CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.4. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2015
1.4.5. Tầm quan trọng của quy trình khi áp dụng ISO 9001-2015
1.4.5.1. Bản chất quá trình và quy trình
Theo ISO 9001-2015:
Quy trình là cách thức mà chúng ta thực hiện q trình, cơng việc, văn bản hố ( giấy, in ấn, điện tử…) đã được thiết lập sẵn và được phê duyệt bởi lãnh đạo và chúng ta phải làm theo nó khi triển khai cơng việc thuộc phạm vi của quy trình. Quá trình đưa ra cách thực hiện và triển khai 1 quy trình nhằm đảm bảo quy trình đó đạt được đầu ra mong muốn, giúp cho người thực hiện công việc trực tiếp sản xuất, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá và xác định các sự phù hợp và khơng phù hợp trong q trình sản suất từ đó cải tiến nâng cao chất lượng.
1.4.5.2. Mục đích xây dựng quy trình
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào trong sản xuất sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, phát huy nội lực, củng cố lòng tin của khách hàng với sản phẩm. Mở rộng mối quan hệ đầu tư và thị trường cho doanh nghiệp tiêu thụ hàng hóa trong và ngồi nước. Các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 nhằm mục đích:
Nâng cao hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp
Hiệu quả làm việc được cải thiện rõ rệt
Trách nhiệm của người lao động được nâng cao
Hạn chế tối đa sai sót phát sinh trong cơng việc
Chất lượng và sản phẩm dịch vụ luôn được giữ vững
Lợi nhuận của doanh nghiệp gia tăng
1.4.6. Các quy trình bắt buộc ở điều khoản ISO 9001-2015 1.4.6.1. Quy trình kiểm sốt chất lượng 1.4.6.1. Quy trình kiểm sốt chất lượng
Để có thể thực hiện hoạt động QC của sản phẩm được diễn ra một cách sn sẻ và có hiệu quả, thì những người thực hiện cần phải xây dựng kế hoạch cụ thể. Theo ISO 9001-2015, tổ chức cần phải đồng bộ các quy trình kiểm sốt chất lượng với
32
nhau để sản phẩm đầu ra là thống nhất. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này cần phải được đo lường một cách khách quan.
Tổ chức cần thiết lập, thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến Hệ thống. Bao gồm các quy trình cần thiết và tương tác của chúng, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. Tổ chức sẽ cần xác định đầu vào và đầu ra của các quy trình. Trình tự và tương tác của các quy trình, nguồn lực cần thiết. Trách nhiệm của nhân viên và biện pháp đảm bảo tính hiệu quả của các quy trình.
Ngồi ra, tổ chức sẽ phải duy trì thơng tin tài liệu cần thiết để hỗ trợ hoạt động của các quy trình. Đồng thời lưu giữ hồ sơ để chứng minh rằng các quy trình đã được thực hiện theo kế hoạch. Phân tích các yếu tố bên trong, bên ngoài, các bên quan tâm. Doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu cho sản phẩm và sản xuất của mình. Kết hợp với phạm vi đã xác định. Doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hệ thống quy trình, tài liệu để thực hiện các mục tiêu trên.
33
1.4.6.2. Quy trình sản xuất
34
Các bước thực hiện để kiểm soát chất lượng, theo tiêu chuẩn ISO: Bước 1: Nhận yêu cầu sản xuất
Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất Bước 3: Thực hiện sản xuất Bước 4: Kiểm tra chất lượng
Bước 5: Chờ xuất/ ghi chép báo cáo
1.4.6.3. Quy trình kiểm sốt đầu ra khơng phù hợp
Quy trình kiểm sốt đầu ra khơng phù hợp tn thủ theo điều khoản 8.
Các đầu ra không phù hợp phải được ngăn chặn khỏi việc sử dụng hoặc phân phối ngồi ý muốn. Vì vậy tổ chức phải xác định và kiểm sốt các đầu ra khơng phù hợp xuất hiện từ bất kỳ giai đoạn sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ nào. Tùy thuộc vào bản chất của sự khơng phù hợp có thể thực hiện một hoặc nhiều hành động sau:
Điều chỉnh
Tách biệt, ngăn chặn, trả lại hoặc đình chỉ cung cấp sản phẩm và dịch vụ
Thông báo cho khách hàng
Có được sự chấp nhận theo sự nhượng bộ của Khách hàng.
