7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi
2.4.3. Về hoạt động kiểm soát
BIDV đã ban hành rất nhiều quy định, quy trình về kiểm soát các mảng hoạt động kinh doanh, tác nghiệp đồng thời thường xuyên nhắc nhở bằng các thông báo. Cụ thể một số văn bản mới nhất như:
- Công văn số 611/TCT-QLTD ngày 07/06/2018 về kiểm soát nợ quá hạn và thư công tác số 1121/TCT-QLTD ngày 27/09/2018 về kiểm soát nợ quá hạn: các đơn vị chủ động rà soát, thực hiện các biện pháp thu hồi nợ xấu, nợ quá hạn, tránh phát sinh các trường hợp quá hạn do lỗi tác nghiệp, quá hạn mới; trong trường hợp phát sinh nợ quá hạn mới: đơn vị xây dựng biện pháp xử lý. Đây là chỉ đạo thường xuyên và xuyên suốt quá trình hoạt động của BIDV. Hội sở chính BIDV định kỳ luôn gửi văn bản nhắc nhở rà soát.
- Về dữ liệu đầu vào có công văn số 13524/BIDV-QLHQHĐ ngày 23/10/2018 về tăng cường kiểm soát, giảm thiểu dữ liệu phòng chung để phản ánh chính xác kết quả cán bộ AMRM và các phòng kinh doanh tại chi nhánh. BIDV thực hiện gán mã từng khách hàng theo mã phòng ban phụ trách khách hàng đó, tuy nhiên
nhân khách quan lỗi hệ thống khi chuyển đổi, cập nhật dữ liệu lẫn ý muốn chủ quan của từng đơn vị. Vì khi gán mã khách hàng sẽ phản ánh kết quả hoạt động của từng đơn vị. Điều này sẽ liên quan đến việc xét duyệt hạng của từng phòng giao dịch và ảnh hưởng đến đánh giá kết quả xếp hạng chung, kế hoạch tăng trưởng của chi nhánh. Như vậy, BIDV đã lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được của hệ thống. Đồng thời cũng lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu. BIDV cũng đã tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể.
Qua nghiên cứu tại chi nhánh Hàm Nghi, thực trạng hoạt động kiểm soát của chi nhánh như sau
- Quy định về kiểm soát nợ quá hạn tại chi nhánh Hàm Nghi có triển khai nhưng vẫn phát sinh các trường hợp quá hạn do lỗi tác nghiệp thường xuyên sau thời điểm định kỳ thu nợ ngày 25 hàng tháng và định kỳ thu nợ các khoản thấu chi tự động ngày 28 hàng tháng. 70% vấn đề này do lỗi chủ quan của cán bộ tác nghiệp.
- Về công tác chuyển đổi số liệu sau sáp nhập thực hiện theo hướng dẫn của Hội sở chính, số liệu đối chiếu đến nay, về cơ bản số liệu được chuyển đổi thành công nhưng vẫn còn phát sinh một số dữ liệu bị thiếu cần bổ sung thủ công, hoặc quá trình gộp mã số CIF khách hàng bị trùng hoặc bị sai sót, chuyển đổi số liệu dư nợ ngoại bảng lãi treo cần cập nhập lại các trạng thái theo bộ mã quy ước do vẫn còn sai sót... Qua thống kê tác giả thấy rằng tỷ lệ sai sót này tính trên tổng số dữ liệu chuyển đổi tại chi nhánh khoảng 0,5 %, chủ yếu nằm ở phần thông tin khách hàng, lãi treo trong hạn - lãi treo quá hạn - lãi phạt của các khoản nợ ngoại bảng. Điều này thể hiện quy định về chuẩn hóa dữ liệu trước khi chuyển đổi chương trình và kiểm soát sau chuyển đổi vẫn chưa được thực thi hoàn toàn. Vì vậy, sai sót đã xảy ra. Việc gán sai mã khách hàng là vấn đề tồn tại suốt thời
gian dài tại chi nhánh Hàm Nghi đến nay vẫn chưa xử lý dứt điểm. Tính đến thời điểm cuối quý III/2018, tại chi nhánh vẫn tồn hơn 40 khách hàng với tổng dư nợ hơn 12 tỷ chưa gán mã phòng và hơn 40 khách hàng tiền gửi với tổng số dư khoảng hơn 1 tỷ đồng cũng chưa gán mã phòng ban.
