Để nâng cao chất lượng hoạt động TTTM, chính sách quản lý nội bộ đóng vai trò quan trọng xuyên suốt quy trình. Chính sách quản lý nội bộ hợp lý, phát huy được hiệu quả của bộ máy vận hành thì chất lượng hoạt động sẽ được nâng cao. Để làm được điều này, Ngân hàng KEB Hana – Chi nhánh Hà Nội cần định hướng xây dựng những chính sách như sau:
- Xây dựng Cơ chế phối hợp nội bộ chi nhánh giữa các phòng, tổ khi cung cấp sản phẩm dịch vụ TTTM:
Cơ chế phối hợp sẽ cụ thể hóa một số nội dung trong các quy trình tác nghiệp, thời gian tác nghiệp, phân quyền các hạn mức phê duyệt đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm cá nhân/đơn vị trong tổ chức thực hiện cung ứng các sản phẩm dịch vụ ngân hàng (cho khách hàng) có liên quan đến nhiều phòng nghiệp vụ, góp phần thỏa mãn tối đa nhu cầu hợp lý, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ theo phương châm: đơn giản, tiện lợi, nhanh chóng, chất lượng, hiệu quả và đúng quy định.
Hiện nay, Chi nhánh tuân theo mô hình xử lý tập trung TTTM của toàn hệ thống. Các bước chuyển tiếp lên TFC có thể được thực hiện nhanh hơn nếu nội bộ chi nhánh tuân thủ Cơ chế phối hợp.
Liên quan đến hoạt động tài trợ vốn, các quy trình giải ngân, chiết khấu cũng cần được phân rõ thời gian tác nghiệp, phân quyền các hạn mức phê duyệt để đảm bảo đáp ứng về tiến độ cho khách hàng, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của cấp thẩm quyền phê duyệt.
Việc thực hiện đúng theo cơ chế phối hợp sẽ giúp ngân hàng đảm bảo được tính chính xác của sản phẩm dịch vụ, giảm thiểu thời gian cung ứng nên sẽ nâng cao được chất lượng dịch vụ và đem lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng.
- Xây dựng cơ chế quản lý rủi ro hoạt động TTTM
Hiện nay, Chi nhánh đang quản lý rủi ro TTTM theo các quy trình quản lý rủi ro tín dụng và rủi ro tác nghiệp chung của hệ thống. Hàng tháng, những giao dịch nghi ngờ sẽ được thông báo để rà soát và khắc phục (nếu có). Hội sở chính cũng ban hành Quy tắc nhận diện các đâu hiệu rủi ro TTTM và Quy trình tra cứu thông tin về giao dịch TTTM.
Với đặc tính rủi ro TTTM thường trực, xuất phát từ cả lý do chủ quan lẫn khách quan, quản lý rủi ro TTTM cũng vì thế mà cần xây dựng một cơ chế riêng.
Theo đó, các giao dịch TTQT và các khoản cấp tín dụng có yếu tố TTTM đều cần được theo dõi theo các mã định danh riêng để thuận tiện quản lý, theo dõi và tra soát. Ngoài việc tra cứu theo Chương trình của Hội sở chính, tra soát đầy đủ các dấu hiệu theo Quy tắc nhận diện, Cơ chế quản lý cần cập nhật liên tục các chính sách cấm vận, các giao dịch và các bên nghi ngờ để cán bộ chi nhánh có đủ nền tảng thông tin cảnh bảo rủi ro.
Đặc biệt đối với nghiệp vụ tài trợ XNK, chi nhánh cần đặc biệt quản lý công tác thẩm định, quản lý tài sản đảm bảo, đánh giá chính xác năng lực tài chính, xếp loại chất lượng tín dụng cho từng khách hàng. Trên cơ sở đó xây dựng hạn mức mở L/C, hạn mức chiết khấu bộ chứng từ… phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng. Đồng thời, thường xuyên theo sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để dự báo kịp thời được những nguy cơ tiềm ẩn từ khách hàng để có biện pháp phòng ngừa, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.