Bước 1: Sàng lọc hũ sơ xin việc
Bước 2: Thi tuyờn đàư vào I
Bước 3: Phũng vàn sơ bộ
Bước 4 Pliong vàn chuyờn mụn I
Bước 5: Xữ lý kẻt quà saư phỏng vàn I
Bước 1: Sàng lọc hồ sơ xin việc
Sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng viờn, cỏn bộ tuyển dụng cần chọn lọc và phõn loại hồ sơ ứng viờn dựa vào bảng mụ tả cụng việc và yờu cầu nờu trong phiếu đề nghị tuyển dụng. Thời gian dự kiến cho việc chọn lọc hồ sơ ứng viờn là 15 ngày sau khi đó kết thỳc việc tiếp nhận hồ sơ. Việc sàng lọc hồ sơ ứng viờn giỳp cho việc tuyển chọn tiết kiệm thời gian. Cụng việc này được bộ phận tuyển dụng của cụng ty thực hiện khỏ nhanh chúng và đảm bảo yờu cầu.
Hầu hết cỏc vị trớ đều được sàng lọc dựa vào một số tiờu chuẩn chung. Tiờu chuẩn chung đối với ứng viờn của cụng ty CP in Hà Nội là:
+ Về trỡnh độ chuyờn mụn: tốt nghiệp cỏc trường đại học, cao đẳng và trung cấp
chuyờn nghiệp; cú chuyờn mụn về lĩnh vực nghề nghiệp đang tuyển dụng. Ưu tiờn những
ứng viờn tốt nghiệp loại giỏi và đạt được cỏc giải thưởng trong và ngoài nước.
+ Về kinh nghiệm: ưu tiờn những ứng viờn đó cú kinh nghiệm làm việc trong cỏc lĩnh vực đang tuyển dụng tại cỏc tổ chức cựng ngành nghề.
Sau khi thoả món đủ cỏc tiờu chuẩn chung, đối với cỏc vị trớ cụng việc cụ thể
sẽ cú những tiờu chuẩn sàng lọc riờng biệt.
Vớ dụ tiờu chuẩn để sàng lọc ứng viờn ứng tuyển vào vị trớ nhõn viờn kế toỏn của cụng ty là:
- Tốt nghiệp hệ cao đẳng trở lờn chuyờn ngành tài chớnh kế toỏn
- Ưu tiờn nữ giới
- Cú kinh nghiệm quyết toỏn thuế
- Cú tối thiểu 02 năm kinh nghiệm tại vị trớ kết toỏn tổng hợp, nắm vững cỏc nghiệp vụ kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh
- Chăm chỉ, cẩn thận, trung thực
Những tiờu chuẩn mà cụng ty đặt ra đối với ứng viờn là khỏ cao và cú phần thiờn
nhiều về bằng cấp, đặc biệt là đối với những vị trớ như kế toỏn, cỏn bộ quản lý, ... Điều
này cũng hợp lý, tuy nhiờn trờn thực tế cú một số người cú kinh nghiệm, cú năng lực làm
việc tốt nhưng bằng cấp của họ lại khụng đạt như yờu cầu. Do vậy cụng ty nờn linh động
trong vấn đề này để những người cú kiến thức và kỹ năng thực sự được phỏt huy khả năng của mỡnh, để cụng ty tỡm được những người lao động phự hợp.