- Đối với công tác an toàn kho quỹ, BIDV có quy định số 3988/Qyđ-BIDV ngày 22/6/2017 quy định về việc Giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và công văn số 3960-BIDV-QLDVKQ ngày 06/07/2018 về chấn chỉnh và tăng cường kiểm soát công tác thu, chi và quản lý tiền mặt: tuân thủ, chấp hành quy định, quy trình nghiệp vụ kho quỹ, kiểm soát, quản lý tiền mặt, tài sản, tăng cường kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, trong thực tế tại chi nhánh Hàm Nghi, tác giả nhận thấy có nhiều điểm chi nhánh đã không thực hiện đủ hoặc khó có khả năng thực hiện. Ví dụ như quy định tiền phải được đóng bó xe dây đai đúng chuẩn quy định trước khi đưa vào kho chi nhánh chưa thể thực hiện được đầy đủ. Nguyên nhân do đặc thù chi nhánh Hàm Nghi chuyên phục vụ thu hộ hệ thống các đại lý vé số và các công ty xổ số nên lượng tiền mặt nhỏ lẻ thu trong ngày rất nhiều. Đội ngũ cán bộ kiểm ngân của chi nhánh lại hạn chế về số lượng nên không thể xử lý kịp đúng quy định trong ngày. Đây là một trong những điển hình về việc thực hiện quy định trong thực tế không đúng hoàn toàn trong quy trình KSNB.
- Đối với nghiệp vụ tiền gửi, về cơ bản chi nhánh thực hiện hạch toán nghiệp vụ tiền gửi theo đúng quy định của hội sở chính tại công văn số 5357/QĐ-KT và công văn 7753/QĐ-KT v/v sửa đổi, bổ sung lần 1 quy định hạch toán nghiệp vụ huy động vốn. Thể hiện qua thực hiện mở các tài khoản thanh toán, tài khoản tiền gửi đa số theo đúng đối tượng, thực hiện giao dịch tiền gửi đúng quy định của NHNN và của ngành.
- Đối với công tác tổ chức thực hiện các quy định về công tác kế toán. Qua nghiên cứu, thu thập thông tin, tác giả thấy rằng, chi nhánh Hàm Nghi đã cụ thể hóa các văn bản hướng dẫn của hội sở chính thành quy trình, quy định nội bộ về vông
tác kế toán của chi nhánh. Các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh chủ yếu là các nghiệp vụ truyền thống của ngân hàng (tiền gửi, tiền vay, dịch vụ thanh toán...), các nghiệp vụ như kinh doanh ngoại tệ và phái sinh, thẻ, tài trợ thương mại phát sinh không nhiều. Nhìn chung, việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh đều tuân thủ theo hướng dẫn của hội sở chính. các văn bản hướng dẫn của hội sở chính được Giám đốc chi nhánh trực tiếp phân công đến các bộ phận liên quan để thực hiện triển khai. Đối với các văn bản về kế toán được phân giao về P.QLNB phụ trách. Nghiệp vụ tài chính kế toán tại chi nhánh đã thực hiện chi tiết, cụ thể hóa theo đặc thù của đơn vị để hướng dẫn các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh triển khai thống nhất. Tuy nhiên, vẫn còn thực hiện một số nghiệp vụ chưa đúng chính xác theo quy định, nhất là thời gian chuyển chứng từ về Phòng QLNB trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch để đóng cuốn lưu kho theo công văn số 12378/BIDV-KT ngày 27/09/2018 về sổ tay hướng dẫn việc tập hợp, sắp xếp chứng từ kế toán và kiểm soát lại giao dịch bao gồm các nhóm nghiệp vụ: kế toán giao dịch khách hàng, kế toán nội bộ. Đây là một công văn mới, được triển khai sau thời gian BIDV thực hiện bỏ bộ phận hậu kiểm và quy định việc kiểm soát sau cũng như tập hợp chứng từ trước khi đóng tập lưu kho được thực hiện bởi bộ phận tác nghiệp trực tiếp. Chi nhánh chưa thống nhất việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ ví dụ những giấy đề nghị phong tỏa, giải phong tỏa có phòng lưu cuối tập chứng từ chuyển về P.QLNB nhưng có phòng lại tập hợp và lưu riêng tại phòng.
