1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
1.2.4 Sự cần thiết và ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Nhìn chung, sự quan tâm của lãnh đạo là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định lớn đến hiệu quả của công việc, đặc biệt là trong việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
1.2.4 Sự cần thiết và ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản văn bản
1.2.4.1 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản là rất cần thiết, thể hiện đƣợc tính khoa học, tính hiện đại trong công việc. Bởi vì:
a) Quản lý văn bản theo cách truyền thống không còn phù hợp
Trong những năm qua, công tác quản lý văn bản theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, chẳng hạn nhƣ: thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lƣu trữ còn thô sơ và thủ công. Các công văn đến và đi chủ yếu đƣợc lƣu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung. Công văn sau khi đƣợc xử lý thƣờng đƣợc phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này. Vì vậy, mỗi khi cần tìm kiếm lại công văn thì thƣờng mất thời gian và công sức. Chƣa kể đến việc khối lƣợng công văn ngày càng tăng, diện tích lƣu kho sẽ ngày càng quá tải. Và việc công văn bị mất mát thất lạc là điều rất dễ xảy ra.
- Quản lý văn bản theo cách truyền thống mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí
Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% dành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều đƣợc lƣu lại bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm cơ quan, doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí lớn cho
văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn....[74]
Theo cách làm truyền thống, quy trình quản lý công văn đến nhƣ sau: công văn mới đƣợc bộ phận văn thƣ tiếp nhận, sau khi vào sổ và xác nhận độ bảo mật, nếu là công văn thông thƣờng sẽ đƣợc chuyển lên chánh văn phòng. Chánh văn phòng phân công phận loại rồi công văn sẽ đƣợc chuyển lên lãnh đạo phê duyệt. Sau đó văn thƣ nhận về và trực tiếp chuyển cho các phòng ban. Công đoạn này thƣờng lặp đi lặp lại và đƣợc làm thủ công nên mất nhiều thời gian chạy đi chạy lại, ảnh hƣởng đến thời gian và hiệu suất xử lý công văn, hạn chế việc trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo hoặc việc xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt của lãnh đạo đôi khi xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc chồng chéo…
- Quản lý văn bản theo cách truyền thống hiệu quả công việc thấp, ảnh hƣớng đến môi trƣờng
Với những bất cập trên cho thấy việc quản lý văn bản theo cách truyền thống ảnh hƣởng rất nhiều đến tiến độ, quá trình giải quyết công việc của cơ quan, doanh nghiệp. Không chỉ vậy, công tác quản lý văn bản truyền thống sản sinh ra số lƣợng giấy tờ nhiều còn gián tiếp ảnh hƣởng đến môi trƣờng khi phải sử dụng số lƣợng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy và thải ra môi trƣờng lƣợng rác thải lớn.
Nhƣ vậy, trong bối cảnh các lĩnh vực đời sống đang dần chuyển đổi sang hình thức điện tử hóa hay số hóa, việc quản lý văn bản theo phƣơng pháp truyền thống tại các cơ quan, doanh nghiệp trở lên lỗi thời, trở thành rào cản xây dựng nên Chính phủ điện tử. Quản lý văn bản theo cách truyền thống gặp không ít khó khăn khi đi ngƣợc với xu hƣớng chung của thời đại.
Trƣớc những bất cập nhƣ vậy, ―cuộc cách mạng văn phòng‖ đã bùng nổ khi có sự phát triển của công nghệ thông tin và sự đi lên của kinh tế – xã hội. Với việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã khắc phục đƣợc những hạn chế, bất cập của quản lý văn bản theo cách truyền thống.
b) Quản lý văn bản theo cách hiện đại phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính
việc ban hành và quản lý văn bản đều có thể thay thế phƣơng pháp thủ công bằng tự động hóa, bằng việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, thể hiện ở việc: soạn thảo văn bản trên máy tính, quản lý văn bản trên máy tính, chuyển giao văn bản qua mạng máy tính, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy tính và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng.
