8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN
2.4.2. Những hạn chế trong cơng tác kế tốn
Về cơng tác lập dự tốn
Quy trình lập dự toán chƣa thực sự hợp lý, phƣơng pháp lập dự toán của BVĐK tỉnh Đắk Lắk vẫn theo phƣơng pháp dựa trên cơ sở quá khứ, tức là căn cứ vào số liệu của năm liền trƣớc, sau đó điều chỉnh tăng theo tỷ lệ tăng trƣởng chung, do đó chƣa sát với thực tế của đơn vị.
Đơn vị khơng có xây dựng dự tốn từng q, tháng, cịn có tình trạng bỏ sót hoặc bỏ qua một số mục chi làm ảnh hƣởng tới quá trình chấp hành, làm mất thời gian khi phải điều chỉnh dự toán vào cuối năm.
Thêm vào đó, lập dự toán nguồn thu sự nghiệp năm sau thƣờng phải bằng hoặc cao hơn năm trƣớc gây áp lực cho đơn vị, đơn vị phải tận thu các khoản viện phí làm ảnh hƣởng đến cơng tác chun mơn. Việc đặt mục tiêu tài chính lên mục tiêu hàng đầu vì tăng thu thì tăng thu nhập tăng thêm do đó sẽ gây ra những thiếu sót trong từng lời nói, cử chỉ, thái độ của mỗi nhân viên y tế, sự chủ quan thiếu trách nhiệm trong nhìn nhận, đánh giá tiên lƣợng bệnh của một số nhân viên dẫn tới hậu quả đáng tiếc xảy ra cho ngƣời bệnh.
Về cơng tác kế tốn
Lắk vẫn cịn những tồn tại cần giải quyết, cụ thể:
- Vận dụng chế độ kế toán
BV đơi khi cịn thụ động, chƣa sáng tạo và chƣa chú trọng đến việc tập huấn, hƣớng dẫn cho toàn thể cán bộ nhân viên làm cơng tác kế tốn trong đơn vị nên trong xử lý nghiệp vụ kế toán của các nhân viên kế tốn cịn hạn chế, lúng túng.
- Tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán chủ yếu là tạo lập hệ thống thông tin phục vụ chủ yếu cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn ngân sách, thơng tin phục vụ kế tốn quản trị không đƣợc quan tâm xây dựng. Việc lập các báo cáo bộ phận, xây dựng hệ thống phân tích thơng tin tài chính phục vụ ra quyết định khơng đƣợc coi là nhiệm vụ thƣờng xuyên của bộ máy kế tốn.
- Cơng tác tổ chức chứng từ kế tốn
+ Việc lập, ghi chép, tính tốn các số liệu liên quan đến các yếu tố của chứng từ gốc đơi khi khơng chính xác, thơng tin chƣa đầy đủ, quá rút gọn gây khó hiểu, một số chứng từ thanh tốn chƣa kiểm tra đƣợc thơng tin giá cả từ thị trƣờng.
+ Do y tế là một ngành đặc thù nên BV tự tổ chức một số chứng từ ngoài danh mục quy định chung để phù hợp với đặc điểm hoạt động nhƣ biên bản hội chẩn đột xuất, bảng kê thanh toán ngƣời cho máu, chứng từ thanh toán tiền phẫu thuật, thủ thuật…Các chứng từ này do mỗi đơn vị tự thiết kế riêng nên đôi khi phản ánh một nội dung nghiệp vụ phát sinh nhƣng lại khác nhau về hình thức, các trình bày.
+ Chứng từ luân chuyển qua các cá nhân, phịng nghiệp vụ đơi lúc chƣa đƣợc nhất quán về trình tự thực hiện; việc xác định trách nhiệm của các thành phần tham gia vào mỗi khâu của luân chuyển chứng từ chƣa có; thời hạn luân
chuyển chứng từ tại các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong đơn vị đôi lúc bị xử lý chậm trễ tại các khâu, gây ách tắc công việc, mâu thuẫn giữa các bên. Ngoài ra, chứng từ xử lý chậm trễ tại các phòng nghiệp vụ, cá nhân cịn làm cho cơng tác ghi sổ kế tốn, xử lý thơng tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý của đơn vị không đƣợc kịp thời.
+ Cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn chỉ mới đƣợc thực hiện thƣờng xuyên ở khâu đầu, còn việc kiểm tra chứng từ lần sau thƣờng dồn vào cuối quý, cuối năm do đó việc phát hiện sai sót thiếu tính kịp thời. Một số nội dung thanh tốn khơng tập hợp đủ các loại chứng từ cần thiết nhƣ giấy đề nghị, hóa đơn chƣa có chữ ký đầy đủ của ngƣời mua hàng, một số phiếu thu, phiếu chi thiếu phê duyệt của lãnh đạo đơn vị.
