8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.3. NỘI DUNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.2. Tổ chức tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán đƣợc sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp…đƣợc hình thành từ yêu cầu phản ánh thông tin nhiều chiều và đa dạng cho quản lý. Nhờ đó tổ chức tài khoản kế tốn có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa đƣợc các đối tƣợng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thơng tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tƣợng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này.
Theo điều 24 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Đơn vị kế toán đƣợc chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”.
Hiện nay các cơ quan HCSN phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính quy định chế độ kế toán HCSN để vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn phù hợp cho đơn vị. Theo đó, tài khoản cấp 1, 2, 3 là các tài khoản bắt buộc nếu đơn vị có sử dụng. Đơn vị đƣợc bổ sung thêm các tài
khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trƣờng hợp đơn vị cần mở thêm tài khoản cấp 1 ngoài các tài khoản đã có hoặc cần bổ sung, sửa đổi tài khoản cấp 2, cấp 3 theo quy định của Bộ Tài chính thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản.
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế tốn tại mỗi đơn vị. Vì vậy, xây dựng danh mục tài khoản kế tốn phù hợp và mã hóa cụ thể, chi tiết địi hỏi cơng tác kế tốn phải nghiêm túc nghiên cứu, triển khai và thực hiện.
Chi tiết Hệ thống tài khoản kế toán theo Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục 1.2)
1.3.3. Tổ chức sổ kế tốn và hình thức kế tốn
Điều 25 Luật Kế toán đã quy định “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế tốn” . Nhƣ vậy, sổ kế toán là phƣơng tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán, từng chỉ tiêu kinh tế.
Tổ chức hệ thống sổ kế tốn chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lƣợng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị. Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, để tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị sự nghiệp nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế tốn hiện hành. Điều đó có nghĩa là đơn vị chỉ đƣợc mở một hệ thống sổ kế tốn chính thức, theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế tốn quy định. Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ kế tốn, bởi sổ kế
tốn chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phƣơng pháp ghi chép trên tài khoản. Trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế tốn, các đơn vị cần quan tâm đến tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế toán.
Hiện nay, theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, các hình thức kế tốn áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp là:
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng đơn vị về quy mơ, tính chất hoạt động, u cầu thơng tin, trình độ cán bộ, điều kiện phƣơng tiên vật chất hiện có…để lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp. Mỗi hình thức kế tốn quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định nhƣ sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký – Sổ cái, sổ Chứng từ ghi sổ, đơn vị sự nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ thống các sổ kế tốn theo hình thức kế tốn đã chọn.
Chi tiết Hệ thống sổ kế toán theo Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục 1.3)
1.3.4. Cơng tác kiểm kê, khóa sổ và quyết tốn
Cơng tác kiểm kê, khóa sổ và quyết tốn là khâu tổ chức thƣờng diễn ra vào cuối kỳ kế tốn hàng năm. Cơng tác này đảm bảo cơng tác kế tốn đƣợc hồn thành, lên báo cáo và quyết tốn, hồn tất các thủ tục kế tốn theo quy định của Bộ Tài chính.
Cơng tác kiểm kê nhằm kiểm tra, đánh giá một cách chính xác tình hình tài sản, vật tƣ, hàng hóa các mặt: số lƣợng, chất lƣợng, hiện trạng, giá trị sử dụng thực tế; có kế hoạch sử dụng hợp lý tiết kiệm, hiệu quả tài sản hiện có; khắc phục tình trạng lãng phí và xuống cấp để đơn vị có kế hoạch đầu tƣ mua sắm mới; tăng cƣờng công tác quản lý, hiệu quả sử dụng, kiểm tra tổng hợp
số liệu chính xác trung thực. Các cơng tác kiểm kê cuối năm và đột xuất bao gồm kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ về số lƣợng và giá trị; kiểm kê số lƣợng tiền tồn quỹ tại quỹ tiền mặt.
Cơng tác khóa sổ kế tốn đƣợc thực hiện vào cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm, kế toán bổ sung, rà soát tất cả các nghiệp vụ, chứng từ, thực hiện những bút toán điều chỉnh nếu cần thiết để chốt số liệu cho năm tài chính hiện hành, kết chuyển số dƣ sang năm sau. Cơng tác khóa sổ là một khâu rất quan trọng trong việc hồn tất thủ tục kế tốn để thực hiện cơng tác quyết tốn, lập báo cáo quyết toán.
