Quy trỡnh tuyển chọn là một quỏ trỡnh gồm nhiều bước. Mỗi bước trong quy trỡnh giỳp loại bỏ cỏc ứng viờn khụng phự hợp để đi tiếp vào cỏc bước sau. Để đỏnh giỏ được cỏc ứng viờn dự tuyển thỡ cú hai cỏch thường được nhà tuyển chọn ỏp dụng:
cỏch thư nhất là loại bỏ cỏc ứng viờn qua từng bước tuyển chọn, cỏch thứ hai là cho toàn bộ cỏc ứng viờn tham gia tất cả cỏc bước cho đến khi tuyển được ứng viờn phự hợp nhất. Thực tế hiện nay thỡ người tuyển dụng vẫn hay ỏp dụng cỏch thứ nhất hơn.
Sau đõy là cỏc bước trong quy trỡnh tuyển chọn:
Bước 1: Tiếp đún và phỏng vấn ban đầu.
Đõy là lần gắp gừ đầu tiờn của ứng viờn với nhà tuyển dụng. Buổi phỏng vấn này giỳp nhà tuyển chọn loại bỏ cỏc ứng viờn khụng khả năng phự hợp với cụng việc cần tuyển. Cỏc tiờu chớ chớnh để loại bỏ cỏc ứng viờn là khụng đỏp ứng được cỏc yờu cầu về trỡnh độ, kinh nghiệm, tuổi tỏc cần thiết để thực hiện cụng việc. Buổi phỏng vấn phải diễn ra trong khụng khớ cởi mở, thoải mỏi.
Bước 2: Sàng lọc đơn xin việc.
Ngày nay nhà tuyển dụng rất quan tõm đến đơn xin việc của cỏc ứng viờn. Đơn xin việc cung cấp cho nhà tuyển dụng biết cỏc kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm hiện cú và cỏc hành vị hoạt động trong quỏ khứ của ứng viờn. Ngoài ra cũn cung cấp tờn, nơi đó làm việc và cỏc hồ sơ nhõn sự khỏc. Cỏc doanh nghiệp cú thể lựa chọn hai loại đơn xin việc là đơn xin việc được thiết kế sắn, và đơn xin việc viết tay. Khi thiết kế cỏc mấu đơn xin việc cần cõn nhắc cỏc thụng tin cần phải cú, nội dung
cỏc thụng tin cần thu thập. Đối với đơn xin việc viết tay thỡ cú thể giỳp nhà tuyển dụng đỏnh giỏ được tớnh cỏch của cỏc ứng viờn thụng qua cỏch trỡnh bày, cỏch sử dụng từ ngữ và đỏnh giỏ khả năng lý luận của họ. Tuy nhiờn đơn xin việc cũng khụng thể thay thế cỏc phương phỏp tuyển chọn khỏc như phỏng vấn, trắc nghiệm nhõn sự.
Bước 3: Trắc nghiệm nhõn sự.
Là phương phỏp ỏp dụng cỏc kỹ thuật tõm lý khỏc nhau để đỏnh giỏ về cỏc khả năng, tiềm năng, sở thớch, cỏ tớnh, sự hiểu biết, sự khộo lộo của mỗi cỏ nhõn.
Trắc nghiệm nhõn sự cú nhiều loại trắc nghiệm, thụng thường người ta thường chia cỏc loại trắc nghiệm sau:
Trắc nghiệm về tớnh cỏch, sở thớch: Đõy là loại trắc nghiệm giỳp cho nhà
tuyển dụng biết được trạng thỏi sinh lý của từng người để sử dụng vào cụng việc cho hiệu quả. Cỏc đặc điểm tõm lý cỏ nhõn của cỏc ứng viờn như cỏc loại khớ chất, những ước mơ, nguyện vọng...
Trắc nghiệm thành tớch: Là loại trắc nghiệm nhằm đỏnh giỏ mức độ nắm
vững nghề nghiệp, hiểu biết nghề nghiệp, thành tớch đạt được của cỏc ứng viờn.
Trắc nghiệm về năng khiếu, khả năng: Loại trắc nghiệm này được chia làm
ba loại là: trắc nghiệm thần kinh (đỏnh giỏ về trớ thụng minh); trắc nghiệm khả năng bản năng (đỏnh giỏ khả năng nhận biết của cỏc cỏ nhõn); trắc nghiệm khả năng vận động tõm lý (đỏnh giỏ về cỏc kĩ năng cỏ nhõn trong việc thực hiện cỏc hoạt động khỏc nhau của cơ thể con người).