+ Công tác lƣu trữ chứng từ tại đơn vị thực hiện chƣa tốt, đơn vị chƣa có địa điểm riêng dành cho việc lƣu trữ chứng từ kế toán, chƣa xử lý chứng từ hết thời hạn bảo quản, kho lƣu trƣc chật hẹp, không đủ điều kiện bảo quản chứng từ.
- Cơng tác tổ chức tài khoản kế tốn
+ Chƣa tổ chức đƣợc hệ thống tài khoản theo dõi chi tiết cho các đối tƣợng cụ thể nhƣ doanh thu chi phí cho từng hoạt động dịch vụ của đơn vị nên công tác so sánh, đánh giá hiệu quả của các nguồn thu không đƣợc thực hiện.
+ Một số nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chƣa quy định phƣơng pháp kế toán cụ thể nên BV thực hiện hạch tốn khơng thống nhất với các đơn vị cùng ngành nhƣ các nghiệp vụ liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân để đặt các máy móc thiết bị chuyên dùng, hiện đại; phƣơng pháp kế toán xác định và phân bổ khấu hao TSCĐ sử dụng đồng thời cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ; phƣơng pháp kế tốn về xử lý các khoản viện phí của bệnh nhân trốn viện hoặc khơng có khả năng thanh tốn; phƣơng pháp kế toán hoạt động dịch vụ… Ngoài ra, một số tài khoản kế toán chi tiết đƣợc xây
dựng tại BV chƣa đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ.
- Cơng tác tổ chức sổ kế tốn
+ Hệ thống sổ chi tiết còn thiếu nhiều, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu hệ thống hóa thơng tin phục vụ cho việc quản lý tại BV.
+ Một số đối tƣợng BV theo dõi chỉ phản ánh một lần, chƣa hình thành song song hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp để dễ dàng trong kiểm tra, phát hiện sai sót và sửa chữa. BV theo dõi tình hình tăng giảm tài sản qua một đầu sổ sẽ không thấy đƣợc số liệu chi tiết là những số liệu có tác dụng lớn cho quản trị nội bộ và cung cấp tƣ liệu cho phân tích hoạt động tài chính của BV.
+ Cơng tác in ấn sổ sách kế toán định kỳ tại BV vẫn chƣa đƣợc chú trọng dẫn đến việc in ấn sổ sách kế tốn tại đơn vị khơng đảm bảo thời gian quy định.
- Công tác tổ chức báo cáo kế toán
+ Hệ thống BCTC ở đơn vị gồm BCTC và quyết toán ngân sách nên các báo cáo chỉ mang tính chất tuân thủ, pháp lý chƣa đi sâu vào phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn thu – chi, tình hình sử dụng tài sản, chấp hành các chế độ, chính sách, định mức…do vậy chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí. Ngồi ra, đơn vị lập BCTC mang tính chất đối phó, chỉ lập các bảng biểu báo cáo kế tốn tài chính thơng dụng cịn cơ quan quản lý cấp trên có u cầu thì đơn vị mới lập báo cáo khác.
+ Thuyết minh BCTC còn đơn giản, chỉ là báo cáo về lao động, quỹ lƣơng, tổng tài sản, tăng giảm các quỹ và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách, chƣa giải trình chi tiết các nội dung. Từ các BCTC chƣa thực hiện phân tích so sánh với dự tốn và năm trƣớc để đánh giá tình hình biến động các chỉ tiêu tài chính trong năm. Do vậy, hạn chế trong việc cung cấp thơng tin có chiều
sâu đối với quản lý, điều hành của lãnh đạo BV.
+ Thời gian lập BCTC còn chậm so với quy định do ý thức chấp hành báo cáo chƣa tốt. Việc phân tích BCTC và cơng khai tài chính cịn chƣa thật sự đƣợc chú trọng nên hiệu quả của số liệu cung cấp chƣa cao, do đó thơng tin cung cấp cho việc quản lý điều hành chƣa đầy đủ, chƣa kịp thời và chƣa chính xác.
+ Mặt khác, BV chƣa quan tâm đúng mức đến việc lập các báo cáo kế tốn phục vụ cho việc cung cấp thơng tin quản trị nội bộ. Nên các báo cáo kế toán này thƣờng đƣợc lập mang tính riêng lẻ, tự phát theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo mà không gắn kết đƣợc các hoạt động với nhau để có những thơng tin hữu ích phục vụ nhu cầu lãnh đạo. Ví dụ nhƣ các báo cáo thu viện phí và BHYT thƣờng khơng gắn kết với các báo cáo của bộ phân vật tƣ, kho hàng nên phần nào phải ánh khơng trung thực bức tranh về thu, chi viện phí tại BV. Hay báo cáo của bộ phận kho dƣợc, kế toán vật tƣ đƣợc tổng hợp theo tháng, trong khi của bộ phận thu viện phí đƣợc tổng hợp theo tháng nhƣng chi phí của bệnh nhân lại đƣợc thống kê theo đợt điều trị.
