8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời cung cấp các thông tin kế toán ban đầu về các đối tƣợng kế toán làm căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Tổ chức chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó.
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp đƣợc thực hiện theo Luật Kế toán, Quyết định 19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán HCSN và các văn bản pháp luật có liên quan đến chứng từ kế toán. Bao gồm các chứng từ sau:
Chứng từ bắt buộc: là chứng từ bắt buộc phải sử dụng ở các đơn vị có sự nghiệp có thu và trong quá trình sử dụng các đơn vị không đƣợc thay đổi nội dung chứng từ, nhƣ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tạm ứng, Biên lại thu tiền…
Chứng từ hƣớng dẫn: là chứng từ hƣớng dẫn sử dụng ở các đơn vị sự nghiệp có thu và trong quá trình sử dụng ngoài những nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thƣc mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép cũng nhƣ yêu cầu quản lý của đơn vị nhƣ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…
Thông thƣờng chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp đƣợc luân chuyển theo trình tự nhƣ sau:
Sơ đồ 1.1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Bước 1: Lập chứng từ kế toán
Tùy theo nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp, các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ thống nhất không sửa đổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi
Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán Sử dụng chứng từ kế toán
Bảo quản, lƣu trữ và hủy chứng từ kế toán
hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nếu thuộc chứng từ hƣớng dẫn, chứng từ phục vụ quản trị nội bộ. Tùy theo điều kiện của từng đơn vị chứng từ có thể lập thủ công bằng tay hoặc bằng máy. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ đƣợc lập thành một hoặc nhiều liên.
Thực hiện tốt khâu lập chứng từ kế toán là tiền đề quan trọng để nâng cao chất lƣợng thông tin kế toán, là cơ sở để đƣa ra các quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chín, ngăn chặn việc tham ô, tiêu cực trong quản lý tài sản. Việc lập chứng từ kế toán đã ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo ra một cơ sở pháp lý hợp pháp cho các bƣớc tiếp theo của một chu trình kế toán tài chính.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán
Là việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trên chứng từ. Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trƣớc khi ghi sổ kế toán và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lƣợng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Trƣờng hợp thông qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán. Sau khi chứng từ đƣợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Bước 3: Sử dụng chứng từ kế toán
dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
+ Đối với chứng từ kế toán cá biệt: xác lập rõ đƣớng đi cụ thể của từng loại chứng từ và lập cho những chứng từ có số lƣợng lớn, phản ánh các loại đối tƣợng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt ché để thuận tiện cho việc xử lý và sử dụng thông tin.
+ Đối với chứng từ kế toán chung: lập chung quy trình cho tất cả các loại chứng từ mà đơn vị sử dụng, không chỉ rõ đƣờng đi cụ thể của từng loại chứng từ.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đƣợc sắp xếp khoa học theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế để bảo quản tại phòng kế toán cho đến khi quyết toán của đơn vị đƣợc đơn vị cấp trên phê duyệt. Cuối cùng, chuyển sang bộ phận bảo mật bảo quản theo quy định của Nhà nƣớc. Cụ thể thời gian bảo quản chứng từ nhƣ sau:
+ Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.
+ Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.
nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế, quốc phòng.
Khi hết thời hạn lƣu trữ, chứng từ đƣợc phép tiêu hủy theo quy định. Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp cần tổ chức chứng từ kế toán cho phù hợp với mục đích cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
Chi tiết Hệ thống chứng từ kế toán theo Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục 1.1)
1.3.2. Tổ chức tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán đƣợc sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp…đƣợc hình thành từ yêu cầu phản ánh thông tin nhiều chiều và đa dạng cho quản lý. Nhờ đó tổ chức tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa đƣợc các đối tƣợng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tƣợng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này.
Theo điều 24 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Đơn vị kế toán đƣợc chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”.
Hiện nay các cơ quan HCSN phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính quy định chế độ kế toán HCSN để vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp cho đơn vị. Theo đó, tài khoản cấp 1, 2, 3 là các tài khoản bắt buộc nếu đơn vị có sử dụng. Đơn vị đƣợc bổ sung thêm các tài
khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trƣờng hợp đơn vị cần mở thêm tài khoản cấp 1 ngoài các tài khoản đã có hoặc cần bổ sung, sửa đổi tài khoản cấp 2, cấp 3 theo quy định của Bộ Tài chính thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản.
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán tại mỗi đơn vị. Vì vậy, xây dựng danh mục tài khoản kế toán phù hợp và mã hóa cụ thể, chi tiết đòi hỏi công tác kế toán phải nghiêm túc nghiên cứu, triển khai và thực hiện.
