8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
2.3.1. Bộ máy kế toán của Bệnh viện đa khoa tỉnh Đắk Lắk
Bộ máy kế toán của bệnh viện đa khoa tỉnh Đắk Lắk hoạt động theo mô hình kế toán tập trung. Với mô hình này, đơn vị chỉ tổ chức một bộ phận Tài vụ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Mô hình kế toán tập trung giúp cho bộ máy kế toán có sự lãnh đạo tập trung, thống nhất, đồng thời việc phân công, phân nhiệm các nhân viên kế toán đƣợc chuyên sâu, phối hợp với nhau nhịp nhàng.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của bệnh viện đƣợc mô tả trong sơ đồ 2.2:
Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại BVĐK tỉnh Đắk Lắk
- Kế toán trƣởng: là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán của phòng tài chính kế toán, phân công công việc hợp lý đối với các thành viên trong phòng. Thƣờng xuyên có kế hoạch kiểm tra, đôn đốc, giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Bệnh viện, điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán cho phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị, các chế độ chính sách của nhà nƣớc. Xây dựng dự toán Ngân sách, kế hoạch thu chi nhằm đảm bảo cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Kế toán tổng hợp: tiến hành tổng hợp các khoản chi hoạt động, dự án chi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, các khoản thu từ nguồn Ngân sách và nguồn thu sự nghiệp của Bệnh viện, Lập báo cáo tài chính theo quy định, lập báo cáo nhanh phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị…
- Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của tài sản KẾ TOÁN TRƢỞNG Thủ quỹ Kế toán TT cho cá nhân Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán dƣợc vật tƣ y tế Bộ phận kế toán viện phí Kế toán tổng hợp viện phí Bộ phận kế toán bảo hiểm y tế
cố định, tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ, kịp thời về số lƣợng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ. Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ, kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định của nhà nƣớc…
- Các kế toán phần hành: bao gồm nhƣ kế toán thanh toán cá nhân, kế toán dƣợc- vật tƣ y tế, kế toán viện phí, kế toán BHYT…Các kế toán phần hành này căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đã đƣợc phân công để giúp cho công tác kế toán của đơn vị và kế toán trƣởng.
- Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ để tiến hành thu, chi tiền mặt tại quỹ. Bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhập số tiền thu chi vào sổ quỹ, hàng ngày tiến hành kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ để báo cáo kế toán trƣởng và giám đốc khi có yêu cầu.
Với cách phân công công việc, nhiệm vụ nhƣ trên, có thể thấy các khoản thu phát sinh ở bộ phận thu phí và đều tập trung về phòng Tài chính Kế toán. Trong khi đó, các khoản chi phát sinh ở nhiều bộ phận chuyên môn sử dụng kinh phí do đó khâu lập chứng từ kế toán ban đầu ở các bộ phận này sẽ có ảnh hƣởng lớn đến tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán. Việc áp dụng mô hình kế toán tập trung đã phát huy đƣợc vai trò quản lý, điều hành của đơn vị, đồng thời phát huy đƣợc tính độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính. Tuy nhiên, đơn vị lại chƣa chú trọng chủ trƣơng về đào tạo thƣờng xuyên, bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ cho các kế toán viên, việc cập nhật các chế độ chính sách, chế độ kế toán mới của một số kế toán còn hạn chế nên khả năng hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao chƣa kịp thời và đúng tiến độ.
2.3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ
hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tƣợng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Đắk Lắk áp dụng hệ thống chứng từ kế toán đƣợc quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lƣợng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp. Quan thực tế tại BV cho thấy việc sử dụng chứng từ kế tán tại đơn vị về cơ bản là đảm bảo theo đúng Chế độ kế toán HCSN quy định: chứng từ đƣợc sử dụng theo đúng biểu mẫu, mục đích và nội dung. Quy trình luân chuyển chứng từ của BV nhƣ sơ đồ 2.3:
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ của BVĐK Tỉnh Đắk Lắk Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Việc ứng dụng tin học văn phòng và sử dụng phần mềm kế toán trong công tác lập chứng từ đã giúp cho việc lập chứng từ kế toán tại BV tƣơng đối thuận lợi, hạn chế đƣợc sai sót không đáng có của việc lập chứng từ bằng tay, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán luôn đảm bảo theo đúng quy định. Các chứng từ kế toán thực tế đang đƣợc sử dụng tại BVĐK tỉnh Đắk Lắk nhƣ sau:
Lập, tiếp nhận chứng
từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán định khoản và ghi sổ Phân loại, sắp xếp, kế toán
Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
STT Tên chứng từ Số hiệu
I Chỉ tiêu lao động tiền lương
1 Bảng chấm công C01a-HD
2 Bảng chấm công làm thêm giờ C01b-HD
3 Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD
STT Tên chứng từ Số hiệu
4 Bảng thanh toán tiền lƣơng C02a-HD
5 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C02b-HD
6 Bảng thanh toán tiền thƣởng C04-HD
7 Giấy đi đƣờng C06-HD
8 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C07-HD
9 Bảng kê thanh toán công tác phí C012-HD
II Chỉ tiêu vật tư
1 Phiếu nhập kho C20-HD
2 Phiếu xuất kho C21-HD
3 Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ C22-HD
4 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng
hóa C23-HD
III Chỉ tiêu tiền tệ
1 Phiếu thu C30-BB
2 Phiếu chi C31-BB
3 Giấy đề nghị tạm ứng C32-HD
4 Biên bản kiểm kê quỹ C34-HD
5 Giấy đề nghị thanh toán C37-HD
6 Biên lai thu tiền C38-BB
7 Bảng kê chi tiền cho ngƣời tham dự hội thảo, tập
huấn C40-HD
STT Tên chứng từ Số hiệu
IV Chỉ tiêu tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-HD
2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51-HD
3 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53-HD
Do đặc thù của Bệnh viện và để tiện cho việc tính toán, quản lý thì các mẫu chứng từ nhƣ: Bảng thanh toán phụ cấp (mẫu C05-HD); Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng (mẫu C11-HD) không sử dụng mà các khoản phụ cấp, các khoản trích nộp theo lƣơng đƣợc tính trực tiếp và thể hiện số liệu ở mẫu Bảng thanh toán tiền lƣơng (mẫu C02a-HD).
