8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.1.CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
3.1.1. Sự cần thiết hồn thiện cơng tác kế tốn
Cùng với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và yêu cầu của quá trình tham gia vào WTO đã tạo ra một môi trƣờng cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế. Các đơn vị sự nghiệp đang đứng trƣớc những thách thức to lớn trong một mơi trƣờng đang có nhiều đổi mới. Thực tế hiện nay, các đơn vị sự nghiệp nói chung và các bệnh viện cơng lập nói riêng phần lớn cịn thụ động, thiếu sáng tạo trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chun mơn. Ngun do là vì các hoạt động ở lĩnh vực công cộng thƣờng thiếu sức ép cạnh tranh; tƣ duy trơng chờ vào nguồn lực tài chính từ NSNN cịn nặng nề nên hiệu quả hoạt động thƣờng khơng cao. Đứng trƣớc tình hình đó, các bệnh viện công lập cần nhận thức và nhanh chóng thích nghi với mơi trƣờng cạnh tranh để tự nâng cao năng lực. Việc áp dụng cơ chế quản lý tài chính mới và không ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn là một yếu tố góp phần đảm bảo hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Trong những năm qua, cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp nói chung và các đơn vị sự nghiệp y tế nói riêng đã có thay đổi đáng kể theo hƣớng trao quyền tự chủ cho các đơn vị ngày càng cao hơn trong công tác quản lý tài chính. Từ những thay đổi đó xuất hiện nhiều bất cập từ quan điểm đến công tác tổ chức thực hiện. Bởi những quan điểm chƣa rõ ràng, chƣa phù hợp mà cơng tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp chƣa chặt chẽ, hợp lý. Điều đó càng làm cho cơ chế quản lý tài chính của nhà nƣớc đối với các đơn vị này trong giai đoạn hiện nay không phát huy đƣợc tác dụng, không
đảm bảo nhiệm vụ quản lý NSNN đồng thời thúc đẩy các đơn vị phát triển. Tuy với việc tạo điều kiện cho đơn vị đƣợc chủ động, tự quyết định và tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình, cơ chế mới đã khuyến khích các đơn vị đa dạng hóa các hoạt động, khai thác các tiềm năng đội ngũ và cơ sở vật chất, cải thiện và nâng cao thu nhập cho ngƣời lao động. Nhƣng, khi thực hiện cơ chế tự chủ về tài chính, các đơn vị khơng cịn đƣợc Nhà nƣớc cấp kinh phí hoặc chỉ đƣợc khốn một phần kinh phí hoạt động thƣờng xuyên cho các đơn vị sự nghiệp, từ đó bắt buộc các đơn vị một mặt phải tích cực khai thác nguồn thu, mặt khác phải chủ động sử dụng các nguồn kinh phí cho hoạt động đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả thơng qua việc áp dụng các giải pháp tích cực để tiết kiệm chi, xây dựng các định mức chi phí và lao động hợp lý. Vì vậy cơng tác kế toán tốt giúp cho các đơn vị sự nghiệp đánh giá đúng đắn , kiểm sốt đƣợc tình hình tài chính, tình hình sử dụng kinh phí, tình hình chấp hành dự tốn thu – chi của đơn vị để có thể đƣa ra quyết định đúng đắn cho sự phát triển của đơn vị. Hơn nữa, cơng tác tài chính đƣợc tổ chức tốt cịn giúp cho đơn vị sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí đƣợc cấp và nguồn thu sự nghiệp tại đơn vị, kiểm sốt việc sử dụng nguồn kinh phí đúng nguyên tắc, đúng chế độ.
Đứng trƣớc những u cầu đó, cơng tác quản lý tài chính nói chung địi hỏi phải hồn thiện và đổi mới, cơng tác kế toán cần phải khoa học, phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động của đơn vị.
