1.2.1 Các khái niệm
1.2.1.1 Công nghệ thông tin
Thuật ngữ ―công nghệ thông tin‖ (Information Technology - IT) xuất hiện khoảng những năm 70 của thế kỷ XX, đƣợc bắt nguồn từ khoa học máy tính (Computer Science).
Công nghệ thông tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lƣu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khái niệm CNTT nhƣ sau:
khoa Việt Nam, Hà Nội, 1995 thì CNTT (tin học) là thuật ngữ chỉ chung cho tập hợp các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và các quá trình xử lí thông tin. Theo nghĩa đó, CNTT cung cấp cho chúng ta quan điểm, phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện, công cụ và giải pháp kĩ thuật hiện đại chủ yếu là các máy tính và phƣơng tiện truyền thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con ngƣời [47;586].
Theo GS. Phan Đình Diệu: ―CNTT là công nghệ về xử lý thông tin bằng các phƣơng tiện điện tử, trong đó nội dung xử lý thông tin bao gồm các khâu cơ bản nhƣ thu thập, lƣu trữ, chế biến và truyền nhận thông tin‖ [39;17].
Theo Đoàn Phan Tân ―CNTT có thể coi là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông – nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để xử lý, tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời‖ [64;29].
Tại điều 4 khoản 1 của Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 đƣợc ban hành ngày 29/06/2006, Quốc hội Nƣớc Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XI thì thuật ngữ CNTT đƣợc định nghĩa: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội‖. [1; 2].
Nhìn chung, hầu hết các quan điểm đều có cách hiểu thống nhất CNTT là ngành nghiên cứu, sản xuất phần mềm và phần cứng máy tính, đồng thời cũng là ngành khoa học CNTT và xử lý thông tin, sử dụng công cụ, phƣơng tiện chủ yếu là máy tính điện tử.
Qua việc phân tích, tổng hợp từ các định nghĩa về CNTT nêu trên, với mục đích, ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài này, tác giả thấy khái niệm CNTT trong Luật CNTT năm 2006 là tƣơng đối đầy đủ và khái quát nhất. Đồng thời, lấy đó làm cách hiểu cho thuật ngữ CNTT trong đề tài Luận văn.
1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin
CNTT đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin (Information Society). Hiện nay, việc ứng dụng CNTT đã trở thành một nhu cầu tất yếu của mọi ngành, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc, góp phần giải phóng sức lao động của con ngƣời, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lƣợng hơn, đáp ứng kịp thời những yêu cầu của mọi ngành, mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội.
Khoản 5, Điều 4, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã định nghĩa: ―Ứng dụng CNTT là việc sử dụng CNTT vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng, hiệu quả của các hoạt động này‖[1;2].
Ứng dụng CNTT là sử dụng những kết quả của CNTT để hỗ trợ cho các cá nhân, tổ chức hoạt động xử lý thông tin, hỗ trợ các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động và các cá nhân tự trao đổi, khai thác thông tin trong môi trƣờng CNTT, cải tiến, đổi mới quy cách làm việc đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng những thay đổi đang diễn ra. [46;358]
Vì vậy, ứng dụng CNTT có thể hiểu là hoạt động triển khai các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông để hỗ trợ các hệ thống thông tin hoạt động đạt hiệu quả phục vụ cao nhất cho quản lý.
1.2.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước
CNTT đang đƣợc ứng dụng tích cực vào các lĩnh vực quản lý nhà nƣớc. Lĩnh vực lãnh đạo quản lý cũng nhƣ các lĩnh vực khác đang chịu tác động của CNTT và CNTT có thể hỗ trợ công tác quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động của nó.
* Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc quy định:
- Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của cơ quan nhà nƣớc là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nƣớc nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nƣớc và giữa các cơ
quan nhà nƣớc, trong giao dịch của cơ quan nhà nƣớc với tổ chức và các nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính vào bảo đảm công khai, minh bạch.
- Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nƣớc là sử dụng những kết quả của CNTT để hỗ trợ cho các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động và cá nhân tự trao đổi, khai thác thông tin trong môi trƣờng CNTT, cải tiến đổi mới quy cách làm việc, đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng đƣợc những thay đổi đang diễn ra.
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm: quá trình xử lý, tiếp thu, lƣu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin nhƣ: các tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính.
Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nƣớc là trang bị, xây dựng tối thiểu ban đầu về kết cấu hạ tầng kỹ thuật thông tin, cung cấp các kiến thức tin học cần thiết cho đội ngũ cán bộ sử dụng, ứng dụng CNTT vào quản lý một số công việc, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, góp phần tích cực vào việc cải cách hành chính các cấp.
1.2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức, tạo môi trƣờng thuận lợi để trao đổi thông tin nội bộ cũng nhƣ với bên ngoài.
Văn bản điện tử và văn bản giấy đƣợc tiếp nhận qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản, việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến hàng ngày trên sổ sách đƣợc thay thế bàng việc đăng ký văn bản trên máy tính. Cụ thể là đối với mỗi văn bản đến hoặc đi đều đƣợc nhập vào máy tính các dữ liệu cần thiết theo những chƣơng trình cài đặt sẵn nhƣ: chƣơng trình cơ sở dữ liệu văn bản đến, chƣơng trình cơ sở dữ liệu văn bản đi, chƣơng trình cơ sở dữ liệu danh sách các cơ quan trao đổi văn bản, chƣơng trình quản
lý hồ sơ các dự án, chƣơng trình quản lý đơn thƣ khiếu nại - tố cáo...
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các cán bộ hữu quan nắm đƣợc đầy đủ, nhanh chóng và chính các tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đƣợc thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đƣợc chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.
Có thể khẳng định đƣợc rằng: ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý. Hiện nay, tại rất nhiều cơ quan, tổ chức đã ứng dụng những website, các phần mềm nhằm quản lý văn bản đạt hiệu quả cao nhất. Và nhờ vào việc áp dụng những phần mềm đó thì việc quản lý văn bản đã thuận tiện, dễ dàng hơn trƣớc rất nhiều, đặc biệt là việc tra cứu văn bản cũng nhanh chóng, kịp thời hơn.
Bên cạnh đó, việc dụng ứng dụng CNTT cũng góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý các cơ quan, tổ chức.
Đặc biệt, giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng đƣợc các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phƣơng tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lƣợng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nƣớc ở nƣớc ta hiện nay.