Đối với các khoản chi tạm ứng, đơn vị sử dụng mẫu “Giấy đề nghị tạm ứng” (Mẫu C32-HD), tuy nhiên trong thực tế áp dụng rất khó quản lý việc dƣ nợ tạm ứng cá nhân hoặc tập thể tính đến thời điểm tạm ứng. Thể hiện, khi các cá nhân tạm ứng với lý do tạm ứng này nhƣng chƣa kịp thanh toán hoàn ứng thì lại tiếp tục tạm ứng với lý do tạm ứng khác. Do đó, dẫn đến số dƣ nợ tạm ứng cuối kỳ của một số cá nhân rất lớn, việc đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng rất khó khăn.
Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán của BV đƣợc lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng ngƣời có liên quan đến chứng từ ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, chủ tài khoản…đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh những chứng từ cơ bản, để quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu tiền tạm ứng viện phí, thanh toán viện phí cho bệnh nhân, thanh toán tiền trực, tiền phẫu thuật, thủ thuật cho nhân viên y tế, BVĐK tỉnh đã tự xây dựng một số chứng từ kế toán hoặc bổ sung một số chỉ tiêu trên chứng từ: Bảng kê tính tiền hàng ngày, Phiếu nộp tiền tạm ứng, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân ngoại trú, Bảng kê khai xuất trực, Bảng kê thanh toán tiền phẫu thuật, thủ thuật…
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Công tác kiểm tra chứng từ tại BVĐK tỉnh Đắk Lắk đƣợc thực hiện tƣơng đối chặt chẽ, thông qua 2 giai đoạn cơ bản:
- Giai đoạn thuộc các kế toán phần hành kiểm soát ban đầu: kiểm tra toàn diện chứng từ bao gồm tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, nội dung của các nghiệp vụ, chữ ký, các định mức chi tiêu theo quy định của Nhà nƣớc, sự chính xác của số liệu trên chứng từ…trƣớc khi trình ký.
- Giai đoạn thuộc Kế toán trƣởng và Giám đốc kiểm soát lại: kiểm tra lại và chủ yếu tập trung vào tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, những nội dung chủ yếu của chứng từ trƣớc khi ký và chuyển đến bộ phận thực hiện.
Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ kế toán đƣợc xác nhận là chính xác, đúng đắn, đảm bảo chất lƣợng trƣớc khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Tuy nhiên, việc lập chứng từ trên máy vi tính đôi khi còn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN…không đƣợc phát hiện kịp thời gây khó khăn cho việc tổng hợp đối chiếu sau này.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Sau khi đƣợc kiểm tra, chứng từ kế toán sắp xếp, phân loại theo các tiêu thức khác nhau. BVĐK tỉnh Đăk Lăk phân loại chứng từ trên cơ sở kết hợp hai tiêu thức: theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và theo đối tƣợng đƣợc chi phí. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đƣợc ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy tính đều đƣợc sắp xếp lại theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế để đƣa vào lƣu trữ, bảo quản tại phòng TCKT theo chế độ quy định.
Từ việc khái quát quy trình luân chuyển chứng từ nói chung, hiện nay BV có các quy trình luân chuyển chủ yếu, cụ thể nhƣ sau:
- Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí
Y tá hành chính Khoa điều trị căn cứ vào Y lệnh của bác sỹ sẽ tổng hợp theo từng bệnh nhân, lập 2 liên Phiếu nộp tiền viện phí và xử lý các liên nhƣ sau: 1 liên lƣu, 1 liên chuyển cho bệnh nhân để nộp tiền.
