8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN
3.2.3. Hoàn thiện việc vận dụng sổ kế toán
Về cơ bản hình thức kế tốn Nhật ký chung mà đơn vị sử dụng trong cơng tác kế tốn phù hợp với điều kiện công nghệ thông tin hiện nay, tuy nhiên phần mềm kế toán đơn vị sử dụng lại có hạn chế việc cập nhật các mẫu sổ phù hợp với chế độ hiện hành. Vì vậy:
Đơn vị phải thƣờng xuyên cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành để cung cấp cho nhà lập trình sửa đổi phần mềm kế toán đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ chính xác.
Đơn vị phải mở những sổ kế toán mà phần mềm kế toán chƣa hỗ trợ để đảm bảo việc mở sổ kế toán đầy đủ theo đúng quy định nhƣ:
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí (S42-H): theo dõi riêng cho từng loại kinh phí, từng nguồn kinh phí và theo nơi cấp kinh phí, theo loại, khoản và nhóm mục hoặc mục.
+ Sổ tổng hợp nguồn kinh phí (S43-H): để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp theo loại, khoản, nhóm mục hoặc mục để cung cấp số liệu cho việc lập BCTC.
Đơn vị phải chú ý mở các sổ kế toán chi tiết tƣơng ứng với các tài khoản chi tiết đƣợc sử dụng đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tƣợng sử dụng. Nhƣ Sổ chi tiết theo dõi các khoản đầu tƣ góp vốn liên doanh, liên kết (Phụ lục 3.4): BV đã tổ chức huy động vốn góp trong cán bộ cơng nhân viên hoặc tổ chức liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhân khác trong thực hiện đa dạng hóa dịch vụ, do đo cần thiết phải bổ sung mẫu Sổ chi tiết theo dõi nguồn vốn kinh doanh.
Công tác in ấn sổ kế toán phải kịp thời, kết thúc kỳ kế toán phải đƣa vào kho lƣu trữ để tránh thất lạc, dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
3.2.4. Hồn thiện tổ chức báo cáo kế tốn
Nhằm mục đích giúp lãnh đạo bệnh viện nắm rõ tình hình hoạt động và kịp thời đƣa ra những quyết định chính xác thì u cầu đặt ra là phải hồn thiện hệ thống báo cáo kế tốn. Cụ thể cần hoàn thiện một số vấn đề sau:
- Nâng cao chất lƣợng thông tin của Thuyết minh báo cáo tài chính: cần phân tích sâu và đầy đủ nguyên nhân biến động tăng giảm của các chỉ tiêu tài chính trong năm so với dự tốn, so với năm trƣớc. Đây là nội dung rất quan trọng bởi việc phân tích này sẽ giúp cho Lãnh đạo BV nhận biết rõ tình hình của đơn vị mình trong các hoạt động tài chính, là cơ sở để đƣa ra những quyết định tốt hơn trong năm tài chính tiếp theo và bảo vệ kế hoạch dự toán NSNN hàng năm đối với BV.
Qua phân tích tình hình sử dụng kinh phí, chỉ ra một số chỉ tiêu có khả năng tiết kiệm chi mà cơng việc chun mơn vẫn đạt hiệu quả cao và tìm ra nguyên nhân ảnh hƣởng trực tiếp tới sự tăng, giảm và biện pháp khắc phục trong thời
gian tới về tình hình sử dụng kinh phí, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kinh phí của đơn vị. Đơn vị cần tiến hành lập bảng phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán chi của đơn vị và tiến hành so sánh số kinh phí đã chi thực tế trong kỳ và dự tốn kinh phí đƣợc sử dụng trong năm, chi tiết theo từng mục và đƣợc xác định bằng công thức:
KPsd = KPctt - KPđsd
Tsd(%) = Trong đó:
KPsd: Chênh lệch giữa số kinh phí thực tế sử dụng với dự tốn kinh phí đƣợc sử dụng.