Cơng tác kế tốn và quyết tốn NSNN thực hiện thống nhất theo chế độ kế toán và mục lục ngân sách, theo đúng nội dung trong dự toán năm đƣợc giao. Cơng tác quyết tốn thực hiện đảm bảo thời gian gửi báo cáo kịp thời, đầy đủ các biểu mẫu kế toán theo quy định, đảm bảo công tác thuyết minh, giải trình rõ ràng, chi tiết nội dung của báo cáo quyết toán.
Đối với các đơn vị sử dụng ngân sách cấp, trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách tại hệ thống kho bạc nhà nƣớc cần rà soát, đối chiếu số liệu theo từng nguồn kinh phí, mục lục ngân sách chi cho từng hoạt động, đảm bảo công tác xác định tỷ lệ tiết kiệm chi hành chính từ nguồn ngân sách cấp, trích lập quỹ theo quy định và cơng tác chuyển nguồn kinh phí chƣa sử dụng sang năm sau.
1.3.5. Tổ chức báo cáo kế toán
Tổ chức lập báo cáo kế tốn là q trình cung cấp thơng tin một cách đầy đủ và trực tiếp cho nhà quản lý cả trong nội bộ đơn vị và những ngƣời bên ngồi có liên quan đến lợi ích với đơn vị. Chính vì thế, tổ chức lập báo cáo kế toán đƣợc đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích, đánh giá tình hình đƣợc đúng đắn, góp phần làm cho quản lý của đơn vị đem lại hiệu quả ngày càng cao.
Thơng thƣờng, hệ thống báo cáo kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm:
- Hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thơng tin cho các đối tƣợng bên ngoài đơn vị
BCTC là báo cáo phản ánh số liệu ở mức độ tổng hợp, lập theo định kỳ và cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý của đơn vị mà còn cho các đối tƣợng bên ngồi đơn vị có liên quan đến lợi ích với đơn vị. Các báo cáo này thƣờng là báo cáo bắt buộc, đƣợc Nhà nƣớc quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất.
Hệ thống BCTC trong các đơn vị sự nghiệp thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN; chế độ kế tốn riêng của ngành (nếu có) với đặc điểm: ban hành dựa trên hệ thống BCTC của Chế độ kế toán HCSN, đồng thời bổ sung một số BCTC đặc thù của ngành.
Chi tiết Hệ thống BCTC theo Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục 1.4) Các đơn vị kế tốn có trách nhiệm lập, nộp BCTC nhƣ sau:
+ Các đơn vị kế toán cấp dƣới phải lập, nộp BCTC quý, năm cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và Thống kê đồng cấp, KBNN nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
+ Các đơn vị kế tốn cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán đơn vị kế toán cấp dƣới và lập BCTC tổng hợp từ các BCTC quý, năm của các đơn vị kế toán cấp dƣới và các đơn vị kế toán trực thuộc.
- Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị
Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định. Bên cạnh đó thơng tin
trong các báo cáo kế tốn này có thể giúp cho nhà quản lý đơn vị có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị từ đó các nhà quản lý đơn vị có thể đề ra các giải pháp, các quyết định trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát triển của đơn vị (các quyết định trong ngắn, các quyết định trong dài hạn,…).
Đồng thời hệ thống báo cáo kế tốn này cũng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lƣợng cơng tác kế tốn ở các bộ phận của đơn vị. Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị thƣờng đƣợc lập không theo những quy định bắt buộc của Nhà nƣớc, mỗi đơn vị tùy theo những đặc điểm và yêu cầu thông tin để tổ chức lập báo cáo này cho phù hợp.
Do vậy tổ chức lập báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, chủ yếu là dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý tài chính và u cầu thơng tin cho quản lý ở từng bộ phận, cũng nhƣ tồn đơn vị. Từ đó xây dựng các báo cáo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết đã xác định và phân cơng hƣớng dẫn các bộ phận có liên quan tiến hành lập đúng theo các báo cáo đã đƣợc xây dựng.