- Công tác kiểm tra kế tốn
+ Cơng tác kiểm tra kế tốn chƣa phát huy đƣợc vai trị, khả năng kiểm tra, kiểm sốt do trình độ chun mơn của kế tốn viên cịn hạn chế và mức độ quan tâm của các nhà quản lý chƣa cao. Do đó cơng tác kiểm tra kế tốn chƣa thực sự đóng góp cho BV về cơng tác quản lý và minh bạch BCTC, quyết toán. + Luật kiểm toán Nhà nƣớc quy định các đơn vị sự nghiệp đƣợc thuê kiểm toán độc lập để kiểm tra, kiểm sốt, giám sát cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, đến nay BV khơng thực hiện vì giá trị của kết quả kiểm tốn độc lập thƣờng khơng có giá trị đối với các cơ quan thanh tra, kiểm tốn Nhà nƣớc.
+ Việc phân cơng cơng việc kiểm tra kế tốn và phê duyệt thu chi ở BV chƣa đƣợc rõ ràng về mức độ chịu trách nhiệm kiểm tra cho các kế toán phần
hành, chủ yếu tập trung ở kế tốn trƣởng, làm cho cơng tác chỉ đạo trực tuyến trở nên quá tải.
+ Mặt khác, công tác tự kiểm tra tại BV dƣờng nhƣ không đem lại hiệu quả, BV không xây dựng kế hoạch kiểm tra và thƣờng không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do các nhân viên kế toán phần hành tự kiểm tra trƣớc khi ghi sổ kế toán nên khơng đảm bảo tính khách quan. Phƣơng pháp kiểm tra không khoa học, không hợp lý đã dẫn đến trƣờng hợp số liệu kế toán phản ánh không trung thực, không khách quan, ghi chép khơng chính xác, tình trạng gây lãng phí, thất thốt vật tƣ cịn phổ biến. Hơn nữa công tác kiểm tra của đơn vị cấp trên (Sở y tế) chƣa đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Mặc dù bộ phận kiểm tra của Bộ (thanh tra) có thực hiện kiểm tra nhƣng do số lƣợng đơn vị sự nghiệp quá nhiều nên không thể thực hiện thƣờng xuyên liên tục tại một đơn vị.
Qua phân tích cho thấy các tồn tại trên có ảnh hƣởng trực tiếp đến cơng tác kế tốn cũng nhƣ có ảnh hƣởng lớn tới hiệu quả quản lý tài chính tại BV, thể hiện nhƣ sau:
Việc sử dụng không đầy đủ chứng từ, lập chứng từ không đồng bộ cùng với tổ chức luân chuyển chứng từ chƣa phù hợp có tác động không tốt tới hiệu quả quản lý tài chính, làm cho các thơng tin về tình hình tài chính thiếu đi tính minh bạch. Hơn nữa chính sự khơng đầy đủ trong việc sử dụng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho việc ghi nhận các nguồn thu và các khoản chi khơng rõ, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả chi tiêu và tình hình sử dụng kinh phí của nhà nƣớc. Mặt khác, việc sử dụng không đầy đủ chứng từ, hoặc sử dụng các chứng từ không đủ chỉ tiêu, không phù hợp cũng là một nguyên nhân gây thất thốt tài sản, sử dụng khơng đúng mục đích hoặc lãng phí ngân sách nhà nƣớc.
Tài khoản kế toán chi tiết, sổ kế toán chi tiết mở chƣa đầy đủ dẫn đến thơng tin về đối tƣợng kế tốn bị phản ánh lệch lạc, không phản ánh đúng đối tƣợng gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra và tổng hợp thu, chi NSNN.
Ngồi ra việc phân cơng lao động đối với các nhân viên kế toán quyết định đến khả năng tự kiểm soát, kiểm tra chéo giữa các bộ phận liên quan đối với các hoạt động thu, chi kinh phí từ ngân sách tại đơn vị. Cơng tác kiểm tra kế toán kể cả nội kiểm và ngoại kiểm nếu không đƣợc thiết lập một cách khoa học và mức độ thực hiện không thƣờng xuyên cũng làm giảm sự kiểm soát và giám sát chặt chẽ hoạt động thu, chi và do đó giảm hiệu quả quản lý tài chính tại đơn vị.