3.2.1 Cơ sở xác định phương hướng và mục tiêu
Để xác định đƣợc phƣơng hƣớng và mục tiêu nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, UBND quận Nam Từ Liêm cần dựa trên Nghị quyết số: 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ―Ban hành chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020‖. Nghị quyết đề ra nhiệm vụ hiện đại hóa hành chính là:
- Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc để đến năm 2020:
+ 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc thực hiện dƣới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thƣờng xuyên sử dụng hệ thống thƣ điện tử trong công việc;
+ Bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; + Hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc thực hiện trên môi trƣờng điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phƣơng tiện;
+ Hầu hết các dịch vụ công đƣợc cung cấp trực tuyến trên mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phƣơng tiện khác nhau;
- Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nƣớc, giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công.
UBND quận Nam Từ Liêm cần lấy Nghị quyết với nội dung trên là cơ sở, kim chỉ nam để đề ra phƣơng hƣớng, mục tiêu, giải pháp tiếp tục nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của quận.
3.2.2 Phương hướng
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nhằm xây dựng môi trƣờng làm việc điện tử của cơ quan hành chính nhà nƣớc trong phạm vi cấp quận, tạo thói quen làm việc của cán bộ, công chức trên môi trƣờng mạng và hệ thống thông tin trợ giúp, thay thế văn bản giấy. Đây là giải pháp quan trọng để giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của công tác văn thƣ, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính hiện nay.
Căn cứ vào Quyết định 479/QĐ-TTg ngày 30/6/2020 về phê duyệt chuyển đổi số giai đoạn 2020-2025, có thể dựa trên phƣơng hƣớng nhƣ sau:
- Tăng cƣờng nhận thức, xem đây là yếu tố quyết định. UBND quận Nam Từ Liêm có thể tiến hành ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trƣờng truyền thống sang môi trƣờng số.
UBND quận Nam Từ Liêm cần tận dụng tối đa cơ hội để phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, trong đó, việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong từng ngành, từng lĩnh vực có ý nghĩa sống còn, là cơ hội để phát triển các ngành, lĩnh vực. Đi nhanh, đi trƣớc giúp dễ thu hút nguồn lực. Nếu đi chậm, đi sau, khi chuyển đổi số đã trở thành xu hƣớng phổ biến thì nguồn lực trở nên khan hiếm, cơ hội sẽ ít đi, sẽ bỏ lỡ cơ hội phát triển.
- Coi thể chế và công nghệ là động lực của ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản.
Thể chế cần phải đi trƣớc một bƣớc khi có thể. UBND quận Nam Từ Liêm cần sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm cái mới một cách có kiểm soát; hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm cái mới; làm điểm, làm nhanh, sau đó đánh giá và nhân rộng việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trên toàn quận, đẩy nhanh tiến trình phát triển Chính phủ điện tử, hƣớng tới Chính phủ số.
- Bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản thành công và bền vững. Mọi thiết bị, sản phẩm, phần mềm, hệ thống thông tin, dự án đầu tƣ về công nghệ thông tin đều có cấu phần bắt buộc về an toàn, an ninh mạng ngay từ khi thiết kế.
- Sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, hành động đồng bộ ở các cấp và sự tham gia của toàn dân là yếu tố bảo đảm sự thành công của của công tác ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
3.2.3 Mục tiêu
3.2.3.1 Mục tiêu tổng quát
Hƣớng tới xây dựng UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội trở thành một cơ quan quản lý nhà nƣớc hiện đại, theo kịp chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguồn thông tin phục vụ trƣớc hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn.
3.2.3.2 Mục tiêu cụ thể
Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, gắn chặt với quá trình cải cách hành chính. Triển khai hệ thống ứng dụng CNTT đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa nền hành chính. Nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý văn bản; ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND quận Nam Từ Liêm, trở thành môi trƣờng tác nghiệp chính trong cơ quan.