Theo cách làm hiện đại, văn bản điện tử và văn bản giấy sẽ đƣợc tiếp nhận qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản. Việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến hàng ngày trên sổ sách đƣợc thay thế bằng việc đăng ký văn bản trên máy tính. Cụ thể là đối với mỗi văn bản đến hoặc đi đều đƣợc nhập vào máy tính các dữ liệu cần thiết theo những chƣơng trình cài đặt sẵn nhƣ: chƣơng trình cơ sở dữ liệu văn bản đến, chƣơng trình cơ sở dữ liệu văn bản đi, chƣơng trình cơ sở dữ liệu danh sách các cơ quan trao đổi văn bản, chƣơng trình quản lý hồ sơ các dự án, chƣơng trình quản lý đơn thƣ khiếu nại - tố cáo...
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các cán bộ hữu quan nắm đƣợc đầy đủ, nhanh chóng và chính các tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đƣợc thuận tiện.
Trong xu thế hội nhập và phát triển ngày càng sâu rộng, CNTT đã và đang đƣợc ứng dụng rộng rãi, qua đó, làm thay đổi cơ bản nền tảng phát triển của đời sống xã hội. Để thích ứng, bắt kịp với sự thay đổi đó, các cơ quan, doanh nghiệp đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành; góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính nhằm xây dựng nền hành chính nhà nƣớc theo hƣớng hiện đại, tăng tính công khai, minh bạch và đảm bảo hoạt động có hiệu lực, hiệu quả trong quản lý, điều hành.
Do đó, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý văn bản trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay là phải đƣợc đổi mới, hoàn thiện nhằm đảm bảo cho công tác quản lý đƣợc đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao đƣợc hiệu quả của hoạt động quản lý, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, làm thay đổi căn bản phƣơng thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Một trong những biện pháp hữu hiệu giúp đổi mới, hoàn thiện
hơn trong công tác quản lý văn bản đó là việc ứng dụng các thành tựu, các tiến bộ khoa học công nghệ, nhất là CNTT vào các khâu nghiệp vụ của công tác này.
Đặc biệt, trong thời đại thông tin nhƣ hiện nay, số lƣợng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không ngừng tăng nhanh, mặt khác, hàng ngày các CQNN phải xử lý một khối lƣợng lớn văn bản hành chính từ các cơ quan khác gửi về, trong khi đó, khả năng sở hữu và xử lý nhanh chóng thông tin của con ngƣời là hữu hạn, nếu công tác văn thƣ chỉ giải quyết công việc bằng phƣơng pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu tìm thông tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng nhƣ nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác.
Nếu ứng dụng tốt CNTT vào tất cả các khâu của công tác quản lý văn bản sẽ giúp cho khả năng xử lý thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí, việc trao đổi văn bản tài liệu của các đơn vị trên môi trƣờng mạng đƣợc thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành chuyên môn nghiệp vụ đạt hiệu quả cao.
Vì vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một trong những nội dung của cải cách hành chính nƣớc ta hiện nay, phù hợp với yêu cầu của nền hành chính hiện đại. Đặc biệt, sử dụng phần mềm quản lý văn bản, lãnh đạo, nhà quản lý có thể duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh Smartphone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt - kịp thời - mọi lúc mọi nơi.
Tóm lại, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản là một yêu cầu tất yếu và hết sức cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả, chất lƣợng hoạt động của các cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nói chung, góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ trong bộ máy hành chính nhà nƣớc ta.
c) Sự thiếu đồng bộ các văn bản điều chỉnh về vấn đề áp dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay
Trong những năm qua, nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của nhà nƣớc ta đƣợc nâng cao rõ rệt. Tại Chỉ thị số 10/2006/CT- TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chínhtrong hoạt
động của cáccơ quan hành chính nhànƣớc, Thủ tƣớng Chính phủ đã nhận định: ―Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, công tác văn thƣ và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc ở các cấp, các ngành đã từng bƣớc đƣợc cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin với chất lƣợng, hiệu quả ngày càng đƣợc nâng cao. Tuy nhiên, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nƣớc; in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nƣớc‖. [10]
Chỉ thị cũng chỉ ra rằng: ―Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hình thức, sính văn bản, giấy tờ còn nặng nề trong thói quen, cách làm việc của bộ máy hành chính; thủ tục hành chính còn rƣờm rà; chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác văn thƣ, về quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc‖ [10].