Việc sự không phù hợp được khắc phục cũng cần phải xác minh lại với yêu cầu mới của Khách hàng. Tổ chức cần lưu giữ thông tin tài liệu mô tả sự không phù hợp, hành động khắc phục được thực hiện. Sự nhượng bộ thu được từ khách hàng liên quan đến sự không phù hợp.
35
1.4.6.4. Quy trình quản lý rủi ro
Quy trình quản lý rủi ro tuân thủ theo điều khoản 6. Hoạch định
Hình 1.6: Cấu trúc quản lý rủi ro trong tiêu chuẩn Về tổng quát có 4 chiến lược giải quyết rủi ro: Về tổng quát có 4 chiến lược giải quyết rủi ro:
Chiến lược loại bỏ rủi ro
Chiến lược chuyển rủi ro
Chiến lược giảm thiểu mức độ rủi ro
Chiến lược chấp nhận rủi ro
Sau khi nhận diện các rủi ro và cơ hội, tổ chức phải thực hiện các hành động để giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn các rủi ro và tận dụng triệt để các cơ hội. Tiêu chuẩn không yêu cầu phải giải quyết rủi ro và cơ hội được phát hiện, nên việc lựa chọn giải quyết rủi ro và tận dụng cơ hội nào là tuỳ tổ chức. Tuy nhiên, các hành động này phải góp phần đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
1.4.5.5. Quy trình kiểm sốt tài liệu, hồ sơ
Quy trình kiểm sốt tài liệu, hồ sơ tuân thủ theo điều khoản 7. Hỗ trợ Quy trình kiểm sốt tài liệu, hồ sơ
Quy trình kiểm sốt tài liệu theo ISO 9001:2015 là hành động chứng minh rằng các hoạt động về hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp được thực hiện theo yêu cầu của hệ thống và áp dụng hiệu quả.
36
Bên cạnh đó, việc kiểm sốt hồ sơ giúp chắc chắn rằng những tài liệu này được xây dựng, phê duyệt, kiểm tra, sao chép, sửa đổi và duy trì trước khi xuất bản. Quy trình kiểm sốt tài liệu theo ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo những mục đích sau đây:
a) Trao đổi thơng tin: Việc trao đổi thông tin bao gồm: Những phương tiện để truyền đạt và trao đổi thơng tin
Loại hình và quy mơ: Phụ thuộc vào các yếu tố như mức độ chính thức của hệ thống trao đổi; trình độ kỹ năng giao tiếp; văn hóa của tổ chức/doanh nghiệp; bản chất của sản phẩm và quy trình.
b) Bằng chứng của sự phù hợp
Cung cấp các bằng chứng về việc hoạch định cũng như kết quả đạt được theo như hoạch định đó.
c) Chia sẻ các kiến thức
Phổ biến rộng rãi và bảo tồn các kiến thức có ích như quy định kỹ thuật và kỹ thuật sản xuất.
Các bước kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 Bước 1: Xác định các yêu cầu
Bước 2: Xem xét yêu cầu Bước 3: Soạn thảo/sửa đổi Bước 4: Xem xét
Bước 5: Phê duyệt
Bước 6: Phân phối/cập nhật Bước 7: Nhận tài liệu Bước 8: Kiểm soát tài liệu Bước 9: Sử dụng tài liệu
1.4.6.6. Quy trình đánh giá nội bộ
Quy trình đánh giá nội bộ tuân thủ theo điều khoản 9. Bước 1: Đề xuất đánh giá
Tiếp xúc ban đầu với bên được đánh giá: xác định đầy đủ các yêu cầu của các tổ chức và cung cấp thông tin chính xác cho đầu vào của q trình.
Xác định mức độ khả thi về đánh giá, xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động của quá trình.
Nguồn nhân lực: xác định các biện pháp hiện thời có đảm bảo nhân viên đủ năng lực để thực hiện quá trình.