3.2.4 Nhiệm vụ
- Đẩy nhanh việc xây dựng, hoàn thiện thể chế tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, toàn diện cho việc triển khai, xây dựng, phát triển phần mềm ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản
- Hoàn thành các cơ sở dữ liệu, xây dựng nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, Hệ thống liên thông gửi, nhận văn bản điện tử; hệ thống xác thực định danh điện tử; liên thông giữa các hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ và chữ ký số công cộng; Cổng thanh toán quốc gia… để đảm bảo dữ liệu, thông tin đƣợc thông suốt giữa các cấp.
- Rà soát, sắp xếp lại và huy động mọi nguồn lực cả về tài chính và con ngƣời. để nâng cao hiệu quả đầu tƣ, cần rà soát, sắp xếp lại và huy động các nguồn lực để triển khai các nhiệm vụ ƣu tiên phát triển Chính phủ điện tử, điều chỉnh cơ chế đầu tƣ đặc thù cho công nghệ thông tin, tăng cƣờng xã hội hóa để phát huy hiệu quả hợp tác công - tƣ trong công tác này. Đồng thời, cần tổ chức đào tạo, tập huấn, khai thác sử dụng các hệ thống thông tin, sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 cho ngƣời dân, doanh nghiệp và nghiên cứu, xây dựng cơ chế khuyến khích thu hút nhân tài tham gia xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử.
- Phát huy vai trò ngƣời đứng đầu, nâng cao hiệu quả thực thi và trách nhiệm giải trình. Các nhiệm vụ triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản sẽ đƣợc đánh giá gắn liền với trách nhiệm của thủ trƣởng đơn vị và đƣợc đo lƣờng qua bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, đo lƣờng chất lƣợng để bảo đảm tính chính xác và công bằng thông qua Tổ công tác giúp việc của Ủy ban.
3.3 Giải pháp
Dựa vào kết quả đạt đƣợc và những tồn tại, hạn chế của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của quận Nam Từ Liêm, tác giả xin mạnh dạn đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản của quận nhƣ sau:
3.3.1 Nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức của UBND quận Nam Từ Liêm về việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản chƣa đạt hiệu quả cao là do một bộ phận lãnh đạo, cán bộ, công chức quận nhận thức chƣa đầy đủ về tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nên vẫn chƣa sâu sát về vấn đề này. Vì vậy, để tiến hành ứng dụng công nghệ
thông tin có hiệu quả trƣớc hết cần nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Đầu tiên, cần phải quán triệt về vai trò của CNTT. Ban lãnh đạo tại UBND quận Nam Từ Liêm cần phải nhận thức đƣợc vai trò của CNTT trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay, nhận thức về vai trò của CNTT trong việc hỗ trợ cho các hoạt động, các khâu trong công việc quản lý văn bản để nâng cao hiệu quả làm việc; từ đó có kế hoạch tuyên truyền để CBCC trong ủy ban cũng có nhận thức nhƣ mình.
Tuy nhiên trên thực tế, không chỉ các cán bộ làm công tác văn thƣ của quận mới tiếp xúc với những phần mềm CNTT trong quản lý văn bản mà hầu hết các CBCC tại các phòng chuyên môn của quận cũng phải thƣờng xuyên tiếp xúc với chúng trong giải quyết công việc hàng ngày. Khi nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, mỗi cán bộ, công chức sẽ hình thành xu hƣớng thi đua nhau học hỏi, bồi dƣỡng, rèn luyện các kỹ năng sao cho đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc.
Lãnh đạo quận cần phải trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong công tác ứng dụng CNTT, theo sát quá trình ứng dụng CNTT ở cơ quan mình để có thể nắm bắt đƣợc tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, từ đó kịp thời biết các khó khăn vƣớng mắc và sớm có biện pháp tháo gỡ, giải quyết. Muốn vậy, lãnh đạo phải là ngƣời đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin mà trƣớc hết là sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại UBND quận.
Đặc biệt, lãnh đạo quận cần gƣơng mẫu tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; sớm áp dụng hình thức chữ ký số trong đơn vị, từng bƣớc thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; triển khai ứng dụng phần mềm mã nguồn mở thay thế dần cho các phần mềm nguồn đóng có bản quyền; tăng cƣờng sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin của thành phố đặc biệt là phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thƣ điện tử, hệ thống hội nghị giao ban trực tuyến...
Ngoài ra, lãnh đạo Văn phòng UBND quận cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản vê công tác văn thƣ, học tập rút kinh nghiệm những phƣơng pháp, cách làm hay của các cơ quan, ban, ngành để tham mƣu cho lãnh đạo UBND quận vận dụng trong
cơ quan; sâu sắc hơn trong việc tìm hiểu tâm tƣ, nguyện vọng của cán bộ văn thƣ; khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thƣ hiểu rõ hơn vai trò, vị trí công tác mà mình đảm nhiệm. Theo dõi chặt chẽ công tác văn thƣ, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm. Sự động viên khích lệ của lãnh đạo UBND quận và lãnh đạo Văn phòng chính là nguồn động lực lớn, tiếp thêm sức mạnh cũng nhƣ khuyến khích khả năng sáng tạo của cán bộ văn thƣ. Bên cạnh việc chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho dội ngũ cán bộ văn thƣ, tạo mọi điều kiện thuận lợi đế họ phát huy năng lực của mình thì Lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo UBND quận cần chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên. Sự quan tâm giúp đỡ sẽ làm cho họ ngày càng nỗ lực tận tụy với công việc của mình, làm việc hăng say hơn, nhiệt tình hơn đê hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao phó.
Bên cạnh đó, đối với mỗi cán bộ, công chức của quận, trƣớc tiên cần phải thay đổi thói quen, phƣơng thức làm việc, từ chỗ quản lý văn bản bằng hình thức thủ công giấy tờ, sổ sách sang quản lý bằng máy móc hiện đại với sự hỗ trợ của mạng máy tính và phần mềm chuyên dụng; đồng thời cần tự học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ; trình độ CNTT, tự trau dồi kỹ năng ứng dụng CNTT trong xử lý công việc của mình. Ngoài ra, mỗi ngƣời cần có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến đến các cán bộ, công chức khác trong cơ quan việc ứng dụng CNTT trong xử lý công việc.
Ngoài ra, hàng năm, UBND quận cần tổ chức bình chọn, nêu gƣơng những lãnh đạo, CBCC tiêu biểu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin của quận, có thể coi đó là một tiêu chí để đánh giá, xếp loại công chức hằng năm của quận, qua đó động viên, khích lệ mỗi ngƣời ý thức phấn đấu và cố gắng trong việc áp dụng tối đa CNTT trong giải quyết các công việc.
3.3.2 Đối với công tác văn thư của quận
3.3.2.1 Kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện công tác văn thư
Lãnh đạo UBND quận cần tiến hành rà soát lại số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ, đánh giá và phân loại thực trạng về năng lực, trình độ của từng cán bộ văn thƣ. Có thể đánh giá dựa trên các tiêu chí cơ bản sau:
Thứ nhất, yêu cầu về phẩm chất chính trị. Ngƣời cán bộ văn thƣ hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm đƣợc những hoạt động quan trọng trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với ngƣời cán bộ văn thƣ là yêu cầu về phấm chất chính trị. Đó là: phải có lòng trung thành, tuyệt đối tin tƣởng vào đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc và với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, nơi cán bộ văn thƣ đang công tác; luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nƣớc, không ngừng rèn luyện bản thân, học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nƣớc.
Thứ hai, yêu câu vé chuyên môn nghiệp vụ. Yêu câu vê chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thƣ phải đƣợc thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: cán bộ văn thƣ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thƣ, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiêu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan đê hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu câu quan trọng đặt ra đối với ngƣời cán bộ văn thƣ là không chỉ học tập vê lý luận nghiệp vụ ở trƣờng, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bƣớc rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: cán bộ văn thƣ không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thƣớc đo năng lực thực tế của cán bộ văn thƣ một cách trung thực, chính xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thƣ không những giúp cán bộ văn thƣ từng bƣớc nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
Thứ ba, những yêu cầu khác. Do tính chất nội dung công việc đòi hỏi ngƣời