8. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán luôn đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo lập một hệ thống thông tin đầy đủ, có tính pháp lý cao ngay từ giai đoạn đầu. Hoàn thiện công tác này cần phải thực hiện những nội dung sau:
Thứ nhất, BV cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh.
Thứ hai, để có đầy đủ chứng từ làm căn cứ ghi sổ, BV nên sử dụng đầy đủ các mẫu biểu chứng từ thuộc loại hƣớng dẫn. Đối với chứng từ quản lý các khoản chi cần sử dụng đầy đủ các chứng từ nhƣ Bảng thanh toán tiền thƣởng, Hợp đồng giao khoán công việc, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng…Để thống nhất mẫu biểu trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cần bổ sung, chỉnh sửa một số chứng từ cho phù hợp với đặc thù của ngành nhƣ:
+ Mẫu Bảng kê chi tiền cho ngƣời tham dự hội chẩn đột xuất: Đây là nghiệp vụ thƣờng xuất hiện trong các bệnh viện khi có phát sinh các trƣờng hợp cần thiết phái tiến hành hội chẩn đột xuất. Ngƣời tham dự hội chẩn đột xuất có thể là các y bác sĩ của đơn vị hoặc các chuyên gia có uy tín trong ngành. Nội dung chứng từ này cần ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành, họ tên ngƣời tham dự, chức vụ, đơn vị công tác và số tiền đƣợc hƣởng theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
+ Mẫu bảng kê thanh toán tiền thủ thuật bệnh nhân (Phụ lục 3.1): đây là loại nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên trong bệnh viện nhƣng mẫu chứng từ sử dụng ở các khoa điều trị trong đơn vị lại không đồng nhất. Vì vậy cần thống nhất mẫu để kế toán thuận tiện trong việc theo dõi và kiểm tra. Mẫu chứng từ này cần liệt kê theo ngày thực hiện hoặc định kỳ cho từng khoa tùy theo mật độ phát sinh các nghiệp vụ này là nhiều hay ít. Trong đó, nội dung chứng từ cần chi tiết theo bệnh nhân (số biên lai thu viện phí, số bệnh án để quản lý), loại thủ thuật thực hiện (tên thủ thuật và mã thủ thuật) và ngƣời thực hiện (chính, phụ, giúp việc…) Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các nhân viên y tế thực hiện thủ thuật.
+ Mẫu bảng kê thanh toán tiền phẫu thuật (Phụ lục 3.2): Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thƣờng có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành (theo dõi theo mã nhân viên).
+ Mẫu phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Phụ lục 3.3): với số lƣợng, chủng loại vật tƣ sử dụng trong bệnh viện rất đa dạng nên để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tƣ cũng nhƣ làm căn cứ tính toán, đối chiếu giá trị vật tƣ xuất dùng, BV cần thiết bổ sung thêm Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ. Trong đó nội dung chứng từ này cần bao gồm thông tin về từng loại vật tƣ theo chủng loại, quy cách, phẩm chất, lý do còn sử dụng hay không sử dụng…
Thứ ba, để giảm bớt chứng từ sử dụng, đơn giản hóa thủ tục luân chuyển chứng từ, tăng khả năng liên kết giữa các khoa, phòng và bộ phận kế toán, giảm bớt thủ tục ký duyệt, BV có thể sử dụng chứng từ liên hợp, dùng nhiều lần. Nhƣ chứng từ thanh toán viện phí của bệnh nhân có thể lập trong hệ thống cơ sở dữ liệu chung từ khi tiếp nhận bệnh nhân, các khoa, phòng sử
dụng để liệt kê chi phí thực tế tiêu hao, phòng kế toán tính toán phần BHYT chi trả và phần bệnh nhân phải nộp trực tiếp. Chứng từ này có thể thay thế Phiếu thống kê chi phí điều trị bệnh nhân, làm căn cứ thanh toán với cơ quan BHXH và đồng thời là chứng từ thanh toán ra viện cho bệnh nhân.
Thứ tƣ, với khâu kiểm tra chứng từ, cần phân định rõ trách nhiệm của ngƣời kiểm soát trên chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên chứng từ.
Thứ năm, đối với khâu lƣu trữ và bảo quản chứng từ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, việc bảo vệ chƣơng trình để chống virus và lƣu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần đƣợc quan tâm. Hàng năm BV nên lƣu trữ toàn bộ thông tin ra các thiết bị lƣu trữ khác và thực hiện chế độ bảo quản. Thời hạn lƣu trữ chứng từ kế toán đã đƣợc quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán. Từ đó, BV cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ nhằm khắc phục tình trạng nhiều chứng từ đã hết thời hạn lƣu trữ nhƣng chƣa xử lý tiêu hủy.
Bên cạnh đó, một số quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến phần hành kế toán chi kinh phí và phần hành kế toán TSCĐ chƣa hợp lý, cần hoàn thiện nhƣ sau:
+ Đối với quy trình thu, chi tiền mặt: cần quy định hạn chế thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản thanh toán ở một mức nhất định đặc biệt là những khoản chi mua vật tự, hàng hóa, sửa chữa nhỏ, khuyển khích thanh toán bằng chuyển khoản qua đó hạn chế gian lận trong thanh toán.
+ Đối với quy trình thu, chi chuyển khoản qua Ngân hàng, Kho bạc: hàng tháng, đơn vị lập báo cáo đối chiếu tiền gửi về số dƣ đầu kỳ, số phát sinh tăng giảm trong kỳ, số dƣ cuối kỳ chi tiết cho từng tài khoản tại Ngân hàng,
Kho bạc. Yêu cầu các báo cáo đối chiếu phải có xác nhận của Ngân hàng và Kho bạc để đảm bảo tính khách quan của số liệu.
+ Đối với quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lƣơng: cần phối hợp với bộ phận Tổ chức và bộ phân Kế toán để khi có trƣờng hợp xin nghỉ không lƣơng hoặc không hoàn thành công tác chuyên môn để truy thu tiền lƣơng một cách kịp thời. Trong quy trinh thanh toán tiền lƣơng cần công khai bảng lƣơng cho CBNV trƣớc khi chuyển chứng từ cho kho bạc và ngân hàng để có thể điều chỉnh những sai sót trong quá trình chuyển lƣơng.
+ Đối với quy trình luân chuyển mua sắm, sửa chữa TSCĐ: cần tách bạch giữa chức năng mua sắm, sửa chữa với chức năng thanh toán. BV cần phân công nhiệm vụ mua sắm, sửa chữa TSCĐ do Bộ phận Hành chính thực hiện, còn Bộ phận Kế toán thực hiện giám sát quá trình mua sắm, sửa chữa của Bộ phận Hành chính và thanh toán cho nhà cung cấp sau khi nhận đầy đủ các chứng từ hợp lệ.