Bước 2: Chuẩn bị đánh giá
37 Chuẩn bị kế hoạch đánh giá
Phân cơng nhóm đánh giá
Chuẩn bị tài liệu làm việc
Bước 3: Thực hiện hoạt động đánh giá
Họp mở đầu
Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá
Thông tin trong lúc đánh giá
Phân cơng vai trị, trách nhiệm của người quan sát
Thu thập và xác nhận thông tin
Chuẩn bị kết quả đánh giá
Họp kết thúc
Bước 4: Chuẩn bị và phân phối báo cáo đánh giá
Chuẩn bị báo cáo đánh giá
Phân phối báo cáo đánh giá Bước 5: Hoàn tất đánh giá
Bước 6: Hoạt động theo dõi sau đánh giá
1.4.6.7. Quy trình thực hiện hành động khắc phục
Quy trình thực hiện hành động khắc phục đáp ứng điều khoản 10.Cải tiến Hành động khắc phục được thực hiện khi:
Có dấu hiệu, hiện tượng các sự không phù hợp hoặc tiểm ẩn, dẫn đến hoặc có nguy cơ khơng thực hiện được mục tiêu chất lượng của cơ quan, khơng đáp ứng chính sách chất lượng.
Có tính chất lặp lại.
Các dấu hiệu, hiện tượng sự không phù hợp hoặc tiểm ẩn, gây hậu quả nặng, mức độ lớn.
Khi các hồ sơ sự không phù hợp được lập quá 03 lần liên tiếp cho cùng một nội dung không phù hợp tại cùng đơn vị được đánh giá.
Các yêu cầu cần thực hiện để cải tiến nâng cao hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL.
Các yêu cầu cần thực hiện để cải tiến chất lượng hoạt động chức năng nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
Các yêu cầu cần thực hiện khi có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi phạm vi HTQLCL, thay đổi hoạt động chức năng, định hướng thực hiện hoạt động chức năng.
38
Hình 1.7: Quy trình thực hiện hành động khắc phục
Bất kỳ sự không phù hợp cần phải được thực hiện các hành động để kiểm sốt nó và giải quyết hậu quả.
Sau khi được xác định, một hành động khắc phục phải được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp. Đồng thời ngăn chặn sự tái diễn của nó. Hiệu quả của các hành động được thực hiện phải được đánh giá và ghi lại. Cùng với thông tin được báo cáo ban đầu về hành động không phù hợp/ hành động khắc phục và kết quả đạt được.
1.5.Thuộc tính của in offset Nguyên lý in Nguyên lý in
In offset tờ rời là phương pháp in phẳng các hình ảnh được truyền lên vật liệu in gián tiếp, mực in truyền từ bản in lên vật trung gian (lơ cao su có tính mềm) truyền lên vật liệu. In Offset dựa trên nguyên lý phân tách mực - nước giữa phần tử in và phần tử không in. Phần tử in hút mực, phần tử không in hút nuớc và nằm gần như trên cùng một mặt phẳng. Lô chà ẩm phủ một lớp dung dịch ẩm mỏng lên phần tử không in giúp giữ sạch phần tử không in khi khuôn in tiếp xúc với mực. Khi được chà mực chỉ có phần tử in nhận mực. Khuôn in không tiếp xúc trực tiếp vật liệu mà hình ảnh in truyền từ bản in qua ống cao su rồi mới truyền lên bề mặt in.
Hình 1.8: Ngun lí in offset
Kỹ thuật in Offset đòi hỏi phải kiểm sốt rất nhiều thơng số, chỉ cần thay đổi một thông số cũng làm thay đổi cả quá trình in. Trong quá trình in, mực in ở dạng lỏng, được dàn thành màng mỏng, truyền từ máng mục đến bản in nhờ sự tách mực.
39
Về mặt lý thuyết nếu lớp màng mực và màng nước tiếp xúc với nhau, thì yếu tố quyết định là lực đẩy nhau với mực in trong điều kiện này rất dễ bị phá vỡ. Mực in Offset phải có độ kết dính rất cao, vì sự tiếp xúc bề mặt giữa mực và nước có sức căng khơng lớn lắm nên ln có một lượng mực bị nước thâm nhập tạo thành nhũ tương.
Ưu nhược điểm của kỹ thuật in offset
Ưu điểm
-Chất lượng hình ảnh cao, sắc nét, trung thực do hệ thống bánh răng in bằng cao su có tính đàn hồi thích hợp với kết cấu của bề mặt vật liệu in.
-Khơng xảy ra hiện tượng nhịe mực, nhịe hình vì mực được truyền lên tấm cao su, sau đó mới truyền qua bề mặt vật liệu in.
-In offset có khả năng ứng dụng in trên nhiều bề mặt vật liệu: vải, giấy, kim loại
-Do không phải tiếp xúc trực tiếp với bề mặt cần in nên các bản in trong cơng nghệ in offset có tuổi thọ lâu hơn.
