1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
1.2.3 Các yếu tố tác động đến ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản chịu tác động bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ khác nhau, vì vậy, nghiên cứu những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác ứng dụng CNTT trong quản lý văn bảnnhằm khai thác những yếu tố tốt và hạn
chế ảnh hƣởng xấu của các yếu tố này là việc làm cần thiết. Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản chịu tác động của các yếu tố cơ bản sau:
Thứ nhất, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn thƣ: Con ngƣời vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Vì thế yếu tố tiên quyết ảnh hƣớng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong của ngƣời làm công tác quản lý văn bản.
Nếu ngƣời làm công tác quản lý văn bản nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có thái độ, tác phong làm việc khoa học thì công tác quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị sẽ hiệu quả và ngƣợc lại.
Thứ hai, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với công tác quản lý văn bản mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời sống con ngƣời. Hệ thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí, giúp con ngƣời thao tác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ nhƣ hiện nay, thời gian vận chuyển, bàn giao, xử lý văn bản cũng nhƣ các chi phí, nhân lực giao nhận văn bản khi ứng dụng CNTT đƣợc giảm đi đáng kể.
Thứ ba, hệ thống quy trình, thủ tục
Công tác quản lý văn bản muốn đạt hiệu quả cao thì quy trình, thú tục phải đƣợc hoàn thiện, khoa học và đồng bộ. Quy trình quản lý văn bản cần rõ ràng, tuần tự, không chồng chéo; các thủ tục quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ văn thƣ; có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đối tƣợng khác nhau sẽ giúp hoạt động quản lý văn bản diễn ra hiệu quả, nhanh chóng.
Thứ tư, sự quan tâm của lãnh đạo
Sự quan tâm của lãnh đạo là một yếu tố chi phối đến tất cả các yếu tố bên trên. Nếu lãnh đạo quan tâm đến công tác văn thƣ, công tác quản lý văn bản, sẽ tạo điều kiện cho nhân viên đƣợc làm việc đúng với mục tiêu, mong muốn của họ, hiểu rõ đƣợc năng lực, trình độ, sở trƣờng, tính cách, hoàn cảnh riêng của từng ngƣời làm để có thể phân công họ vào đúng vị trí, đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao động lực làm việc.
Đặc biệt, nếu lãnh đạo quan tâm và đầu tƣ mua sắm, trang bị máy móc, công cụ hỗ trợ và cho nhân viên đi học tập, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thƣ, các ứng dụng về CNTT thì chắc chắn công tác quản