Sau quỏ trỡnh xử lý hồ sơ, nhà tuyển dụng đó loại bỏ được cỏc hồ sơ khụng thớch
hợp đồng thời sắp xếp được danh sỏch cỏc ứng viờn đỏp ứng cỏc yờu cầu cơ bản mà Cụng ty đưa ra cho từng vị trớ tuyển dụng. Tiếp đú, phũng Tổ chức lao động hành chớnh
sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sỏch cỏc thành viờn Hội đồng phỏng vấn trỡnh
Giỏm Đốc ký duyệt. Sau đú, thụng bỏo cho cỏc thành viờn trong Hội đồng phỏng
vấn và
cỏc ứng viờn biết cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Bước 2: Thi tuyển đầu vào
Cỏn bộ tuyển dụng chuyển hồ sơ những ứng viờn đạt yờu cầu ở vũng sàng lọc hồ sơ đến bộ phận chuyờn mụn và sắp xếp thi tuyển đầu vào. Cỏn bộ nhõn sự của cụng ty cần thụng bỏo cho ứng viờn đi thi bằng email và gọi điện thụng bỏo lại
Mụn thi Điểm trung bỡnh năm 2015 Điểm trung bỡnh năm 2016 Điểm trung bỡnh năm 2017 Điểm trung bỡnh năm 2018 Điểm trung bỡnh năm 2019 IQ 10/20 11/20 12,5/20 12,7/20 13,5/20 Tiếng Anh 24/50 28/50 29,5/50 30,5/50 32/50
hỡnh thức thi trờn mỏy bởi nú đảm bảo tớnh chớnh xỏc của bài làm và nhanh chúng đưa ra kết quả thi. Cả hai mụn thi đều ỏp dụng hỡnh thức thi trắc nghiệm. Ứng viờn chỉ cần chọn phương ỏn đỳng. Bài thi IQ gồm 20 cõu, thời gian làm bài là 20 phỳt. Bài thi Tiếng Anh gồm 50 cõu, được làm trong 60 phỳt.
Theo thống kờ của ban nhõn sự cụng ty thỡ điểm trung bỡnh của hai mụn thi đầu
vào trong cỏc năm gần đõy ngày càng tăng lờn và được thể hiện thụng quan bảng sau:
(Nguồn: Phũng Hành chớnh - nhõn sự)
Từ năm 2015 đến năm 2019, điểm IQ nhỡn chung đó tăng lờn. Năm 2015 điểm IQ là 10/20 thỡ sang năm 2016 điểm trung bỡnh tăng lờn và là 11/20, năm 2017 là 12,5/50, năm 2018 là 12,7/50, năm 2019 là 13,5/50. Như vậy chất lượng đầu vào của nguồn nhõn lực tăng lờn đỏng kể.
Điểm trung bỡnh mụn Tiếng Anh cũng cú sự tăng lờn đỏng kể. Năm 2015 là 24/50 thỡ sang năm 2016 là 28/50, 2017 là 29,5/50, năm 2018 là 30,5/50, năm 2019 là 32/50 Như vậy qua đõy ta cũng thấy rằng chất lượng đầu vào của cỏc ứng viờn ngày càng tăng, điểm trung bỡnh cỏc mụn thi đầu vào của năm sau cao hơn năm trước , chứng tỏ chất lượng ứng viờn ngày càng tốt, hứa hẹn trong tương lai cụng ty sẽ cú một đội ngũ cỏn bộ cú năng lực cao.
Cỏc ứng viờn dự thi đầu vào muốn vào được vũng tiếp theo phải đủ điểm đạt theo
quy định của cụng ty. Mức điểm đạt này được xột riờng theo từng vị trớ.
+ Vị trớ: văn thư, hành chớnh: điểm hai mụn đạt 24/70 (34%) trong đú IQ thấp nhất đạt 6/20, Tiếng Anh thấp nhất đạt 16/50.
đú IQ thấp nhất đạt 10/20, Tiếng Anh thấp nhất đạt 25/50.
+ Sinh viờn thực tập: thực tập tại vị trớ nào thỡ ỏp dụng mức đề thi đầu vào vị trớ đú.
Cỏc ứng viờn nguồn nội bộ sẽ khụng phải thi đầu vào vỡ trước đõy họ đó trải qua kỳ thi này rồi.
Kỳ thi đầu vào của cụng ty đó đảm bảo được cỏc yếu tố cụng bằng, chớnh xỏc và nhanh chúng. Cỏc cỏn bộ phũng nhõn sự sẽ kết hợp với cỏc phũng ban chấm kết quả bài thi. Kết quả thi tuyển sẽ được phản hồi tới ứng viờn chậm nhất là 05 ngày sau khi ứng viờn đó dự thi. Cỏc ứng viờn vượt qua vũng thi tuyển đầu vào sẽ tham gia tiếp vào vũng phỏng vấn sơ bộ.