-Đáp ứng được các sản phẩm in có màu sắc đa dạng
-Thành phẩm từ cơng nghệ in Offset có độ bền cao, đảm bảo chất lượng như ban đầu trong một thời gian dài.
Nhược điểm:
-Nhược điểm của kỹ thuật in này lại đến từ chính những ưu điểm của nó khi mà có q nhiều thơng số cần kiểm sốt trong cơng đoạn in
-Chất lượng bản kém nếu không được bảo quản đúng cách
-Yêu cầu in với số lượng lớn, còn với các đơn hàng ít thì sẽ tạo nên chi phí q cao, khơng cần thiết
1.6.Lịch sử kiểm soát chất lượng ngành in ngành in
Nhiều năm về trước, việc quản lí chất lượng khơng có được cái nhìn quan trọng như hiện nay, việc đánh giá chất lượng dựa vào cảm nhận của khách hàng, chỉ cần thấy giống mẫu bằng mắt hay khách hàng đồng ý là được.
Hiện nay có rất nhiều tiêu chuẩn quản lý chất lượng liên quan đến sản xuất được các nước áp dụng như ISO 9000, ISO 9001, … Đây là các tiêu chuẩn áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng phạm vi rộng trong doanh nghiệp, từ các cấp lãnh đạo đến vận hành, sản xuất.
Tuy nhiên, để có thể quản lý chất lượng chung, thì các cơng ty phải áp dụng các tiêu chuẩn ngành để đảm bảo các công đoạn được cụ thể hố bằng quy trình và các thơng số đo lường thì mới có thể đảm bảo sự ổn định chất lượng sản phẩm. Ngành công
40
nghiệp in cũng không ngoại lệ, các tiêu chuẩn ngành lần lượt ra xuất hiện, để phục vụ cho nhiệm vụ trên.
Vì vậy năm 1996, chuẩn ISO 12647 cho ngành công nghiệp in ra đời. Với mục tiêu kiểm sốt q trình chế bản, in thử và in sản lượng ISO 12647 trở thành bộ tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng in duy nhất được ứng dụng trên toàn thế giới. Ngoài ra, cịn có các hệ thống chứng chỉ khác như FOGRA. Đây là một tổ chức có uy tín nhất thế giới về nghiên cứu In với một truyền thống lâu dài, hoạt động tích cực trong việc duy trì và phát triển các tiêu chuẩn ISO liên quan đến quản lý màu và In. Dựa trên các tiêu chuẩn ISO, FOGRA đã phát triển ra một hệ thống các chứng chỉ kỹ thuật In cho các doanh nghiệp In.
Đặc biệt trong in Offset cịn có một quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa được mơ tả gọi là PSO (Process Standard Offset). PSO được phát triển bởi Liên đồn Cơng Nghiệp In ấn và Truyền thơng Đức hợp tác với Fogra, Hiệp hội Nghiên cứu Cơng nghệ Đồ họa. Nó đảm bảo chất lượng từ q trình tạo file đến thành phẩm và dựa trên tiêu chuẩn kỹ thuật cho in offset để tạo ra các sản phẩm in tối ưu, ổn định và đáng tin cậy theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 12647. Hạn mức bao gồm quản lý tập tin, quản lý màu sắc, tạo bản in thử, tạo tấm kẽm CTP, … và màu sắc in, kiểm soát in, vv...
Và khi chúng ta muốn chứng minh mình in đẹp, in chất lượng thì chúng ta cần có tổ chức nào đó chứng nhận. Người hay tổ chức chứng nhận càng uy tín thì các chứng chỉ của họ càng có sức thuyết phục khách hàng. Chính vì vậy các tổ chức kiểm định quốc tế đóng vai trị như một cầu nối giữa nhà cung cấp và khách hàng cuối. Các chứng chỉ của họ có giá trị như một bằng chứng là nhà cung cấp thỏa mãn các yêu cầu của người dùng cuối. Cho đến thời điểm hiện tại có rất nhiều các chuẩn đã được đặt ra để tiêu chuẩn hóa các quy trình in ngồi PSO kể trên cịn có PSA, GMI, G7, GRACOL...để giúp cho các nhà in dễ tiếp cận hơn đến các mục đích.
41
Hình 1.9: Sơ đồ tiếp cận quá trình in