Khi nhận đƣợc Phiếu nộp tiền viện phí của bệnh nhân, Kế toán thu viện phí lập 3 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng (Đối với BN tạm ứng viện phí) hoặc Biên lai thu tiền viện phí (Đối với BN thanh toán ra viện) và thu tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” . Các liên chứng từ đƣợc xử lý nhƣ sau: Phiếu nộp tiền viện phí và 1 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng để lƣu; 2 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng hoặc Biên lai đỏ trả lại cho bệnh nhân và bệnh nhân sẽ nộp lại 1 liên Phiếu nộp tiền tạm ứng cho Khoa điều trị để lƣu. Cuối ngày, Kế toán thu viện phí tổng hợp số tiền tạm ứng viện phí và tiền thanh toán viện phí của bệnh nhân và in Báo cáo tổng hợp tiền tạm ứng viện phí hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân (đƣợc lập trên phần mềm quản lý thu viện phí) gửi cho Kế toán tiền mặt/thanh toán.
Hàng ngày, căn cứ vào Báo cáo tổng hợp tiền tạm ứng viện phí hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân, Kế toán tiền mặt/thanh toán lập 1 liên Phiếu thu và ghi sổ kế toán có liên quan.
Căn cứ vào Phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và ghi vào Sổ quỹ.
Cuối ngày hoặc định kỳ, kế toán và Thủ quỹ kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Ngoài ra, khi bệnh nhân (có thẻ BHYT) thanh toán tạm ứng tiền viện phí: Khi ra viện, Khoa điều trị chƣa tổng kết hồ sơ thanh toán BHYT kịp thì viết 01 giấy hẹn cho bệnh nhân. Đến ngày, bệnh nhân mang tờ giấy hẹn của Khoa và Phiếu nộp tiền tạm ứng đến phòng thanh toán BHYT để thanh toán.
Y tá hành chính Khoa
điều trị
Bệnh nhân Kế toán Viện phí
Kế toán Tiền mặt/Thanh
toán
Thủ quỹ
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí
- Quy trình luân chuyển chứng từ chi từ nguồn ngân sách cấp
Bộ phận có nhu cầu thanh toán (công chức, viên chức) tập hợp chứng từ kèm theo giấy đề nghị thanh toán chuyển cho phụ trách kế toán, xem xét tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Nếu chứng từ không đạt yêu cầu, kế toán chuyển trả lại cho ngƣời đề nghị thanh toán để điều chỉnh. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, kế toán lập Giấy rút dự toán tiền mặt kiêm chuyển khoản theo mẫu quy định sau đó ký vào chứng từ, trình Kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt. Cuối cùng phụ trách kế toán chuyển chứng từ cho kho bạc, để kho bạc thực hiện việc kiểm soát chi và chi cho đơn vị. Sau đó phụ trách kế toán nhận chứng từ đã đƣợc kho bạc duyệt chi, lên bảng kê và đƣa vào lƣu trữ.
Lập phiếu nộp tiền VP Phiếu nộp tiền VP Lập phiếu nộp tiền tạm ứng Lập báo cáo chi tiết bệnh nhân Phiếu thu Thu tiền, ghi sổ quỹ
Bộ phận có nhu cầu
thanh toán Phục trách kế toán Thủ trƣởng đơn vị Kho bạc
Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ chi từ nguồn ngân sách cấp
Tập hợp chứng từ Lập giấy đề nghị Giấy đề nghị thanh toán Kiểm tra tính hợp lệ Giấy rút dự toán Giấy rút DT đã duyệt Lên Bảng kê Lƣu trữ Duyệt giấy đề nghị Ký duyệt chi tiền Duyệt Giấy rút dự toán Giấy đề nghị đã duyệt Giấy rút dự toán đã duyệt
- Quy trình luân chuyển chứng từ chi từ nguồn thu viện phí và dịch vụ Bộ phận có nhu cầu
thanh toán Phụ trách kế toán Thủ trƣởng đơn vị Kho bạc
Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ chi từ nguồn thu viện phí và dịch vụ Tập hợp chứng từ Lập giấy đề nghị Giấy đề nghị thanh toán Kiểm tra tính hợp lệ Phiếu chi Phiếu chi đã duyệt Lên Bảng kê Lƣu trữ Duyệt giấy đề nghị Ký duyệt chi tiền Duyệt phiếu chi Giấy đề nghị đã duyệt Phiếu chi đã duyệt
Bộ phận có nhu cầu thanh toán (Công chức, viên chức và nhân viên hợp đồng) tập hợp chứng từ kèm theo giấy đề nghị thanh toán chuyển cho phụ trách kế toán tổng hợp, xem xét tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Nếu chứng từ không đạt yêu cầu, kế toán chuyển tra lại cho ngƣời đề nghị thanh toán để hoàn chỉnh. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, kế toán trình Kế toán trƣởng và Giám đốc ký