Bước 3: Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi cỏc hồ sơ được xem xột và ứng viờn đó vượt qua cuộc thi trắc nghiệm, cụng ty sẽ thụng bỏo cho cỏc ứng viờn được chọn đến tham dự vũng tuyển dụng kế tiếp - phỏng vấn sơ bộ. Đõy cũng là lần đầu tiờn ứng viờn được tiếp xỳc với cụng ty một cỏch chớnh thức, do đú Cụng ty cổ phần in Hà Nội rất chỳ trọng lựa chọn cỏc cỏn bộ tuyển dụng khộo lộo và tế nhị để tiếp xỳc với cỏc ứng viờn, trỏnh cho ứng viờn e dố, khụng thoải mỏi hoặc cú cảm nhận xấu về cụng ty. Chớnh quan niệm chu đỏo này đó khiến cho cụng ty cú cơ hội thu hỳt được những ứng viờn cú khả năng.
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Trưởng phũng Tổ chức lao động hành chớnh và trưởng bộ phận chuyờn mụn.
Cỏn bộ tuyển dụng được lựa chọn để tiếp xỳc cỏc ứng viờn (thụng thường là nữ) cú những điều kiện sau: cởi mở, vui vẻ, thành thật và đầy thiện chớ trong việc giải thớch và hướng dẫn ứng viờn; am tường tõm lý; cú kiến thức tổng quỏt về mọi hoạt động của cụng ty; cú khả năng giao tiếp nhõn sự; và điều quan trọng là trang phục hết sức thanh lịch, ưa nhỡn và gọn gàng.
Cỏc cõu hỏi thường đặt ra trong quỏ trỡnh phỏng vấn sơ bộ là: 1. Tại sao bạn lại muốn làm việc cho cụng ty chỳng tụi? 2. Bạn đó từng làm việc tại cỏc cụng ty cựng lĩnh vực chưa? 3. Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gỡ?
4. Trong quỏ trỡnh là việc nếu gặp khú khăn, căng thẳng thỡ bạn sẽ xử lý ra sao?
5. Bạn thớch là việc độc lập hay theo nhúm?
6. Động lực làm việc của bạn là gỡ?
7. Yeu tố gia đỡnh cú ảnh hưởng tới bạn như thế nào? 8. Tiờu chuẩn đỏnh giỏ sự thành đạt ở một cỏ nhõn là gỡ?
9. Tại vị trớ mà bạn ứng tuyển thỡ theo bạn, vấn đề gỡ là quan trọng nhất? Phỏng vấn viờn cũn cú thể hỏi thẳng một số cõu hỏi về chuyờn mụn một cỏch tổng quỏt. Chẳng hạn hỏi ứng viờn về kinh nghiệm và trỡnh độ theo nhu cầu của cụng ty, nếu ứng viờn tỏ ra khụng cú trỡnh độ hoặc kinh nghiệm thỡ sẽ bị loại ngay.
Tuy nhiờn cũng cú khi ứng viờn tỏ ra cú trỡnh độ và kinh nghiệm về một lĩnh vực khụng phải là lĩnh vực mà cụng ty cần tuyển chọn. Cỏn bộ tuyển dụng cú thể chuyển ứng viờn này sang một bộ phận sắp, đang cần người hoặc sẽ chuyển vào ‘cơ sở dữ liệu ứng viờn dự trữ’ để tuyển đợt sau.
Giai đoạn này được cụng ty cổ phần in Hà Nội thực hiện tốt, khụng những xõy dựng thiện chớ cho cụng ty mà cũn tối đa húa hiệu quả của việc tuyển mộ và tuyển chọn.
Bước 4: Phỏng vấn chuyờn mụn
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Đại diện lónh đạo cụng ty - chủ tịch Hội đồng, trưởng phũng Tổ chức lao động hành chớnh, trưởng cỏc bộ phận chuyờn mụn và một số
chuyờn gia về cỏc lĩnh vực tương ứng tham gia phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn đều là
những người am hiểu tường tận về lĩnh vực chuyờn mụn vỡ vậy họ sẽ cú cỏi nhỡn chớnh
xỏc về cỏc ứng viờn.