Trắc nghiệm về tớnh trung thực: là loại trắc nghiệm rất cần thiết nhằm đỏnh
giỏ tớnh trung thực
Trắc nghiệm y học: là loại trắc nghiệm đỏnh giỏ cỏc phẩm chất sinh lý của
cỏc ứng viờn.
Khi thực hiện cỏc trắc nghiệm nhõn sự nhà tuyển dụng cần chỳ ý: phỏt hiện tỡnh trạng giả mạo cõu trả lời; trỏnh hiện tương ỏp đặt cỏc cõu trả lời; hạn chế sự vi phạm cỏc điều riờng tư của cỏc ứng viờn; trỏnh cỏc lối sai trong dự đoỏn.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn.
Phỏng vấn tuyển chọn là quỏ trỡnh trao đổi trực tiếp giữa cỏc ứng viờn với nhà tuyển dụng. Phương phỏp này giỳp cỏc nhà tuyển dụng đỏnh giỏ đỳng đắn nhiều
khớa cạnh của cỏc ứng viờn, đồng thời khắc phục được cỏc nhược điểm của cỏc bước trờn.
Cú cỏc loại phỏng vấn sau:
Phỏng vấn theo mẫu: là hỡnh thức phỏng vấn mà cỏc cõu hỏi đó được thiết kế
sẵn theo yờu cầu của cụng việc, người phỏng vấn đọc cõu hỏi và cõu trả lời rồi cỏc ứng viờn lựa chọn cỏc cõu hỏi đỳng nhất. Loại phỏng vấn này giỳp nhà tuyển dụng xỏc định được cỏc nội dụng chủ yếu cỏc thụng tin cần nắm. Tuy nhiờn tớnh phong phỳ của cỏc thụng tin bị hạn chế.
Phỏng vấn theo tỡnh huống: là việc cỏc nhà tuyển dụng đưa ra cỏc tỡnh huống
giả định hay cỏc tỡnh huống cú thật liờn quan đến cụng việc để cỏc ứng viờn xử lý. Đối với loại phỏng vấn này thỡ vấn đề quan trọng là phải đưa ra được cỏc tỡnh huống đại diện và điển hỡnh, cỏc tỡnh huống phải dựa trờn cơ sở phõn tớch cụng việc một cỏch chi tiết để xỏc định cỏc đặc điểm cơ bản và cỏc kỹ năng chớnh khi thực hiện cụng việc.
Phỏng vấn theo mục tiờu: là cuộc phỏng vấn dựa vào cụng việc cụ thể mà
yờu cầu cỏc ứng viờn đưa ra cõu trả lời theo những mục tiờu xỏc định từ trước. Đõy là loại phỏng vấn cho độ chớnh xỏc và tin cậy cao nhất.
Phỏng vấn khụng cú chỉ đẫn: Đõy là loại phỏng vấn cho cỏc ứng viờn trao
đổi thoải mỏi với người phỏng vấn, người phỏng vấn khụng cú chuẩn bị trước về nụi dung cõu hỏi. Để cú thể phỏng vấn tốt thỡ người phỏng vấn phải am hiểu về cụng việc, nắm chắc cỏc kỹ thuật về phỏng vấn.
Phỏng vấn căng thẳng: loại phỏng vấn này tạo ra khụng khớ khỏ căng thẳng
khi người phỏng vấn đưa ra cỏc cõu hỏi liờn tục, cỏc cõu hỏi khú... Loại phỏng vấn này nhằm tỡm ra cỏc ứng viờn được bố trớ vào cỏc cụng việc căng thẳng.
Phỏng vấn theo nhúm: Là hỡnh thức phỏng vấn một lỳc nhiều người. Loại
phỏng vấn này cú thể thu thập nhiều thụng tin.
Phỏng vấn hội đồng: là hỡnh thức phỏng vấn của nhiều người đối với một
ứng viờn. Là loại phỏng vấn chủ yếu ỏp dụng để tỡm kiếm cỏc ứng viờn được bố trớ vào cỏc vị trớ chủ chốt.
