Hình Lƣu đồ quản lý văn bản đến theo Thông tƣ số 01/2019 của Bộ nội vụ
Hình 2 .25 Lƣu đồ quá trình xử lý công văn đi tại UBND quận Nam Từ Liêm
Kiểm tra nội dung văn bản và phê duyệt dự thảo (trên phần
mềm), và ký nháy văn bản (bản giấy)
Nhận văn bản giấy từ Lãnh đạo đơn vị chuyển Tổng hợp
kiểm tra thể thức văn bản
Kiểm tra, ký vào phiếu trình ký VB Kiểm tra, ký phiếu trình ký Nhận bản giấy đã ký từ lãnh đạo quận, chuyển cán bộ đơn vị, chuyển
VB giấy và VB dự thảo trên phần mềm cho văn thƣ
- Phần mềm: Kiểm tra VB dự thảo - VB giấy: Kiểm tra thể thức VB, chữ ký
của ngƣời có thẩm quyền, cấp số, phát hành văn bản đi, lƣu hồ sơ theo quy định Phân công cán bộ đơn vị tham mƣu
soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản, tạo dự thảo trên phần mềm
Chuyển lại VB, sửa thể thức đúng quy định
Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
a. Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị phân công cán bộ đơn vị soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của đơn vị.
b. Soạn thảo văn bản
- Cán bộ đơn vị khi đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trƣớc khi trình ký văn bản giấy phải tạo dự thảo văn bản và gửi trên phần mềm, trình lãnh đạo phòng phê duyệt dự thảo.
- Lãnh đạo đơn vị ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.