Điểm cải tiến của ISO 9001:2015 so với các phiên bản cũ là việc tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro. Cách tư duy này sẽ giúp tổ chức xác định các yếu tố có thể là nguyên nhân làm các quá trình và hệ thống quản lý của tổ chức chệch khỏi kết quả được hoạch định. Nhờ vậy, tổ chức có thể đưa ra cách kiểm sốt phịng ngừa nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng tối đa cơ hội khi nó xuất hiện. ISO 9001:2015 áp dụng quy trình “Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động” để điều chỉnh chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn về hệ thống do đó có thể áp dụng cho tất cả các tổ chức/doanh nghiệp (không phân biệt phạm vi, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ. quyền sở hữu, ví dụ như: các cơ sở sản xuất, cung cấp dịch vụ, các đơn vị hành chính sự nghiệp, …).
Ngày nay, nhận thấy những lợi ích mà ISO 9001 mang lại, nhiều tiến sĩ, các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực kinh tế, công tác quản lí trên thế giới đã thực hiện các bài nghiên cứu, phân tích ISO 9001 trên nhiều lĩnh vực để nhân rộng sự thành công của
17
tiêu chuẩn này đến tất cả các tổ chức, cơng ty trên tồn thế giới, đây là một số thành tựu nghiên cứu về ISO 9001:
- Purwanto, A., Asbari, M., & Santoso, PB (2020), Hiệu quả của việc triển khai hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001: 2015 và ISO 22000: 2018 đối với hoạt động chất lượng ngành bao bì tại Banten Indonesia. Jurnal Ilmiah MEA (Manajemen, Ekonomi và Akuntansi).
- Manders, B. (2015, ngày 30 tháng 1), Thực hiện và tác động của ISO 9001 (Số EPS-2014-337-LIS). Tiến sĩ ERIM Loạt bài Nghiên cứu về Quản lý. Viện Nghiên cứu Quản lý Erasmus.
- Nunhes, TV, Barbosa, LCFM và de Oliveira, OJ (2017), Xác định và phân tích các yếu tố và chức năng có thể tích hợp trong hệ thống quản lý tích hợp. Tạp chí Sản xuất sạch hơn.
- Petricevic, O., & Teece, DJ (2019), Định hình lại cấu trúc của tồn cầu hóa: Hàm ý đối với các lĩnh vực chiến lược, thu lợi nhuận từ đổi mới và doanh nghiệp đa quốc gia, Tạp chí Nghiên cứu Kinh doanh Quốc tế, 50.
- Sampaio, P., Saraiva, P., & Rodrigues, AG (2009b). Nghiên cứu chứng nhận ISO 9001: câu hỏi, câu trả lời và cách tiếp cận. Tạp chí Quốc tế về Quản lý Chất lượng & Độ tin cậy.
1.4.2. Mục tiêu của áp dụng ISO 9001- 2015 vào quy trình sản xuất
Khi doanh nghiệp áp dụng ISO 9001- 2015 “thật sự” sẽ đạt được 2 mục đích:
Ổn định chất lượng sản phẩm và dịch vụ:
-Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày càng giảm. Tất cả các cơng việc đều được kiểm sốt và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên đồng đều và ngày càng nâng cao, kết quả là chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ ngày càng ổn định.
-Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 sẽ buộc phải đánh giá kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, công ty sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với mình, số lần hàng hóa mua vào khơng đạt u cầu sẽ giảm đi, các chi phí do kiểm tra lại hàng hóa, hoặc vẫn trả lương cho nhân viên nhưng nhà máy tạm ngừng hoạt động do thiếu nguyên vật liệu (trả về do kém chất lượng), …. sẽ giảm đi rất nhiều.
-Cung cấp được nhiều hàng hóa/dịch vụ hơn nhờ năng lực nhân viên tăng. Khi áp dụng ISO 9001:2015, công ty buộc phải xác định năng lực của từng vị trí cơng việc, trong đó có các vị trí cơng việc kinh doanh, những
18
nhân viên kinh doanh nào chưa đạt yêu cầu sẽ được đào tạo để tăng năng lực chuyên môn.