Chi tiết Hệ thống tài khoản kế toán theo Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục 1.2)
1.3.3. Tổ chức sổ kế toán và hình thức kế toán
Điều 25 Luật Kế toán đã quy định “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” . Nhƣ vậy, sổ kế toán là phƣơng tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán, từng chỉ tiêu kinh tế.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lƣợng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị. Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, để tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị sự nghiệp nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế toán hiện hành. Điều đó có nghĩa là đơn vị chỉ đƣợc mở một hệ thống sổ kế toán chính thức, theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ kế toán, bởi sổ kế
toán chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phƣơng pháp ghi chép trên tài khoản. Trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán, các đơn vị cần quan tâm đến tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế toán.
Hiện nay, theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp là:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng đơn vị về quy mô, tính chất hoạt động, yêu cầu thông tin, trình độ cán bộ, điều kiện phƣơng tiên vật chất hiện có…để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định nhƣ sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký – Sổ cái, sổ Chứng từ ghi sổ, đơn vị sự nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn.
Chi tiết Hệ thống sổ kế toán theo Chế độ kế toán HCSN (Phụ lục 1.3)
1.3.4. Công tác kiểm kê, khóa sổ và quyết toán
Công tác kiểm kê, khóa sổ và quyết toán là khâu tổ chức thƣờng diễn ra vào cuối kỳ kế toán hàng năm. Công tác này đảm bảo công tác kế toán đƣợc hoàn thành, lên báo cáo và quyết toán, hoàn tất các thủ tục kế toán theo quy định của Bộ Tài chính.
Công tác kiểm kê nhằm kiểm tra, đánh giá một cách chính xác tình hình tài sản, vật tƣ, hàng hóa các mặt: số lƣợng, chất lƣợng, hiện trạng, giá trị sử dụng thực tế; có kế hoạch sử dụng hợp lý tiết kiệm, hiệu quả tài sản hiện có; khắc phục tình trạng lãng phí và xuống cấp để đơn vị có kế hoạch đầu tƣ mua sắm mới; tăng cƣờng công tác quản lý, hiệu quả sử dụng, kiểm tra tổng hợp
số liệu chính xác trung thực. Các công tác kiểm kê cuối năm và đột xuất bao gồm kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ về số lƣợng và giá trị; kiểm kê số lƣợng tiền tồn quỹ tại quỹ tiền mặt.
Công tác khóa sổ kế toán đƣợc thực hiện vào cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm, kế toán bổ sung, rà soát tất cả các nghiệp vụ, chứng từ, thực hiện những bút toán điều chỉnh nếu cần thiết để chốt số liệu cho năm tài chính hiện hành, kết chuyển số dƣ sang năm sau. Công tác khóa sổ là một khâu rất quan trọng trong việc hoàn tất thủ tục kế toán để thực hiện công tác quyết toán, lập báo cáo quyết toán.
Công tác kế toán và quyết toán NSNN thực hiện thống nhất theo chế độ kế toán và mục lục ngân sách, theo đúng nội dung trong dự toán năm đƣợc giao. Công tác quyết toán thực hiện đảm bảo thời gian gửi báo cáo kịp thời, đầy đủ các biểu mẫu kế toán theo quy định, đảm bảo công tác thuyết minh, giải trình rõ ràng, chi tiết nội dung của báo cáo quyết toán.
Đối với các đơn vị sử dụng ngân sách cấp, trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách tại hệ thống kho bạc nhà nƣớc cần rà soát, đối chiếu số liệu theo từng nguồn kinh phí, mục lục ngân sách chi cho từng hoạt động, đảm bảo công tác xác định tỷ lệ tiết kiệm chi hành chính từ nguồn ngân sách cấp, trích lập quỹ theo quy định và công tác chuyển nguồn kinh phí chƣa sử dụng sang năm sau.
1.3.5. Tổ chức báo cáo kế toán
Tổ chức lập báo cáo kế toán là quá trình cung cấp thông tin một cách đầy đủ và trực tiếp cho nhà quản lý cả trong nội bộ đơn vị và những ngƣời bên ngoài có liên quan đến lợi ích với đơn vị. Chính vì thế, tổ chức lập báo cáo kế toán đƣợc đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích, đánh giá tình hình đƣợc đúng đắn, góp phần làm cho quản lý của đơn vị đem lại hiệu quả ngày càng cao.
Thông thƣờng, hệ thống báo cáo kế toán trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm:
- Hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin cho các đối tƣợng bên ngoài đơn vị
BCTC là báo cáo phản ánh số liệu ở mức độ tổng hợp, lập theo định kỳ và cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý của đơn vị mà còn cho các đối tƣợng bên ngoài đơn vị có liên quan đến lợi ích với đơn vị. Các báo cáo này thƣờng là báo cáo bắt buộc, đƣợc Nhà nƣớc quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất.
Hệ thống BCTC trong các đơn vị sự nghiệp thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN; chế độ kế toán riêng của ngành (nếu có) với đặc điểm: ban hành dựa trên hệ thống BCTC của Chế độ kế toán HCSN, đồng thời bổ sung một số BCTC đặc thù của ngành.