Một buổi phỏng vấn chuyờn mụn của Cụng ty CP in Hà Nội thường được tiến hành theo quy trỡnh chuẩn sau:
- Bước 1: Giới thiệu về Cụng ty.
- Bước 2: Ứng viờn tự giới thiệu về bản thõn.
- Bước 3: Hội đồng phỏng vấn đặt ra cỏc cõu hỏi thớch hợp liờn quan đến cỏc tiờu chuẩn và cụng việc của cụng ty.
- Bước 4: Giới thiệu và thảo luận về cụng việc.
- Bước 5: Kết thỳc buổi phỏng vấn.
Hội đồng phỏng vấn cũn cú thể đưa ra cỏc cõu hỏi tỡnh huống để đỏnh giỏ kỹ năng mềm của ứng viờn. Ngoài ra, ứng viờn hoàn toàn cú thể đặt cõu hỏi ngược lại
Chỉ tiờu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
Đại học Cử nhõn 13 19,4 7 12,5 9 12,1 Kĩ sư 18 26,8 5 8, 9 27 36,4 C Đ- C nghề 16 23,8 21 37,5 17 23 Cụng nhõn 20 30 23 41,1 21 28,2 Tổng 67 100 56 100 74 100
cho phỏng vấn viờn về cỏc vấn đề trong cụng việc hoặc cỏc thắc mắc trong văn húa cụng ty. Qua buổi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ thu thập được thờm thụng tin cỏ nhõn của ứng viờn, đỏnh giỏ tỏc phong, kỹ năng giao tiếp và quan trọng nhất là đỏnh giỏ được khả năng chuyờn mụn cũng như kinh nghiệm mà cỏc ứng viờn tớch luỹ được trong quỏ trỡnh học tập và làm việc trước đõy.
Kết thỳc quỏ trỡnh phỏng vấn, mỗi thành viờn trong hội đồng tuyển dụng sẽ cú bảng kết quả đỏnh giỏ riờng của mỡnh. Họ cần bàn bạc, cõn nhắc, đỏnh giỏ về kết quả của ứng viờn. Cỏn bộ nhõn sự tổng hợp cỏc biờn bản phỏng vấn và thống nhất với chủ tịch hội đồng tuyển dụng danh sỏch những ứng viờn được lựa chọn. Kết quả phỏng vấn phải được ghi nhận bằng văn bản cú chữ ký của chủ tịch hội đồng tuyển dụng.
Bước 5: Xử lý kết quả sau phỏng vấn
Sau khi cú danh sỏch những ứng viờn cú năng lực, phẩm chất phự hợp với vị trớ cần tuyển, phũng Tổ chức lao động hành chớnh gửi thư mời nhận việc tới cỏc ứng viờn được tuyển chọn và cỏc yờu cầu xỏc nhận. Sau đú cụng ty sẽ tổ chức một buổi núi chuyện với cỏc ứng viờn. Trong buổi núi chuyện cỏn bộ nhõn sự sẽ thay mặt cụng ty tiến hành đàm phỏn với từng ứng viờn về mức lương, chế độ đói ngộ cũng như cỏc yờu cầu cụng việc và trỏch nhiệm của ứng viờn khi làm việc tại cụng ty. Những ứng viờn khụng đồng ý với chế độ đói ngộ này sẽ được chuyển vào ‘cơ sở dữ liệu ứng viờn dự trữ’. Những ứng viờn đồng ý vào làm việc tại cụng ty sẽ được cỏn bộ tuyển dụng chớnh thức mời làm việc và được yờu cầu kớ vào Hợp đồng thử việc. Cỏn bộ nhõn sự cú trỏch nhiệm thụng bỏo về cỏc điều khoản trong hợp đồng và giải đỏp cỏc thắc mắc nếu cần thiết.
2.2.4. Đỏnh giỏ hiệu quả cụng tỏc tuyển dụng
Quỏ trỡnh tuyển dụng nhõn sự của cụng ty được xõy dựng một cỏch rất khoa học dựa trờn cỏc lý thuyết quản trị nhõn lực về tuyển dụng nhõn sự.