Thỏa mãn khách hàng thơng qua hành động khắc phục, phịng ngừa và cải tiến liên tục:
-Nếu một hệ thống hoạt động khơng trơn tru, nhất qn thì từ khâu nhân sự cho đến tất cả quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm sẽ khó kiểm sốt và phạm phải rất nhiều sai lỗi. Việc phát sinh trục trặc sẽ dẫn tới lãng phí thời gian, tiền bạc thậm chí là uy tín của doanh nghiệp.
-Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ hiểu rõ bản thân doanh nghiệp muốn gì, nắm bắt cơ hội, rủi ro bên trong và bên ngồi từ đó định hướng được chiến lược kinh doanh, làm giảm các sai lệch, các sản phẩm tạo ra cũng được kiểm soát chuẩn mực, nhân viên cũng được nâng cao nhận thức, trách nhiệm trong quá trình làm việc.
-Khi tạo ra được những sản phẩm đạt chất lượng, nhân viên chuyên nghiệp sẽ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ sử dụng từ đó góp phần nâng cao giá trị, hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.
-Nhu cầu khách hàng ngày càng tăng thì doanh nghiệp sẽ phải ln cập nhật để cải tiến phù hợp.
-Có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm những chiến lược kinh doanh lớn và ký kết được những hợp đồng lớn. Khi đã áp dụng ISO 9001:2015 vào cơng ty của mình, Giám đốc có thể n tâm cơng ty hoạt động hiệu quả, người Giám đốc có được nhiều thời gian để tìm hiểu thêm về thị trường, kết nối các mối quan hệ quan trọng, hoặc đơn giản tham gia các buổi hội thảo để có thêm kiến thức, tầm nhìn từ đó hoạch định ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả của công ty.
1.4.3. Lợi ích khi áp dụng ISO 9001- 2015
8 Lợi ích và tác dụng:
[1] Giảm chi phí sửa chữa và phế phẩm cho cơng ty: ISO 9001 giúp thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Mọi thứ có sự kiểm sốt, điều hành, quản lý chặt chẽ, hạn chế các lỗi sai hỏng khơng mong muốn. Ít hàng hỏng, khơng có hàng lỗi thì đương nhiên khơng mất nhiều chi phí khắc phục cho các hàng hỏng, hàng lỗi. Đỡ tốn rất nhiều nhân lực, nhân sự, hoặc chi phí phát sinh khơng mong muốn. Giúp tiết kiệm được chi phí sửa chữa phế phẩm cho công ty.
[2] Phát hiện các nguyện vật liệu lỗi trước khi vào sản xuất: Thông thường ISO 9001 yêu cầu tổ chức đảm bảo các hoạt động theo dõi, đo lường cho các giai đoạn
19
thích hợp. Yêu cầu tổ chức phải thiết lập các công đoạn đo lường và theo dõi phù hợp nhất, thông thường các tổ chức khi áp dụng ISO 9001 đều phải thiết lập từ đầu vào đến đầu ra cuối cùng của các cơng đoạn, q trình. Khi thiết lập quy trình, các hướng dẫn cơng việc cho cơng đoạn đầu vào thì người thợ vận hành, người thợ kiểm tra sẽ biết mình phải làm gì đều được quy định trong các yêu cầu, trong các quy trình trong các hướng dẫn cơng việc mà ISO 9001 yêu cầu. Khi biết mình phải làm gì thì những nguyên vật liệu đầu vào lỗi sẽ bị phát hiện và loại bỏ ngay lập tức, tránh nhà máy mất chi phí cho các nguyên vật liệu lỗi lọt vào dây chuyền sản xuất.
[3] Cải thiện thời gian giao hàng đúng hạn: Khi mọi thứ được vận hành theo một hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì tất cả phịng ban từ mua hàng, nhân sự,… đều tuân theo quy trình, quy định của ISO 9001 nhờ thế chất lượng công ty được đảm bảo, số lượng đơn hàng của công ty sẽ tạo ra đúng theo tgian, yêu cầu cam kết với khách hàng. Công ty sẽ đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn.