Nhƣng hiện nay, công tác kế toán tại BVĐK tỉnh Đắk Lắk còn nhiều hạn chế trong công tác vận dụng chứng từ kế tốn, cơng tác xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn, sổ kế tốn và cơng tác lập BCTC. Do vậy, việc hoàn thiện cơng tác kế tốn nhằm mục tiêu đảm bảo thơng tin kế tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời, giúp Lãnh đạo BV có cơ sở trong các quyết định quản lý là rất cần thiết.
3.1.2. Định hƣớng hồn thiện
Để cơng tác kế toán thực sự là một phân hệ hoạt động hữu hiệu của quản lý kinh tế, tài chính trong các đơn vị sự nghiệp nói chung và bệnh viện cơng lập nói riêng thì việc hồn thiện cơng tác kế tốn phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau:
+ Hoàn thiện cơng tác kế tốn tại BVĐK tỉnh Đắk Lắk phải đƣợc sự quan tâm của Lãnh đạo trong việc triển khai thực hiện, phải đi đơi với việc hồn thiện quản lý tài chính, nâng cao nhận thức, phát huy vai trị quan trọng của kế toán trong cơng tác quản lý tài chính và có sự phối hợp đồng bộ của các phịng chức năng có liên quan trong lĩnh vực kế tốn tài chính của đơn vị,
+ Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn phải hƣớng đến mục tiêu là tuân thủ theo đúng quy định của Luật kế tốn, Chế độ kế tốn HCSN, các thơng tƣ, văn bản hƣớng dẫn có liên quan, trên cơ sở tn thủ và góp phần hồn thiện pháp luật kế tốn hiện hành.
+ Hồn thiện cơng tác kế tốn phải phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị nhằm đảm bảo cho việc triển khai đƣợc thuận lợi, có tính khả thi và mang tính lâu dài.
+ Hoàn thiện cơng tác kế tốn phải có tính đồng bộ trong tất cả các khâu có liên quan, phải đƣợc thiết lập một cách chặt chẽ và khoa học trên những nền tảng pháp lý vững chắc, đảm bảo cho sự vận hành với chất lƣợng cao nhất.
+ Hoàn thiện cơng tác kế tốn phải dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đảm bảo tiết kiệm chi phí kế tốn, nâng cao năng suất lao động kế tốn. Cơng nghệ thơng tin phải luôn đƣợc ƣu tiên, đầu tƣ một cách thỏa đáng và đúng hƣớng, có nhƣ vậy thì việc ứng dụng CNTT mới thật sự phát huy hết hiệu quả và đem lại những lợi ích thiết thực trong quản lý, trong đó có cơng tác kế tốn tại đơn vị.
+ Giải quyết các bất cập trong cơng tác kế tốn thông qua các giải pháp về tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán trên cơ sở các đặc điểm và điều kiện hiện có tại BVĐK tỉnh Đắk Lắk.
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH ĐẮK LẮK
3.2.1. Hồn thiện tổ chức chứng từ kế tốn
Tổ chức chứng từ kế tốn ln đóng một vai trị quan trọng trong việc tạo lập một hệ thống thơng tin đầy đủ, có tính pháp lý cao ngay từ giai đoạn đầu. Hồn thiện cơng tác này cần phải thực hiện những nội dung sau:
Thứ nhất, BV cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thơng tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh.