Tóm lại, để thơng tin báo cáo kế tốn trở thành thơng tin hữu ích, giúp các đối tƣợng sử dụng thơng tin đánh giá đúng thực trạng và đề ra các quyết định quản lý tài chính đúng đắn, việc lập báo cáo kế toán ở các đơn vị sự nghiệp cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Nội dung thông tin cung cấp phải phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị.
+ Nội dung các chỉ tiêu báo cáo, phƣơng pháp tính các chỉ tiêu số lƣợng, giá trị phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp đƣợc các chỉ tiêu cùng loại, có thể so sánh đƣợc với kỳ trƣớc, với dự toán để xem xét, đánh giá khi sử dụng thông tin.
+ Căn cứ xác định các số liệu báo cáo phải rõ ràng, phải có trong sổ kế tốn của đơn vị nhằm đảm bảo tính có thể tin cậy đƣợc của thông tin.
+ Các chỉ tiêu số lƣợng trong báo cáo phải đảm bảo chính xác, tức là phải phù hợp với số liệu trong sổ kế tốn.
+ Báo cáo tài chính phải đƣợc lập và nộp đúng hạn nhằm phát huy đƣợc hiệu lực đối với ngƣời sử dụng thông tin.
1.3.6. Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn sự nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, đáng tin cậy của thông tin kế toán; kiểm tra việc tổ chức chỉ đạo cơng tác kế tốn trong đơn vị; kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, đặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trƣởng; kiểm tra kết quả cơng tác kế tốn trong mối quan hệ đối chiếu với các bộ phận liên quan trong đơn vị,…
Tổ chức kiểm tra kế toán đƣợc tiến hành kịp thời đƣợc coi là một nhân tố hay biện pháp giám sát vừa chấn chỉnh, vừa ngăn chặn những gian lận, sai sót trong cơng tác kế tốn đảm bảo tuân thủ đúng các qui định của pháp luật và đƣợc thể hiện tại Khoản 10, điều 4, Luật Kế toán “Kiểm tra kế toán là xem
xét đánh giá việc thực thi pháp luật về kế tốn, sự trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu kế tốn” [15]
Thơng thƣờng nhiệm vụ của cơng tác kiểm tra kế toán trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; tính hiệu quả của các hoạt động tài chính, kế tốn tại đơn vị, của công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao và các hoạt động khác.
- Kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị đƣợc cung cấp qua báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
- Kiểm tra sự tuân thủ các cơ chế tài chính, các chế độ chính sách của Nhà nƣớc liên quan đến tình hình chi tiêu NSNN và các quỹ tại đơn vị. Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu NSNN trong việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao tại đơn vị.
- Xây dựng báo cáo về kết quả kiểm tra, tình hình xử lý các vi phạm đã đƣợc phát hiện trong năm hoặc các lần kiểm tra trƣớc đó.
Nội dung cụ thể của kiểm tra kế toán trong các đơn vị sự nghiệp thƣờng bao gồm kiểm tra các khoản thu, chi ngân sách, thu hoạt động và chi khác của đơn vị; kiểm tra việc xác định chênh lệch thu chi các hoạt động và trích lập các quỹ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền, TSCĐ, vật liệu, dụng cụ, quỹ lƣơng; kiểm tra việc thực hiện quyết tốn thu chi tài chính…
Những cơng việc kiểm tra trên có thể tiến hành thƣờng xuyên, định kỳ hay đột xuất, kiểm tra toàn diện hay kiểm tra đặc biệt một hoặc một số nội dung, có thể do nhân viên kế toán kiêm nhiệm hoặc bộ phận kiểm tra chuyên trách thực hiện theo sự chỉ đạo của thủ trƣởng đơn vị và kế toán trƣởng.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Qua việc phân tích những đặc trƣng cơ bản của đơn vị sự nghiệp để khẳng định vai trị, vị trí và tầm quan trọng của đơn vị sự nghiệp trong các hoạt động kinh tế xã hội. Luận văn đã làm rõ nội dung quản lý tài chính và các vấn đề cơ bản của cơng tác kế tốn trong đơn vị sự nghiệp nói chung.
Chƣơng 1 của luận văn đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về cơng tác kế tốn trong đơn vị sự nghiệp, làm cơ sở để tiến hành nghiên cứu thực trạng cũng nhƣ đƣa ra các giải pháp hồn thiện cho cơng tác kế toán tại Bệnh