[4] Giảm chi phí chất lượng: Chi phí chất lượng là khoản chi phí đầu tư chất lượng nhằm làm cho sản phẩm phù hợp với mục đích và yêu cầu của khách hàng trong phạm vi nguồn lực tổ chức. Chi phí chất lượng giúp nhà quản lý nhận biết cơ hội để cải thiện chất lượng. Thực hiện các hoạt động khắc phục, đo lường hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí chất lượng quyết định giá thành sản phẩm, và lợi nhuận của cơng ty. Chi phí chất lượng bao gồm chi phí sai hỏng, chi phí phịng ngừa, chi phí đánh giá. Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì cơng ty sẽ quản lý được ba loại chi phí này. Mục đích của tổ chức là giảm chi phí chất lượng xuống cịn thấp nhất có thể. Và ISO 9001 giúp doanh nghiệp làm được điều đó. Chi phí chất lượng là một yếu tố cần được quản lý trong bất cứ doanh nghiệp nào.
[5] Giảm phàn nàn, gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn tập trung vào khách hàng, nó ln đặt khách hàng lên vị trí đầu tiên. Những vấn đề phàn nàn về chất lượng sản phẩm sẽ không được phép xuất hiện trong công ty áp dụng ISO 9001. Khi công ty, tổ chức triển khai ISO 9001 tốt thì lúc nào lợi ích của khách hàng lúc nào cũng đặt lên hàng đầu. 7 nguyên tắt của ISO thì nguyên tắt tập trung vào khách hàng là đầu tiên và các điều khoản chính của ISO cũng nhấn mạnh vào khách hàng. Khi ISO được áp dụng trong tổ chứ thì khách hàng sẽ ít phàn nàn và sự hài lòng, ưng ý sẽ cao lên.
[6] Giúp doanh nghiệp duy trì nhất qn sản phẩm: điều này có nghĩa là sản phẩm cam kết với khách hàng như thế nào thì chắc chắn khách hàng sẽ nhận được chất lượng đúng như vậy.
20
[7] Cải thiện truyền đạt nội bộ, tăng hiệu suất: truyền đạt thông tin là thông tin được truyền từ người này sang người khác, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên, từ kỹ sư đến người trực tiếp vận hành máy móc. Khi làm việc rất cần giao tiếp và truyền đạt thông tin. Tất cả các thông tin phải được trao đổi giúp cho người thực hiện đúng yêu cầu, quy định. Vấn đề thông tin truyền đạt trong công ty rất quan trọng, việc đưa thông tin từ người này đến người khác, từ cấp độ này đến cấp độ khác rất cần tổ chức phải chú ý. ISO 9001 giúp tổ chức làm được điều đó bằng các yêu cầu cụ thể về việc văn bản hóa các thơng tin thơng qua các điều khoản cụ thể đó là điều khoản 7.5. Với điều khoản này tổ chức phải thiết lập hệ thống sao cho giúp công ty truyền đạt được thông tin tốt nhất thông qua tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, phù hợp. Nếu thông tin được truyền đạt phù hợp thì cơng việc đạt hiệu quả rất nhiều tránh trường hợp thiếu thông tin, sai lệch thông tin.
[8] Giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận: ISO 9001 giúp công ty hạn chế sản phẩm hỏng lỗi, tránh mất chi phí khơng mong muốn dẫn đến chi phí chất lượng giảm, chi phí sản xuất giảm và dẫn đến giảm giá thành sản phẩm. Sản phẩm bán ra thị trường với giá thành cạnh tranh thì doanh thu sẽ tăng.
1.4.4. Điều khoản trong ISO 9001:2015 1.4.4.1. Tổng quan các điều khoản 1.4.4.1. Tổng quan các điều khoản
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gồm 10 điều khoản:
Điều khoản 1: Phạm vi áp dụng
Điều khoản 2: Tài liệu viện dẫn
Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa
Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
Ở điều khoản này, việc công ty cần làm là nắm được nhu cầu khách hàng, bao gồm cả nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan
Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
Khác với các phiên bản trước đây, ISO 9001:2015 quy định vai trị của sự lãnh đạo có thể chuyển giao cho “Đại diện quản lý chất lượng”. Phiên bản mới này nhấn mạnh vào tầm quan trọng của sự lãnh đạo và cam kết của người lãnh đạo cao nhất trong một tổ chức doanh nghiệp, người đó phải truyền đạt được tầm quan trọng trong việc đạt được mong đợi của các đối tác ở mọi thời điểm – “Customer focus”. Đây cũng là nơi chính sách chất lượng được thành lập và truyền dạt, trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban trong tổ chức cũng được chỉ ra rõ ràng.