Thứ hai, để có đầy đủ chứng từ làm căn cứ ghi sổ, BV nên sử dụng đầy đủ các mẫu biểu chứng từ thuộc loại hƣớng dẫn. Đối với chứng từ quản lý các khoản chi cần sử dụng đầy đủ các chứng từ nhƣ Bảng thanh toán tiền thƣởng, Hợp đồng giao khốn cơng việc, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn, Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng…Để thống nhất mẫu biểu trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cần bổ sung, chỉnh sửa một số chứng từ cho phù hợp với đặc thù của ngành nhƣ:
+ Mẫu Bảng kê chi tiền cho ngƣời tham dự hội chẩn đột xuất: Đây là nghiệp vụ thƣờng xuất hiện trong các bệnh viện khi có phát sinh các trƣờng hợp cần thiết phái tiến hành hội chẩn đột xuất. Ngƣời tham dự hội chẩn đột xuất có thể là các y bác sĩ của đơn vị hoặc các chun gia có uy tín trong ngành. Nội dung chứng từ này cần ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành, họ tên ngƣời tham dự, chức vụ, đơn vị công tác và số tiền đƣợc hƣởng theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Mẫu bảng kê thanh toán tiền thủ thuật bệnh nhân (Phụ lục 3.1): đây là loại nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên trong bệnh viện nhƣng mẫu chứng từ sử dụng ở các khoa điều trị trong đơn vị lại khơng đồng nhất. Vì vậy cần thống nhất mẫu để kế toán thuận tiện trong việc theo dõi và kiểm tra. Mẫu chứng từ này cần liệt kê theo ngày thực hiện hoặc định kỳ cho từng khoa tùy theo mật độ phát sinh các nghiệp vụ này là nhiều hay ít. Trong đó, nội dung chứng từ cần chi tiết theo bệnh nhân (số biên lai thu viện phí, số bệnh án để quản lý), loại thủ thuật thực hiện (tên thủ thuật và mã thủ thuật) và ngƣời thực hiện (chính, phụ, giúp việc…) Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các nhân viên y tế thực hiện thủ thuật.
+ Mẫu bảng kê thanh toán tiền phẫu thuật (Phụ lục 3.2): Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thƣờng có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành (theo dõi theo mã nhân viên).
+ Mẫu phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Phụ lục 3.3): với số lƣợng, chủng loại vật tƣ sử dụng trong bệnh viện rất đa dạng nên để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tƣ cũng nhƣ làm căn cứ tính tốn, đối chiếu giá trị vật tƣ xuất dùng, BV cần thiết bổ sung thêm Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ. Trong đó nội dung chứng từ này cần bao gồm thông tin về từng loại vật tƣ theo chủng loại, quy cách, phẩm chất, lý do cịn sử dụng hay khơng sử dụng…
Thứ ba, để giảm bớt chứng từ sử dụng, đơn giản hóa thủ tục luân chuyển chứng từ, tăng khả năng liên kết giữa các khoa, phòng và bộ phận kế tốn, giảm bớt thủ tục ký duyệt, BV có thể sử dụng chứng từ liên hợp, dùng nhiều lần. Nhƣ chứng từ thanh tốn viện phí của bệnh nhân có thể lập trong hệ thống cơ sở dữ liệu chung từ khi tiếp nhận bệnh nhân, các khoa, phòng sử
dụng để liệt kê chi phí thực tế tiêu hao, phịng kế tốn tính tốn phần BHYT chi trả và phần bệnh nhân phải nộp trực tiếp. Chứng từ này có thể thay thế Phiếu thống kê chi phí điều trị bệnh nhân, làm căn cứ thanh toán với cơ quan BHXH và đồng thời là chứng từ thanh toán ra viện cho bệnh nhân.
Thứ tƣ, với khâu kiểm tra chứng từ, cần phân định rõ trách nhiệm của ngƣời kiểm soát trên chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên chứng từ.
Thứ năm, đối với khâu lƣu trữ và bảo quản chứng từ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, việc bảo vệ chƣơng trình để chống virus và lƣu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần đƣợc quan tâm. Hàng năm BV nên lƣu trữ tồn bộ thơng tin ra các thiết bị lƣu trữ khác và thực hiện chế độ bảo quản. Thời hạn lƣu trữ chứng từ kế toán đã đƣợc quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn. Từ đó, BV cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ nhằm khắc phục tình trạng nhiều chứng từ đã hết thời hạn lƣu trữ nhƣng chƣa xử lý tiêu hủy.