51
Kết quả tuyển dụng qua cỏc năm
Bậc 1 41 61,2 32 57,1 36 44,6
Chỉ tiờu 2017 2018Năm 2019
(Nguồn: Dữ liệu lưu-phũng TCLĐHC)
Từ bảng 2.9 ta thấy, năm 2018 số lao động được tuyển cú trỡnh độ đại học là ớt nhất, cũn lại năm 2017 và năm 2019 số lao động cú trỡnh độ đại học được tuyển tương đối cao chiếm hơn 40%. Điều này cho thấy cụng ty luụn tỡm kiếm nguồn lao động cú trỡnh độ, tuy nhiờn số lượng tuyển phải phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất. Lao động trong danh sỏch là lực lượng hoạt động thường xuyờn tại cụng ty nhưng chiếm tỷ trọng ớt hơn nhiều so với lao động mựa vụ. Vỡ vậy, việc tuyển dụng nguồn cú trỡnh độ, tay nghề cao là yờu cầu cần thiết. Cao đẳng, trung cấp nghề gồm: trung cấp kế toỏn, thủ kho, cao đẳng kinh tế. Cao đẳng, trung cấp nghề và cụng nhõn số lượng tuyển qua cỏc năm là tương đối ổn định.
Tỷ lệ sàng lọc
Tỷ lệ này là tỷ số giữa số hồ sơ được tuyển trờn tổng số hồ sơ được nộp. Giỳp cụng ty đỏnh giỏ được hiệu quả tuyển dụng.
Trong khõu sàng lọc hồ sơ, cụng ty lựa chọn hồ sơ rất cẩn thận; nhõn viờn làm cụng tỏc này được yờu cầu thực hiện theo 3 nguyờn tắc. Thứ nhất: dành thời gian tối thiểu để loại bỏ những ứng viờn ớt phự hợp nhất và dành nhiều thời gian để xem xột kỹ lưỡng cỏc ứng viờn phự hợp nhất. Thứ hai: chỳ ý đến những thành tớch của cỏc ứng viờn. Thứ ba: so sỏnh cỏc ứng viờn với ứng viờn tiờu chuẩn và trỏnh so sỏnh giữa cỏc ứng viờn với nhau. Điều này khiến cho Cụng ty cú thể tỡm được cỏc ứng cử viờn phự hợp đỏp ứng được cỏc yờu cầu cụng việc cần tuyển dụng.
52
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) I Tổng số hồ sơ 265 100 229 100 367 100 1 Nguồn nội bộ 20 7,55 19 83 39 106 2 Nguồn bờn ngoài 245 92,45 210 91,7 338 89,4 II Tổng số hồ sơ được sàng lọc 178 100 192 100 231 100 1 Nguồn nội bộ 20 11,24 19 9,89 39 16,88 2 Nguồn bờn ngoài 158 88,76 173 90,11 192 83,12
III Số hồ sơ được
tuyển dụng 67 100 56 100 74 100
1 Nguồn nội bộ 20 29,85 8 14,29 12 16,22
2 Nguồn bờn
Chỉ tiờu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Nhu cầu tuyển
dụng (người) 69 60 74 Số ứng viờn được tuyển (người) 67 56 74 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) 97,11 93,33 100 (Nguụn: Phũng Tụ chức LĐ hành chớnh)
Qua bảng 2.10, ta thấy số hồ sơ được sàng lọc và tuyển dụng từ nguồn bờn ngoài lớn hơn nhiều so với nguồn bờn trong. Điều đú cho thấy cụng ty đó khẳng định được vị thế của mỡnh trờn thị trường kinh tế núi chung và thị trường lao động núi riờng. Năm 2017, tổng số hồ sơ thu về là 265 hồ sơ, sau khi sàng lọc cũn 178 hồ sơ, chiếm 67,17%. Năm 2019 tổng số hồ sơ là 367, sau khi sàng lọc cũn 354 hồ sơ, chiếm 62,94%. Ta thấy, tỷ lệ số hồ sơ được sàng lọc trờn số hồ sơ thu được cú xu hướng giảm. Vỡ vậy chất lượng ứng viờn được tuyển dụng ngày càng cao.
Năm 2017, số hồ sơ được tuyển dụng là 67, chiếm 25,28% tổng số hồ sơ thu