KPctt: Kinh phí đã chi thực tế
KPđsd: Dự tốn kinh phí đƣợc sử dụng trong năm. Tsd(%) : Tỷ lệ hồn thành dự tốn sử dụng kinh phí.
Đồng thời lần lƣợt xác định tỷ trọng chi kinh phí theo dự tốn và thực tế. Từ các chỉ tiêu phân tích trên, lập Bảng phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán (Phụ lục 3.5). Qua kết quả so sánh ở từng mục chi, nhóm chi trong bảng phân tích và tỷ lệ chênh lệch giữa kinh phí thực tế đã sử dụng so với dự tốn kinh phí trong từng khoản chi kinh phí sẽ thấy đƣợc biến động mức kinh phí sử dụng.
- Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ trên cơ sở tổng hợp thông tin từ các sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp, phục vụ nhu cầu quản trị trong đơn vị, cụ thể lập Báo cáo số dƣ chuyển sang năm sau gồm các nội dung:
+ Tồn quỹ tiền mặt: phản ánh số tồn quỹ tiền hiện còn đến cuối năm. Số liệu ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dƣ nợ TK 111 trên Sổ quỹ tiền mặt.
+ Các khoản tạm ứng: phản ánh các khoản tạm ứng chƣa thanh toán đến cuối năm, trong đó chi tiết gồm tạm ứng cho CBCC trong đơn vị, tạm
KP ctt
ứng cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, tạm ứng cho sửa chữa lơn, hỗ trợ XDCB, tạm ứng khác. Mỗi loại tạm ứng ghi 1 dòng chi tiết theo từng loại, khoản.
+ Số dƣ dự toán cịn ở KBNN: phản ánh số dƣ dự tốn chƣa rút về quỹ của đơn vị, hiện còn ở KBNN. Số liệu ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dƣ Nợ TK 008 – Dự toán chi hoạt động.
+ Tổng cộng: số liệu ghi ở chỉ tiêu này bằng số tiền quỹ tiền mặt cộng các khoản tạm ứng chƣa thanh tốn cộng dƣ dự tốn cịn ở KBNN.
Mẫu biểu báo cáo số dƣ chuyển năm sau (Phụ lục 3.6)
Báo cáo này xây dựng nhằm cung cấp thơng tin tổng qt tình hình số dƣ thuộc các loại nguồn kinh phí cịn đến cuối năm, giúp lãnh đạo BV nắm bắt đƣợc tình hình tài chính tại đơn vị để có kế hoạch sử dụng và quyết tốn nguồn kinh phí trong năm tiếp theo.
3.2.5. Hồn thiện tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Với cơ chế quản lý tài chính tự chủ, bên cạnh những yếu tố tích cực tác động đến sự phát triển của đơn vị, cịn khơng ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá trình hoạt động sự nghiệp, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị. Do đó, trong q trình hoạt động khó tránh khỏi những sai phạm về pháp luật, những quy định của Nhà nƣớc về chế độ quản lý kinh tế tài chính, chế độ kế tốn. Điều đó địi hỏi BV cần sớm nâng cao chất lƣợng cơng tác kiểm tra kế tốn, đáp ứng u cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị.
Để thực hiện tốt và nâng cao chất lƣợng công tác kiểm tra, kiểm soát, các đơn vị cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ - BTC ngày 13/8/2004. Cụ thể các đơn vị cần thực hiện tốt các vấn đề sau:
Thứ nhất, đơn vị cần thành lập bộ phận làm cơng tác kiểm tra nội bộ có trình độ, năng lực chun mơn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo đơn vị. Tùy tình hình thực tế và hoàn cảnh cụ thể để vận dụng các hình thức kiểm tra nhƣ kiểm tra theo thời gian (tự kiểm tra thƣờng xuyên theo kế hoạch, tự kiểm tra thƣờng xuyên trong mọi hoạt động kinh tế tài chính, hoặc kiểm tra đột xuất); kiểm tra theo phạm vi cơng việc (kiểm tra tốn diện hay kiểm tra đặc biệt).
Thứ hai, đơn vị phải xây dựng quy chế kiểm tra liên quan đến các nội dung:
+ Các khoản thu chi ngân sách, thu chi hoạt động của đơn vị, chênh lệch thu- chi và trích lập các quỹ: BV phải tự kiểm tra việc thực hiện thu ngân sách, kiểm tra các khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ, kiểm tra tính hợp pháp của các khoản chi kể cả trong dự tốn và ngồi dự toán, xác định nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán, kiểm tra việc chấp hành các thủ tục chi NSNN, nội dung chi thƣờng xuyên theo đúng định mức, tiêu chuẩn quy định của Nhà nƣớc và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Việc quản lý và sử dụng TSCĐ, dụng cụ, vật tƣ y tế: BV phải tự kiểm tra việc mua sắm TSCĐ, phân loại TSCĐ tại đơn vị, việc ghi chép trong hồ sơ gốc của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ; kiểm tra việc tính hao mịn TSCĐ, kiểm tra việc tính khấu hao cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; kiểm tra việc sửa chữa lớn TSCĐ, việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc; kiểm tra tình hình TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý,…
Đối với vật liệu, dụng cụ đơn vị tự kiểm tra từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc xếp, đến khâu nhập kho và xuất kho đƣa vào sử dụng; kiểm tra tính hợp lý của việc xây dựng các định mức sử dụng, dự trữ và hao hụt vật liệu.
Đơn vị phải tự kiểm tra việc chấp hành đúng quy định về quỹ lƣơng, kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trích nộp khác theo quy định hiện hành. Đối với quỹ tiền mặt, tiền gửi cần kiểm tra số lƣợng tiền mặt thực có trong quỹ, đối chiếu với số lƣợng trong sổ kế toán, số dƣ tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc, Ngân hàng; đối chiếu số liệu giữa số dƣ tiền gửi với số liệu trên sổ kế toán, kiểm tra các khoản đầu tƣ tài chính mà đơn vị nắm giữ, kiểm tra về mặt giá trị, tính hợp pháp và thời gian còn lại của những khoản đầu tƣ này.
+ Công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản: Tự kiểm tra công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản là nội dung đƣợc các đơn vị hết sức chú ý trọng điều kiện hiện nay. Làm tốt công tác này, đơn vị phải tự kiểm tra quy trình xây dựng kế hoạch đầu tƣ và việc triển khai cấp phát vốn cho từng dự án tại đơn vị. Kiểm tra quy trình thẩm định dự án, thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán cho từng dự án, kiểm tra công tác đấu thầu tuyển chọn đơn vị tƣ vấn và nhà thầu của từng dự án, kiểm tra công tác giám sát, quản lý của đơn vị tƣ vấn, nhà thầu của chủ đầu tƣ, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục thanh toán liên quan đến hoạt động đầu tƣ. Khi cơng trình hồn thành đƣa vào sử dụng đơn vị tự kiểm tra việc quyết toán, nghiệm thu và bàn giao đƣa cơng trình vào sử dụng kể cả việc kiểm tra q trình chạy thử. Ngồi ra, đơn vị tự kiểm tra việc chấp hành và tuân thủ các quy định về chế độ quản lý đầu tƣ xây dựng cơ bản của Nhà nƣớc; việc chấp hành chế độ báo cáo của đơn vị đối với cơ quan quản lý các cấp.
3.2.6. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006, quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. Với chủ trƣơng đổi mới cơ chế quản lý tài chính nhƣ vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán làm
cơng tác kế tốn quản trị, phân tích hoạt động kinh tế là hết sức cần thiết. Bƣớc đầu đối với BVĐK tỉnh Đắk Lắk có thể nghiên cứu tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Thực chất kế tốn quản trị là quy trình định dạng, đo lƣờng, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thơng đạt các số liệu tài chính và phi tài chính cho lãnh đạo đơn vị để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vị nội bộ đơn vị và đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản đó. Hiện nay với số lƣợng nhân sự và yêu cầu thông tin khơng q lớn, bệnh viện có thể xây dựng mơ hình hỗn hợp trong đó đơn vị có thể tổ chức bộ phận kế toán quản trị riêng cho những phần hành quan trọng, các nội dung khác thì tổ chức theo hình thức kết hợp. (Phụ lục 3.7)
Mặt khác, để mơ hình tổ chức bộ máy kế toán đƣợc phát huy hiệu quả cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Rà soát, đánh giá lại toàn bộ bộ máy quản lý tài chính kế tốn cả về năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức. Trên cơ sở đó tiến hành sắp xếp lại tổ chức, kiện toàn bộ máy quản lý tài chính theo hƣớng tin gọn, hoạt động có hiệu quả.
+ Phải có sự phân cơng trách nhiệm đến từng ngƣời, từng bộ phân làm cơng tác kế tốn.
+ Bố trí số lƣợng nhân viên kế tốn phù hợp, hợp lý với đặc điểm, yêu cầu của đơn vị, phải có sự thống nhất và phối hợp hài hòa, đồng bộ giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị.
+ Hằng năm, BV cần phải đánh giá công việc, nhiệm vụ, hoàn thành của mỗi cá nhân trong đơn vị, từ đó có những chế độ khen thƣởng cũng nhƣ xử ý nghiêm các trƣờng hợp vi phạm.
- Cần làm tốt hơn nữa công tác thi tuyển để có đƣợc một đội ngũ kế tốn có năng lực, có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức.
Thƣờng xuyên đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ của phịng kế tốn dƣới nhiều hình thức.
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 3.3.1. Kiến nghị với Nhà nƣớc 3.3.1. Kiến nghị với Nhà nƣớc
Thứ nhất, phải đổi mới phƣơng thức quản lý NSNN, ban hành Chuẩn mực kế tốn cơng để rút ngắn khoảng cách giữa Chế độ kế toán HCSN Việt Nam với Chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế. Đồng thời xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá kết quả cải cách tài chính cơng, để Nhà nƣớc có cơ sở xác định và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.
Thứ hai, Nhà nƣớc cần sửa đổi, bổ sung một số biểu mẫu chứng từ, sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính để các đơn vị sự nghiệp chuyển dần hoạt động của mình theo nguyên tắc tự cân đối thu chi tài chính.
Thứ ba, Nhà nƣớc cần ban hành thêm một số quy định, hƣớng dẫn về kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tƣ tài chính ở các đơn vị sự nghiệp có thu nhƣ: kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ, kế tốn chi phí đi vay, hàng tồn kho, thuê tài sản, các khoản dự phịng, cơng cụ tài chính.
Thứ tƣ, tiếp tục hoàn thiện căn cứ, hệ thống định mức, phƣơng pháp thực hiện phân bổ NSNN đảm bảo công bằng, khoa học và sát thực tế. Đồng thời tăng cƣờng hƣớng dẫn các đơn vị sự nghiệp có thu đối mới cơng tác lập dự toán NSNN đê nâng cao chất lƣợng công tác lập dự toán. Trong cơ chế quản lý tài chính mới, cần thiết lập các thƣớc đo về kết quả và hiệu quả công việc chứ không chú trọng vào các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm hay kết quả đó. Ví dụ, đối với ngành y tế cần căn cứ vào số lƣợng bệnh nhân đã đƣợc điều trị, chất lƣợng sức khỏe bệnh nhân sau điều trị...để đánh giá chứ không căn cứ trên số giƣờng bệnh kế hoạch để phân bổ ngân sách.
3.3.2. Kiến nghị với Bộ y tế
hệ thống định mức tài chính, tiêu chuẩn chi tiêu, mức thu phí để phù hợp với đặc thù riêng của lĩnh vực y tế.
Tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản hƣớng dẫn quản lý ngân sách theo cơ chế mới. Chỉ đạo triển khai tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện