8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế tốn ln đóng một vai trị quan trọng trong việc tạo lập một hệ thống thơng tin đầy đủ, có tính pháp lý cao ngay từ giai đoạn đầu. Hồn thiện cơng tác này cần phải thực hiện những nội dung sau:
Thứ nhất, BV cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thơng tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh.
Thứ hai, để có đầy đủ chứng từ làm căn cứ ghi sổ, BV nên sử dụng đầy đủ các mẫu biểu chứng từ thuộc loại hƣớng dẫn. Đối với chứng từ quản lý các khoản chi cần sử dụng đầy đủ các chứng từ nhƣ Bảng thanh toán tiền thƣởng, Hợp đồng giao khốn cơng việc, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn, Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng…Để thống nhất mẫu biểu trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cần bổ sung, chỉnh sửa một số chứng từ cho phù hợp với đặc thù của ngành nhƣ:
+ Mẫu Bảng kê chi tiền cho ngƣời tham dự hội chẩn đột xuất: Đây là nghiệp vụ thƣờng xuất hiện trong các bệnh viện khi có phát sinh các trƣờng hợp cần thiết phái tiến hành hội chẩn đột xuất. Ngƣời tham dự hội chẩn đột xuất có thể là các y bác sĩ của đơn vị hoặc các chun gia có uy tín trong ngành. Nội dung chứng từ này cần ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành, họ tên ngƣời tham dự, chức vụ, đơn vị công tác và số tiền đƣợc hƣởng theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Mẫu bảng kê thanh toán tiền thủ thuật bệnh nhân (Phụ lục 3.1): đây là loại nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên trong bệnh viện nhƣng mẫu chứng từ sử dụng ở các khoa điều trị trong đơn vị lại khơng đồng nhất. Vì vậy cần thống nhất mẫu để kế toán thuận tiện trong việc theo dõi và kiểm tra. Mẫu chứng từ này cần liệt kê theo ngày thực hiện hoặc định kỳ cho từng khoa tùy theo mật độ phát sinh các nghiệp vụ này là nhiều hay ít. Trong đó, nội dung chứng từ cần chi tiết theo bệnh nhân (số biên lai thu viện phí, số bệnh án để quản lý), loại thủ thuật thực hiện (tên thủ thuật và mã thủ thuật) và ngƣời thực hiện (chính, phụ, giúp việc…) Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các nhân viên y tế thực hiện thủ thuật.
+ Mẫu bảng kê thanh toán tiền phẫu thuật (Phụ lục 3.2): Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thƣờng có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành (theo dõi theo mã nhân viên).
+ Mẫu phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Phụ lục 3.3): với số lƣợng, chủng loại vật tƣ sử dụng trong bệnh viện rất đa dạng nên để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tƣ cũng nhƣ làm căn cứ tính tốn, đối chiếu giá trị vật tƣ xuất dùng, BV cần thiết bổ sung thêm Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ. Trong đó nội dung chứng từ này cần bao gồm thông tin về từng loại vật tƣ theo chủng loại, quy cách, phẩm chất, lý do cịn sử dụng hay khơng sử dụng…
Thứ ba, để giảm bớt chứng từ sử dụng, đơn giản hóa thủ tục luân chuyển chứng từ, tăng khả năng liên kết giữa các khoa, phòng và bộ phận kế tốn, giảm bớt thủ tục ký duyệt, BV có thể sử dụng chứng từ liên hợp, dùng nhiều lần. Nhƣ chứng từ thanh tốn viện phí của bệnh nhân có thể lập trong hệ thống cơ sở dữ liệu chung từ khi tiếp nhận bệnh nhân, các khoa, phòng sử
dụng để liệt kê chi phí thực tế tiêu hao, phịng kế tốn tính tốn phần BHYT chi trả và phần bệnh nhân phải nộp trực tiếp. Chứng từ này có thể thay thế Phiếu thống kê chi phí điều trị bệnh nhân, làm căn cứ thanh tốn với cơ quan BHXH và đồng thời là chứng từ thanh toán ra viện cho bệnh nhân.
Thứ tƣ, với khâu kiểm tra chứng từ, cần phân định rõ trách nhiệm của ngƣời kiểm soát trên chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên chứng từ.
Thứ năm, đối với khâu lƣu trữ và bảo quản chứng từ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, việc bảo vệ chƣơng trình để chống virus và lƣu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần đƣợc quan tâm. Hàng năm BV nên lƣu trữ tồn bộ thơng tin ra các thiết bị lƣu trữ khác và thực hiện chế độ bảo quản. Thời hạn lƣu trữ chứng từ kế toán đã đƣợc quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn. Từ đó, BV cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ nhằm khắc phục tình trạng nhiều chứng từ đã hết thời hạn lƣu trữ nhƣng chƣa xử lý tiêu hủy.
Bên cạnh đó, một số quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến phần hành kế tốn chi kinh phí và phần hành kế tốn TSCĐ chƣa hợp lý, cần hoàn thiện nhƣ sau:
+ Đối với quy trình thu, chi tiền mặt: cần quy định hạn chế thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản thanh toán ở một mức nhất định đặc biệt là những khoản chi mua vật tự, hàng hóa, sửa chữa nhỏ, khuyển khích thanh tốn bằng chuyển khoản qua đó hạn chế gian lận trong thanh tốn.
+ Đối với quy trình thu, chi chuyển khoản qua Ngân hàng, Kho bạc: hàng tháng, đơn vị lập báo cáo đối chiếu tiền gửi về số dƣ đầu kỳ, số phát sinh tăng giảm trong kỳ, số dƣ cuối kỳ chi tiết cho từng tài khoản tại Ngân hàng,
Kho bạc. Yêu cầu các báo cáo đối chiếu phải có xác nhận của Ngân hàng và Kho bạc để đảm bảo tính khách quan của số liệu.
+ Đối với quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lƣơng: cần phối hợp với bộ phận Tổ chức và bộ phân Kế tốn để khi có trƣờng hợp xin nghỉ khơng lƣơng hoặc khơng hồn thành công tác chuyên môn để truy thu tiền lƣơng một cách kịp thời. Trong quy trinh thanh tốn tiền lƣơng cần cơng khai bảng lƣơng cho CBNV trƣớc khi chuyển chứng từ cho kho bạc và ngân hàng để có thể điều chỉnh những sai sót trong q trình chuyển lƣơng.
+ Đối với quy trình luân chuyển mua sắm, sửa chữa TSCĐ: cần tách bạch giữa chức năng mua sắm, sửa chữa với chức năng thanh tốn. BV cần phân cơng nhiệm vụ mua sắm, sửa chữa TSCĐ do Bộ phận Hành chính thực hiện, cịn Bộ phận Kế tốn thực hiện giám sát quá trình mua sắm, sửa chữa của Bộ phận Hành chính và thanh tốn cho nhà cung cấp sau khi nhận đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức tài khoản kế tốn
Trong q trình vận dụng các tài khoản kế tốn tại đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề cịn chƣa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ, cung cấp thơng tin hữu ích hơn, và cũng nhƣ để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị, hệ thống tài khoản và phƣơng pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung nhƣ sau:
Thứ nhất, cần phân định rõ hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ để trên cơ sở đó tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi từ đó tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tƣơng ứng cho từng loại hoạt động. Đối với các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ các đơn vị cần phản ánh vào tài khoản 421 - Chênh lệch thu chi chƣa xử lý để xác định kết quả của từng hoạt động, sau đó mới tiến hành xử lý số chênh lệch đó. Ngồi ra, khi tạm trích hoặc tạm
sử dụng các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên, kế toán cần phản ánh vào TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thƣờng xuyên.
Thứ hai, đơn vị cần xây dựng các tài khoản kế toán chi tiết cấp 2, cấp 3, cấp 4 phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị, đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, chi tiết mọi nội dung đối tƣợng kế toán, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thõa mãn nhu cầu thơng tin cho các đối tƣợng sử dụng.
Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản 5118 để theo dõi, phản ánh riêng từng khoản thu đối với từng đối tƣợng nhƣ:
TK 5118.1 : Thu lệ phí đấu thầu TK 5118.2: Thu khác
Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản 531 để theo dõi, phản ánh riêng từng khoản thu đối với từng đối tƣợng nhƣ:
TK 531.1: Thu khám, điều trị bệnh nhân theo yêu cầu TK 531.2: Thu dịch vụ gửi xe ô tô, xe máy, xe đạp TK 531.3: Thu dịch vụ thuê căn tin, ăn uống, giải khát TK 531.8: Các khoản thu sản xuất, dịch vụ khác
Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản 631 để theo dõi, phản ánh riêng từng mục chi đối với từng đối tƣợng nhƣ:
TK 631.1: Chi từ dịch vụ khám, điều trị bệnh nhân theo yêu cầu TK 631.2: Chi từ dịch vụ gửi xe ô tô, xe máy, xe đạp
TK 631.3: Chi từ dịch vụ thuê căn tin, ăn uống, giải khát TK 631.8: Các khoản chi từ thu sản xuất, dịch vụ khác
Thứ ba, nghiên cứu tổ chức tài khoản kế toán chi tiết đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị và phù hợp với đặc điểm quản lý của ngành, nhƣ:
+ Điều chỉnh nội dung chi tiết của các tài khoản phản ánh nguồn kinh phí loại 4 và tài khoản phản án chi kinh phí loại 6 cho phù hợp với tinh thần
của cơ chế tự chủ tài chính. Từ trƣớc đến nay, nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị đƣợc giao theo hai loại là nguồn kinh phí thƣờng xuyên và nguồn kinh phí khơng thƣờng xun. Tƣơng ứng với tài khoản phản ánh chi kinh phí cũng đƣợc chi tiết thành hai loại chi thƣờng xuyên và chi không thƣờng xuyên. Cách phân chia này đến nay khơng cịn phù hợp do khơng xác định đƣợc chính xác hiệu quả huy động và sử dụng các nguồn kinh phí trong đơn vị. Do đó, khi vận hành cơ chế tự chủ tài chính, các nguồn kinh phí nên phân chia thành hai loại: kinh phí đƣợc giao tự chủ và kinh phí khơng đƣợc giao tự chủ. Tƣơng ứng với hai nguồn kinh phí trên, các khoản chi cũng đƣợc chi tiết thành: chi từ nguồn tự chủ và chi từ nguồn không thực hiện tự chủ. Với cách chi tiết tài khoản nhƣ trên, đơn vị có thể xây dựng hệ thống sổ kế toán tƣơng ứng và dễ dàng tổ chức hệ thống báo cáo.
3.2.3. Hoàn thiện việc vận dụng sổ kế toán
Về cơ bản hình thức kế tốn Nhật ký chung mà đơn vị sử dụng trong công tác kế toán phù hợp với điều kiện công nghệ thông tin hiện nay, tuy nhiên phần mềm kế tốn đơn vị sử dụng lại có hạn chế việc cập nhật các mẫu sổ phù hợp với chế độ hiện hành. Vì vậy:
Đơn vị phải thƣờng xuyên cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành để cung cấp cho nhà lập trình sửa đổi phần mềm kế toán đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thơng tin đầy đủ chính xác.
Đơn vị phải mở những sổ kế toán mà phần mềm kế toán chƣa hỗ trợ để đảm bảo việc mở sổ kế toán đầy đủ theo đúng quy định nhƣ:
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí (S42-H): theo dõi riêng cho từng loại kinh phí, từng nguồn kinh phí và theo nơi cấp kinh phí, theo loại, khoản và nhóm mục hoặc mục.
+ Sổ tổng hợp nguồn kinh phí (S43-H): để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp theo loại, khoản, nhóm mục hoặc mục để cung cấp số liệu cho việc lập BCTC.