Do đó, ―để giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan, hành chính nhà nƣớc, đƣa việc phát hành và sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính đi vào trật tự, nền nếp, thực hiện cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính nhà nƣớc, Thủ tƣớng Chính phủ chỉ thị, bên cạnh việc rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan mình và của các tổ chức, đơn vị trực thuộc, trong đó chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý, khoa học; cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí, khắc phục bệnh hình thức‖; từng bƣớc hiện đại hóa, nhanh chóng đƣa công tác văn thƣ đi vào trật tự, nề nếp.
Thực tế cho thấy, trong những năm qua, các cơ quan nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về CNTT và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản (xem trong Phần Phụ lục 1. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về CNTT, về ứng dụng CNTT trong cơ quan hành chính, trong công tác văn thƣ và quản lý văn bản).
Nhƣ vậy, những văn bản quy phạm pháp luật về công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của nƣớc ta đƣợc quy định tƣơng đối nhiều và do nhiều cơ quan ban hành. Vì vậy, có sự chồng chéo giữa các cơ quan và nội dung ban hành, nhƣng đồng thời lại sự thiếu đồng bộ các văn bản điều chỉnh về vấn đề áp dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Vì vậy, để ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, mỗi cơ quan, đơn vị phải nghiên cứu một cách đồng bộ các văn bản trên và vận dụng cụ thể vào đơn vị mình thì mới thực hiện có hiệu quả.
1.2.4.2 Ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản có ý nghĩa thiết thực trong giải quyết công việc đồng thời hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và đảm bảo công khai, minh bạch.
Thứ nhất, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, góp phần rèn luyện tính nghiêm túc, tính khoa học cho cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc đƣợc giao. Đồng thời nâng cao trình độ sử dụng CNTT cho cán bộ, công chức, ngày càng đáp ứng đƣợc đòi hỏi cao của trình độ xã hội.
Thứ hai, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản giúp việc chuyển và nhận văn bản diễn ra nhanh chóng, thuận tiện.
Với phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, nhân viên văn phòng chỉ cần một vài thao tác gửi văn bản trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, ngay lập tức đơn vị nhận sẽ nhận đƣợc ngay văn bản điện tử với nội dung giống bản giấy. Nhờ vậy mà các văn bản hỏa tốc sẽ đƣợc xử lý một cách nhanh nhất có thể.
Ngoài ra, sau khi nhập các điều kiện tìm kiếm trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, việc tra cứu các văn bản đƣợc thực hiện nhanh chóng,
nhanh hơn rất nhiều so với tra cứu văn bản khi đăng ký ở sổ giấy.
Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản giúp tiết kiệm về thời gian, tiền bạc đồng thời giải phóng sức lao động của của con ngƣời.
+Tiết kiệm về thời gian gửi nhận văn bản. Nếu nhƣ với cách quản lý văn bản truyền thống, văn bản có khi phải mất vài ngày để có thể đến từ nơi gửi đến nơi nhận. Đối với các văn bản hỏa tốc thì sẽ buộc phải luân chuyển với cƣờng độ nhanh. Nhƣng với việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, quản lý văn bản trong môi trƣờng mạng đã xóa tan khoảng cách địa lý, đặc biệt là các văn bản đƣợc gửi, nhận giữa các cơ quan cách xa nhau nhƣ giữa miền Bắc với miền Nam. Việc chuyển – nhận văn bản chỉ tính bằng phút, thậm chí bằng giây.
+ Tinh giản về mặt nhân lực. Nếu nhƣ với cách quản lý văn bản truyền thống phải cần đến nhiều ngƣời trong nhiều khâu của quá trình quản lý văn bản, khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thì các thuộc tính chỉ cần nhập một lần khi phát hành có thể sử dụng vào các khâu công việc khác nhau nhƣ: các dữ