9 1 10 Phòng Văn hóa thông tin 5 5 5 1 11 Phòng Y tế 7 7 6 1 12 Phòng Giáo dục đào tạo 13 13 11 1 Tổng cộng 158 158 10 117 16
Đánh giá: 100% cán bộ có máy tính, máy in sử dụng phục vụ công việc, 100% các đơn vị có máy scan phục vụ truyền tải văn bản điện tử.
Nhằm thực hiện tốt việc giải quyết các TTHC thuộc thẩm quyền, UBND Quận đã xây dựng và đƣa vào hoạt động trụ sở tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính quận từ tháng 10/2010, có diện tích mặt bằng 305 m2 với trang thiết bị hiện đại, bao gồm các trang thiết bị:
STT Tên thiết bị Số lƣợng Tình trạng 1 Máy tính để bàn 12 Đang sử dụng tốt 2 Máy in 06 Đang sử dụng tốt 3 Hệ thống xếp hàng 01 Đang sử dụng tốt 4 Màn hình cảm ứng tra cứu thủ tục hành chính 02 Đang sử dụng tốt 5 Hệ thống mã vạch tra cứu kết quả
giải quyết TTHC 01 Đang sử dụng tốt 6 Hệ thống Camera giám sát 04 Đang sử dụng tốt
Đánh giá: Về cơ bản trang thiết bị tại bộ phận Một cửa đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của cán bộ; nhu cầu tra cứu thông tin của tổ chức, công dân; đáp ứng tốt công tác tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; tuy nhiên cần trang bị thêm hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của công dân, đáp ứng mô hình một cửa điện tử.
2.3 Nội dung ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm Từ Liêm
2.3.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng trong quản lý văn bản
2.3.1.1 Hệ thống thư điện tử của thành phố Hà Nội:
Là hệ thống thƣ điện tử riêng của Thành phố có đuôi hanoi.gov.vn phục vụ công tác trao đổi thông tin giữa các cơ quan thuộc UBND thành phố, các sở, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã, UBND xã, phƣờng, thị trấn và giữa các cán bộ công chức với nhau. Mỗi cơ quan, đơn vị thuộc thành phố đƣợc cấp một địa chỉ email riêng thuộc hệ thống thƣ điện tử của thành phố Hà Nội.
UBND quận Nam Từ Liêm có địa chỉ: namtuliem@hanoi.gov.vn. Đây là đầu mối nhận các văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố, các Sở, Ngành và các đơn vị cấp trên và phát hành văn bản của UBND quận đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức,