3.3 Giải pháp
3.3.4 Các giải pháp về kỹ thuật, phần mềm
3.3.4.1 Hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đến, đi và áp dụng chữ ký số trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND quận
* Hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đến, đi
Trên cơ sở Quyết định số 2546/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 về việc ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm, UBND quận cần hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đến, đi theo đúng tinh thần của Thông tƣ 01/2019 /TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lƣu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thƣ, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Đối với quy trình quản lý văn bản đến: cần thực hiện theo đúng quy trình nhƣ Lƣu đồ quản lý văn bản đến trong Thông tƣ số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ nội vụ.
- Đối với quy trình quản lý văn bản đi: cần thực hiện theo đúng quy trình nhƣ Lƣu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản trong Thông tƣ số 01/2019/TT- BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ nội vụ.
* Áp dụng chữ ký số trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND quận Mặc dù phần mềm nâng cấp quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp năm 2016 đã tích hợp chữ ký số trong quá trình xử lý nhƣng do một số lý do mà quận vẫn chƣa áp dụng đƣợc. Vì vậy, trong thời gian tới, UBND quận Nam Từ Liêm cần áp dụng chữ ký số góp phần cải cách hành chính và đổi mới cách thức làm việc của cơ quan:
- Tuyên truyền các chủ trƣơng, quy định của Nhà nƣớc về chữ ký số đến tất cả CBCC của quận, đảm bảo thông tin về tƣ vấn, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và đầy đủ.
- Ban hành các quy chế, quy định về công tác văn thƣ gắn với việc sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số làm căn cứ pháp lý để CBCC quận triển khai thực hiện.
- Ứng dụng chữ ký số phổ biến trong toàn quận, để các loại tài liệu, văn bản hành chính đã đƣợc xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy.
- Bố trí CBCC phụ trách CNTT hỗ trợ kỹ thuật và xử lý sự cố kịp thời và đầy đủ trong quá trình ứng dụng chữ ký số của quận.
3.3.4.2 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ phương thức quản lý ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
Cần mở rộng quy mô xây dựng mạng văn phòng điện tử liên thông của quận với các yêu cầu nhƣ sau: thông tin phải hiển thị nhanh; có công cụ tìm kiếm thông tin dễ sử dụng và cho kết quả đúng nội dung cần tìm kiếm; thông tin cần phải cập nhật nhanh chóng và thƣờng xuyên, có quy định rõ thời hạn tồn tại của từng loại thông tin.
Bảo đảm an toàn thông tin trên môi trƣờng mạng: các thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nƣớc phải đƣợc phân loại, lƣu trữ, bảo vệ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin; áp dụng, hƣớng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin.
Xây dựng một chiến lƣợc phát triển CNTT khoa học, bài bản, phân kì rõ ràng, tránh tham lam, cùng một lúc tin học hóa nhiều bộ phận, lĩnh vực. Khi xây dựng và lựa chọn các phần mềm tác nghiệp, các bộ phận, công chức có thể làm việc bán thủ công, rồi mới tiến dẫn tới việc ứng dụng triệt để.
3.3.4.3 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác văn thư; không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư và công tác quản lý văn bản.
UBND quận cần hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thƣ trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, hành chính văn phòng, đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thƣ, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lƣợng cho hoạt động văn thƣ của cơ quan.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 vào hoạt động của công tác văn thƣ và quản lý văn bản. Quy trình quản lý văn bản đi, đến tại ISO 9001 – 2015 đƣợc ứng dụng trong phần mềm quản lý văn bản với các biểu mẫu, quy trình, quy định, quy chế mang tính hệ thống đem lại hiệu suất cao trong công tác quản lý văn bản. Đó là:
- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thƣờng);
- Quy trình quản lý văn bản đi; - Quy trình quản lý văn bản đến; - Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ; - Quy trình nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan;
- Quy trình quản lý và sử dụng con dâu trong công tác văn thƣ...
Vì vậy, UBND quận Nam Từ Liêm cần tiến hành chuyển đổi hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang tiêu chuẩn quốc gia mới nhất TCVN ISO 9001:2015 trong công tác quản lý văn bản. Hệ thống văn bản này là cơ sở đế hoạt động quản lý văn bản đi, đến của quận Nam Từ Liêm đƣợc thực hiện thống nhất và hiệu quả.
Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2015 vào công tác văn thƣ hiện nay, UBND quận Nam Từ Liêm cần thực hiện các biện pháp sau:
Một là, tăng cƣờng vai trò chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND quận. Bởi lẽ việc áp dụng các biện pháp cải cách hành chính chỉ đạt kết quả nếu sự chỉ đạo của lãnh đạo thống nhất và kiên quyết. Vai trò lãnh đạo hết sức quan trọng, quyết định
định hƣớng và chiến lƣợc phát triển một tổ chức. Do vậy, trong thời gian tới, lãnh đạo UBND quận Nam Từ Liêm cần duy trì công tác kiểm tra, thanh tra để chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức, kịp thời phát hiện những khó khăn, vƣớng mắc trong công tác áp dụng ISO 9001:2015 để kịp thời giúp đỡ và tìm cách tháo gỡ khó khăn.
Hai là, tuyên truyên nâng cao nhận thức vê nội dung, vị trí, tâm quan trọng của hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Công tác tuyên truyền là một trong những nội dung quan trọng dể áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng vào hoạt động thực tiễn của UBND quận Nam Từ Liêm nói chung và công tác văn thƣ của UBND quận nói riêng; có ảnh hƣởng gián tiếp đến chất lƣợng dịch vụ công, làm thay đổi tƣ duy, nhận thức của cán bộ. Chỉ khi nắm rõ và có những hiểu biết cần thiết về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì mỗi cán bộ văn thƣ của UBND quận mới có thể làm tốt đƣợc nhiệm vụ của mình theo hƣớng khoa học, hiện đại.
UBND quận cần to chức các lớp đào tạo, bồi dƣờng kiến thức tới toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của UBND quận về vai trò của hệ thống quản lý chất lƣợng, cần tập trung đào tạo các nội dung sau: Đào tạo nhận thức chung về ISO 9001:2015 cho cán bộ mới để họ thấy đƣợc lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2015; từ đó họ sẽ làm việc theo các quy trình tác nghiệp đã xây dựng để nâng cao chất lƣợng công việc của bản thân và có trách nhiệm với nhiệm vụ đƣợc phân công. Đào tạo các kiến thức khác nhƣ: công cụ cải tiến 5S, quản lý mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, với công dân... đế xây dựng một môi trƣờng làm việc sạch sẽ, cách sắp xếp hồ sơ ngay ngắn, gọn gàng, nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ.
Bên cạnh đó, UBND quận cần cử cán bộ tham gia các khóa học đào tạo kỹ năng xây dựng văn bản và đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2015 nhằm bổ sung kiến thức và giúp cho cán bộ, viên chức nắm rõ cách thức xây dựng một quy trình tác nghiệp, cách thức đánh giá nội bộ. Từ đó, cán bộ có thể đƣa ra các ý kiến đóng góp nhàm duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng hiện tại của cơ quan mình.
Ba là, tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT để vận hành tốt hệ thống. Việc ứng dụng CNTT cho hệ thống quản lý chất
lƣợng đã đƣợc chuẩn hóa theo ISO 9001:2015 sẽ dễ dàng hơn so với các đơn vị chƣa xây dựng hệ thống. Cần đầu tƣ nhiều cho CNTT song song với việc áp dụng hệ thống tiêu chuấn ISO để đạt hiệu quả mong muốn.
Trong quá trình triển khai quản lý văn bản theo TCVN ISO 9001:2015 cần phối hợp chặt chẽ, thƣờng xuyên giữa đơn vị tƣ vấn và đơn vị chuyển đổi; có sự kiểm tra, đôn đốc kịp thời của cơ quan quản lý trong quá trình chuyển đổi.
3.3.4.4 Tiếp tục hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản
Khó khăn lớn nhất về phần mềm hiện nay là mặc dù quận đã có triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho riêng đơn vị mình, tuy nhiên vẫn chỉ ở mức độ tự xây dựng cho phù hợp với đặc thù công việc, nhu cầu của mình, chƣa có sự đồng bộ với các quận, huyện khác trong toàn thành phố.
Các giải pháp cần thực hiện trong thời gian tới là:
Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá nhu cầu để xây dựng, nâng cấp, triển khai các phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Đồng bộ hóa hệ thống phần mềm dùng chung trong các cơ quan để việc gửi nhận văn bản đƣợc nhanh chóng, thuận tiện.
Triển khai việc áp dụng các giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trên môi trƣờng mạng trên cơ sở bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn, kỹ thuật đã ban hành trong lĩnh vực an toàn, an ninh thông tin, xây dựng ban hành các nội quy, quy chế cần thiết để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin khi trao đổi văn bản điện tử
Đảm bảo sự chính xác trong nội dung của văn bản điện tử đƣợc chuyển đến giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xác nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử đƣợc tạo ra từ hệ thống do mình quản lý.
Tóm lại, văn bản vừa là công cụ quản lý vừa đối tƣợng quản lý cho nên công tác quản lý văn bản là công tác không thể thiếu đƣợc đối với hoạt động quản lý nhà nƣớc. Công việc của mọi cơ quan nhà nƣớc đƣợc tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc có đảm bảo hay không, phần lớn là do việc tổ chức quản lý văn bản có khoa học, hợp lý hay không mà trong đó quan trọng nhất là việc tổ chức chu chuyển văn bản đến và văn bản đi.
Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm vẫn còn tồn tại hạn chế, cho nên tìm kiếm và nghiên cứu áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đang là một yêu cầu cấp bách đặt ra. Trên đây là một số những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, hy vọng với một vài ý kiến đóng góp trên đây sẽ góp phần nhỏ vào việc đảm bảo cho công việc quản lý văn bản của đơn vị đƣợc suôn sẻ, tạo thành một hệ thống xuyên suốt đồng bộ và thực sự có những biến chuyển trong hiệu quả trong những năm tới.