Cỏc cuộc phỏng vấn khụng những giỳp cỏc nhà tuyển dụng thu thập đỏnh giỏ cỏc thụng tin về cỏc ứng viờn mà con giỳp doanh nghiệp quảng bỏ thương hiệu
và hỡnh ảnh về cụng ty. Để đảm bảo cho cỏc cuộc phỏng vấn đạt kết quả cao thỡ người
làm cụng tỏc phỏng vấn phải cú cỏc chuẩn bị chu đỏo, tiến hành phỏng vấn theo đỳng
trỡnh tự, chuẩn bị tốt cỏc cõu hỏi phỏng vấn, cỏc thiết bị phục vụ phỏng vấn.
Bước 5: Khỏm sức khỏe và đỏnh giỏ thể lực của cỏc ứng viờn.
Đõy là bước quan trọng giỳp cho nhà tuyển dụng đỏnh giỏ về tỡnh trạng sức khỏe và thể lực của cỏc ứng viờn. Đảm bảo cỏc ứng viờn cú thể làm việc lõu dài cho tổ chức. Việc khỏm sức khỏe được tiến hành bởi bộ phận y tế. Tuy nhiờn nhiều doanh
nghiệp hiện nay bỏ qua bước này. Họ yờu cầu cỏc ứng viờn phải tự đi khỏm ở cỏc cơ sở y tế. Kết quả khỏm phải xin xỏc nhận của cơ sơ y tế và nộp cựng hồ sơ xin việc.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lónh đạo trực tiếp
Đõy là bước giỳp nhà lónh đạo trực tiếp đỏnh giỏ lại cỏc ứng viờn, giỳp tạo sự thống nhất giữa người phụ trỏch tuyển dụng và người lónh đạo trực tiếp.
Bước 7: Thẩm tra cỏc thụng tin thu được trong quỏ trỡnh tuyển chọn
Đõy là bước xỏc định độ tin cậy, tớnh đầy đủ của cỏc thụng tin thu được qua cỏc bước tuyển chọn ở trờn. Cỏc thụng tin thu thập được nếu khụng đầy đủ, thụng tin sai lệch, bị giả mạo sẽ làm cho cỏc nhà tuyển dụng đỏnh giỏ sai về cỏc ứng viờn, dẫn đến rủi ro trong tuyển dụng. Cỏc thụng tin được thẩm tra là giỳp cho nhà tuyển dụng và lónh đạo đưa ra được cỏc quyết định cuối cựng.
Bước 8: Tham quan cụng việc
Cỏc doanh nghiệp sẽ cho cỏc ứng viờn tham quan và nghe giải thớch đầy đủ về cụng việc để giỳp cỏc ứng viờn cú cỏi nhỡn chi tiết về cụ thể về cụng việc. Thụng qua bước này sẽ giỳp người lao động giảm bỡ ngỡ trong quỏ trỡnh mới làm việc.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Đõy là bước người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Trong hợp đồng lao động cần chỳ ý cỏc điều khoản về: thời gian thử việc, tiền lương, thời gian làm thờm giờ, cỏc loại bảo hiểm phải đúng cho người lao động.
Trong quỏ trỡnh tuyển chọn thỡ người làm cụng tỏc tuyển chọn là người đại diện duy nhất của tổ chức, đúng vai trũ quyết định đến sự thành cụng của cỏc đợt tuyển dụng. Vỡ vậy, phải xỏc định cỏn bộ tuyển chọn cú hiệu quả. Người làm cụng tỏc tuyển chọn phải đỏp ứng cỏc yờu cầu sau:
- Am hiểu lĩnh vực chuyờn mụn
- Cú đủ cỏc kiến thức kỹ năng về cỏc lĩnh vực như tõm lý xó hội, tõm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm, phỏng vấn.
- Người này phải là người nhiệt tỡnh, cởi mở để cỏc ứng viờn cú thể dễ dàng bộc bạch chia sẻ cỏc vấn đề liờn quan đến cụng việc.
Trờn đõy là quy trỡnh tuyển chọn được dẫn theo trang 105 Giỏo trỡnh Quản trị nhõn sự, chủ biờn ThS Nguyển Võn Điềm, PGS. TS Nguyễn Ngọc Quõn. Cỏc nhà tuyển dụng căn cứ theo vị trớ cụng việc cần tuyển, mức độ phức tạp của cụng việc cần tuyển, yờu cầu của cụng việc cần tuyển mà cú thể bỏ qua cỏc bước khụng cần thiết.