21
Điều khoản này chỉ ra việc làm thế nào để hoạch định hiệu quả, giải quyết các rủi ro và tận dụng cơ hội trong thị trường kinh doanh, đây cũng là một điểm nổi bật trong phiên bản ISO 9001:2015. Mục tiêu chất lượng cũng được thành lập và điều quan trọng là có kế hoạch để đạt được. Những sự thay đổi phải được xem xét đến mỗi khi mục tiêu và hành động thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng.
Điều khoản 7: Hỗ trợ
Mỗi một tổ chức mà thiếu đi những nguồn lực hỗ trợ thì chắc chắn tố chức đó sẽ thất bại, ISO 9001 lần lượt chỉ ra các nguồn lực hỗ trợ quan trọng căn bản nhất mà mọi tổ chức cần có ở điều khoản này. Đó là:
-Nguồn lực -Năng lực -Nhận thức
-Trao đổi thông tin
-Thông tin dưới dạng văn bản
Nguồn lực ở đây bao gồm con người có năng lực, hệ thống cơ sử vật chất đầy đủ, môi trường làm việc đầy đủ cho việc vận hành hiệu quả cho tất cả các quá trình. Việc sử dụng các nguồn lực cũng được giám sát, đo lường.
Một phần quan trọng trong điều khoản này là thống tin dưới dạng văn bản. đó là sự tổng hợp các dịnh nghĩa trước đây bao gồm: sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn cơng việc, hồ sơ và Form mẫu
Điều khoản 8: Điều hành
Trong mục này sẽ nói về việc tạo ra sản phẩm như thế nào, cung cấp dịch vụ ra sao, tiêu chuẩn sẽ đề cập đến những hạng mục nào. Đây là nơi mà lãnh đạo công ty phải liên tục theo dõi và giám sát quá trình quản lý và kiểm soát các vấn đề quan trọng. Sau tất cả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ sẽ phụ thuộc vào khả năng kiểm soát hệ thống chất lượng của công ty. Điều khoản này cũng sẽ đề cấp đến việc:
-Lập kế hoạch
-Kiểm sốt q trình điều hành -Nắm bắt được nhu cầu khách hàng -Thiết kế và phát triển sản phẩm -Kiểm sốt các q trình th ngồi -Quản lý sau khi giao hàng
22
Đây là nơi kiểm tra kết quả thông qua việc theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá các chỉ số KPIs. Việc đánh giá nội bộ định kỳ giúp thu thập số liệu cho việc quản trị hay xem xét phần nào của tổ chức cần phải thay đổi và cải tiến.
Điều khoản 10: Cải tiến
Hành động cải tiến ở đây là khi tổ chức chỉ ra được sự không phù hợp và đưa ra được hành động khắc phục của nó. Đó là cách mà công ty thực hiện và đạt được sự cải tiến liên tục.
1.4.4.2. Các điều khoản đáp ứng cho quy trình sản xuất trong ngành in
Điều khoản 4.1: Hiểu được bối cảnh của tổ chức:
Điều khoản này yêu câu tổ chức phải hiểu được bối cảnh của mình đang ở đâu và sẽ đi đến đâu trong thị trường. Cụ thể là tổ chức cần phải xác định được 2 vấn đề chính là vấn đề bên trong (bao gồm điểm mạnh – cần phát huy và điểm yếu – phải khắc phục, sửa đổi) cùng với các vấn đề bên ngoài (cơ hội và thách thức) mà tổ chức đang phải đối mặt hoặc có thể tận dụng cơ hội để nâng cao giá trị, tăng sự thỏa mãn của khách hàng.
Điều khoản 4.3: Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
Phạm vi được hiểu là ranh giới và khả năng áp dụng. Ranh giới ở đây là vị trí địa lý, là áp dụng triển khai hệ thống quản lý chất lượng đối với khu vực, phòng ban nào, và đặc biệt là áp dụng triển khai cho sản phẩm, dịch vụ nào của tổ chức. Còn khả năng áp dụng là nhắc tới việc tổ chức có đáp ứng được tất cả