Đơn vị phải chú ý mở các sổ kế toán chi tiết tƣơng ứng với các tài khoản chi tiết đƣợc sử dụng đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tƣợng sử dụng. Nhƣ Sổ chi tiết theo dõi các khoản đầu tƣ góp vốn liên doanh, liên kết (Phụ lục 3.4): BV đã tổ chức huy động vốn góp trong cán bộ cơng nhân viên hoặc tổ chức liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhân khác trong thực hiện đa dạng hóa dịch vụ, do đo cần thiết phải bổ sung mẫu Sổ chi tiết theo dõi nguồn vốn kinh doanh.
Công tác in ấn sổ kế toán phải kịp thời, kết thúc kỳ kế toán phải đƣa vào kho lƣu trữ để tránh thất lạc, dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
3.2.4. Hồn thiện tổ chức báo cáo kế tốn
Nhằm mục đích giúp lãnh đạo bệnh viện nắm rõ tình hình hoạt động và kịp thời đƣa ra những quyết định chính xác thì u cầu đặt ra là phải hoàn thiện hệ thống báo cáo kế tốn. Cụ thể cần hồn thiện một số vấn đề sau:
- Nâng cao chất lƣợng thơng tin của Thuyết minh báo cáo tài chính: cần phân tích sâu và đầy đủ nguyên nhân biến động tăng giảm của các chỉ tiêu tài chính trong năm so với dự toán, so với năm trƣớc. Đây là nội dung rất quan trọng bởi việc phân tích này sẽ giúp cho Lãnh đạo BV nhận biết rõ tình hình của đơn vị mình trong các hoạt động tài chính, là cơ sở để đƣa ra những quyết định tốt hơn trong năm tài chính tiếp theo và bảo vệ kế hoạch dự toán NSNN hàng năm đối với BV.
Qua phân tích tình hình sử dụng kinh phí, chỉ ra một số chỉ tiêu có khả năng tiết kiệm chi mà công việc chuyên môn vẫn đạt hiệu quả cao và tìm ra nguyên nhân ảnh hƣởng trực tiếp tới sự tăng, giảm và biện pháp khắc phục trong thời
gian tới về tình hình sử dụng kinh phí, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kinh phí của đơn vị. Đơn vị cần tiến hành lập bảng phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán chi của đơn vị và tiến hành so sánh số kinh phí đã chi thực tế trong kỳ và dự tốn kinh phí đƣợc sử dụng trong năm, chi tiết theo từng mục và đƣợc xác định bằng công thức:
KPsd = KPctt - KPđsd
Tsd(%) = Trong đó:
KPsd: Chênh lệch giữa số kinh phí thực tế sử dụng với dự tốn kinh phí đƣợc sử dụng.
KPctt: Kinh phí đã chi thực tế
KPđsd: Dự tốn kinh phí đƣợc sử dụng trong năm. Tsd(%) : Tỷ lệ hồn thành dự tốn sử dụng kinh phí.
Đồng thời lần lƣợt xác định tỷ trọng chi kinh phí theo dự tốn và thực tế. Từ các chỉ tiêu phân tích trên, lập Bảng phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán (Phụ lục 3.5). Qua kết quả so sánh ở từng mục chi, nhóm chi trong bảng phân tích và tỷ lệ chênh lệch giữa kinh phí thực tế đã sử dụng so với dự tốn kinh phí trong từng khoản chi kinh phí sẽ thấy đƣợc biến động mức kinh phí sử dụng.
- Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ trên cơ sở tổng hợp thông tin từ các sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp, phục vụ nhu cầu quản trị trong đơn vị, cụ thể lập Báo cáo số dƣ chuyển sang năm sau gồm các nội dung:
+ Tồn quỹ tiền mặt: phản ánh số tồn quỹ tiền hiện còn đến cuối năm. Số liệu ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số dƣ nợ TK 111 trên Sổ quỹ tiền mặt.
+ Các khoản tạm ứng: phản ánh các khoản tạm ứng chƣa thanh toán