Cần thực hiện cải tiến các quy trình, nhất là quy trình tác nghiệp theo hướng đơn giản hóa để từng bước rút ngắn thời gian xử lý giao dịch TTTM cho khách hàng. Thực hiện thiết kế các mẫu biểu, chứng từ trong hoạt động TTTM theo hướng tích hợp, hạn chế việc yêu cầu khách hàng lập nhiều biểu mẫu khác nhau cho cùng một giao dịch.
Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng ban một cách chuyên nghiệp và hướng đến khách hàng. Cần tổng hợp, ban hành văn bản, quy định theo hướng thống nhất, nhất quán trong toàn hệ thống, dễ dàng tìm hiểu, trích lục mà vẫn đảm bảo được tiêu chuẩn quản lý rủi ro.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chuẩn, mục tiêu chất lượng trong hoạt động TTTM và công bố công khai để khách hàng có thể đánh giá, xem xét giữa thực tế với mục tiêu đề ra nhằm tạo sự tin tưởng và hài lòng ở khách hàng.
Hiện Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội đang thực hiện giao dịch TTTM theo mô hình tập trung ở giai đoạn 1, với quy trình theo sơ đồ 3.1 sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý giao dịch TTTM hiện tại
(Nguồn: Báo cáo TTTM năm 2021 của Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội )
Các bước thực hiện:
• Bước 1: Khách hàng mang hồ sơ, chứng từ trực tiếp đến chi nhánh Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội.
• Bước 2: Chi nhánh tập hợp hồ sơ, chứng từ giao dịch, gửi tới Trung tâm tác nghiệp Tài trợ thương mại (TFC) thông qua chương trình giao dịch tập trung TF+.
• Bước 3: TFC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ Chi nhánh gửi từ TF+, sử dụng các chương trình hỗ trợ để thực hiện giao dịch.
• Bước 4: TF gửi giao dịch đã thực hiện về cho Chi nhánh để thực hiện thông báo cho khách hàng, hoặc xử lý các bước kế tiếp.
Việc thực hiện giao dịch tập trung đã được Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội triển khai từ năm 2021, và đã đem lại những kết quả tích cực về mặt chất lượng các giao dịch TTTM. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh và mạnh của công nghệ thông tin trong thời gian qua, cũng như sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ truyền thống cũng như các tổ chức tín dụng nước ngoài mới bước chân vào Việt Nam với tiềm lực tài chính, cũng như công nghệ, thì Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội cần sớm triển khai bước 2 của mô hình tác nghiệp TTTM đã được ban lãnh
đạo định hướng như mô tả tại sơ đồ 3.2 dưới đây:
Sơ đồ 3.2: Quy trình xử lý giao dịch TTTM trong thời gian tới
(Nguồn: Báo cáo TTTM năm 2021 của Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội )
• Bước 1: Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ tới Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội thông qua hệ thống trực tuyến.
• Bước 2: Hệ thống trực tuyến của khách hàng được kết nối tới Chi nhánh và TFC.
• Bước 3: Chi nhánh gửi hồ sơ phê duyệt (nếu cần) qua hệ thống trực tuyến cho TFC.
• Bước 4: TFC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của khách hàng và chi nhánh, thực hiện tác nghiệp.
• Bước 5: Kết quả sau đó được trả về cho Chi nhánh và khách hàng qua hệ thống trực tuyến.
Như vậy, khi áp dụng được mô hình giao dịch mới này, thời gian tác nghiệp sẽ được giảm đi đáng kể, giảm thiểu công việc cho cán bộ bán hàng tại chi nhánh, bên cạnh đó đem lại sự tiện ích cho khách hàng như có thể thực hiện giao dịch trong bất kỳ thời gian, địa điểm nào thuận tiện, nhận được kết quả sớm, kịp thời bổ sung, thay đổi yêu cầu đối với dịch vụ cho phù hợp với nhu cầu giao dịch tại từng thời điểm.
Tuy nhiên, muốn triển khai được tốt mô hình này, cần tổ chức tư vấn kiến thức TTTM, cũng như cách sử dụng chương trình đến từng khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có các bộ phận xuất – nhập khẩu mà chỉ có bộ phận kế toán kiêm nhiệm.