Bên cạnh đó, một số quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến phần hành kế tốn chi kinh phí và phần hành kế tốn TSCĐ chƣa hợp lý, cần hoàn thiện nhƣ sau:
+ Đối với quy trình thu, chi tiền mặt: cần quy định hạn chế thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản thanh toán ở một mức nhất định đặc biệt là những khoản chi mua vật tự, hàng hóa, sửa chữa nhỏ, khuyển khích thanh tốn bằng chuyển khoản qua đó hạn chế gian lận trong thanh tốn.
+ Đối với quy trình thu, chi chuyển khoản qua Ngân hàng, Kho bạc: hàng tháng, đơn vị lập báo cáo đối chiếu tiền gửi về số dƣ đầu kỳ, số phát sinh tăng giảm trong kỳ, số dƣ cuối kỳ chi tiết cho từng tài khoản tại Ngân hàng,
Kho bạc. Yêu cầu các báo cáo đối chiếu phải có xác nhận của Ngân hàng và Kho bạc để đảm bảo tính khách quan của số liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Đối với quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lƣơng: cần phối hợp với bộ phận Tổ chức và bộ phân Kế tốn để khi có trƣờng hợp xin nghỉ khơng lƣơng hoặc khơng hồn thành công tác chuyên môn để truy thu tiền lƣơng một cách kịp thời. Trong quy trinh thanh tốn tiền lƣơng cần cơng khai bảng lƣơng cho CBNV trƣớc khi chuyển chứng từ cho kho bạc và ngân hàng để có thể điều chỉnh những sai sót trong q trình chuyển lƣơng.
+ Đối với quy trình luân chuyển mua sắm, sửa chữa TSCĐ: cần tách bạch giữa chức năng mua sắm, sửa chữa với chức năng thanh toán. BV cần phân công nhiệm vụ mua sắm, sửa chữa TSCĐ do Bộ phận Hành chính thực hiện, cịn Bộ phận Kế toán thực hiện giám sát quá trình mua sắm, sửa chữa của Bộ phận Hành chính và thanh tốn cho nhà cung cấp sau khi nhận đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức tài khoản kế tốn
Trong q trình vận dụng các tài khoản kế tốn tại đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề cịn chƣa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ, cung cấp thơng tin hữu ích hơn, và cũng nhƣ để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị, hệ thống tài khoản và phƣơng pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung nhƣ sau:
Thứ nhất, cần phân định rõ hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ để trên cơ sở đó tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi từ đó tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tƣơng ứng cho từng loại hoạt động. Đối với các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ các đơn vị cần phản ánh vào tài khoản 421 - Chênh lệch thu chi chƣa xử lý để xác định kết quả của từng hoạt động, sau đó mới tiến hành xử lý số chênh lệch đó. Ngồi ra, khi tạm trích hoặc tạm
sử dụng các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên, kế toán cần phản ánh vào TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên.
Thứ hai, đơn vị cần xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4 phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị, đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, chi tiết mọi nội dung đối tƣợng kế toán, đáp ứng u cầu xử lý thơng tin trên máy tính và thõa mãn nhu cầu thơng tin cho các đối tƣợng sử dụng.
Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản 5118 để theo dõi, phản ánh riêng từng khoản thu đối với từng đối tƣợng nhƣ:
TK 5118.1 : Thu lệ phí đấu thầu TK 5118.2: Thu khác
Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản 531 để theo dõi, phản ánh riêng từng khoản thu đối với từng đối tƣợng nhƣ:
TK 531.1: Thu khám, điều trị bệnh nhân theo yêu cầu TK 531.2: Thu dịch vụ gửi xe ô tô, xe máy, xe đạp TK 531.3: Thu dịch vụ thuê căn tin, ăn uống, giải khát TK 531.8: Các khoản thu sản xuất, dịch vụ khác
Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản 631 để theo dõi, phản ánh riêng từng mục chi đối với từng đối tƣợng nhƣ:
TK 631.1: Chi từ dịch vụ khám, điều trị bệnh nhân theo yêu cầu TK 631.2: Chi từ dịch vụ gửi xe ô tô, xe máy, xe đạp