- Bộ phận giao dịch chưa thực hiện kiểm soát, in báo cáo và luân chuyển chứng từ các giao dịch không phát sinh trên báo cáo liệt kê giao dịch thực hiện tại đơn vị về P.QLNB theo hướng dẫn tại công văn 1524/BIDV-NHBL về Cẩm nang hoạt động tiền gửi.
- BIDV có văn bản số 4985/QĐ-BIDV ngày 30 tháng 06 năm 2016 quyết định phân cấp, ủy quyền trong công tác kế toán. Tại chi nhánh, cũng căn cứ văn bản này để ban hành công văn chi tiết để thực hiện.
- Về hoạt động tài chính, BIDV ban hành Quy chế tài chính số 9666/QyĐ-BIDV ngày 01/12/2015 và có quy định về phân cấp quản lý tài chính số 5899/QĐ- BIDV ngày 26/9/2018 thay đổi các văn bản trước đây về phân cấp uỷ quyền trong hoạt động tài chính. Đồng thời hàng năm, vào tháng 11, các đơn vị đều phải thực hiện lập kế hoạch tài chính cho năm sau và gửi về hội sở chính BIDV xét duyệt. Đối với chi nhánh Hàm Nghi, việc triển khai và tuân thủ các quy định này khá chặt chẽ, và số liệu kế hoạch tài chính tương đối chính xác với thực tế thực hiện.
- Theo Quy định số 2166/QĐ-BIDV ngày 09/7/2015 về việc ban hành quy chế lao động và công văn quy định số 360/QĐ-BIDV ngày 15/03/2017 quyết định về việc ban hành quy chế luân chuyển, điều động biệt phái cán bộ của BIDV, mỗi đơn vị đều bắt buộc phải luân chuyển cán bộ ở các vị trí định kỳ nhằm mục đích kiểm soát kiểm tra. Tuy nhiên, tại chi nhánh Hàm Nghi dù có thực hiện triển khai nhưng vẫn còn một số vị trí cán bộ chưa luân chuyển đúng kỳ hạn theo quy định. Vấn đề này đã được nhắc nhở tại biên bản kiểm tra của các đoàn kiểm tra chi nhánh năm 2018 về việc chưa luân chuyển vị trí các giao dịch viên và các giao dịch viên ngân quỹ chính tại các điểm giao dịch. Tuy nhiên, đây là một vấn đề chi nhánh Hàm Nghi chưa thể khắc phục do thiếu cán bộ và việc luân chuyển sẽ gây xáo trộn trong giao dịch với khách hàng. Có thể thấy rằng đây cũng là một điểm vướng mắc giữa quy trình KSNB và thực tế triển khai tại chi nhánh.
- Hiện nay, tại chi nhánh BIDV Hàm Nghi mỗi phòng ban đều có bộ phận kiểm soát để kiểm soát nghiệp vụ tại bộ phận mình. Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát tại chi nhánh Hàm Nghi trong hơn 3 năm vừa qua khá lỏng lẻo. Theo báo cáo của kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh Hàm Nghi thực hiện vào 11/7/2018, 70% vi phạm là do cán bộ thực hiện chưa tuân thủ đúng quy trình quy định tác nghiệp. Chi nhánh đã xây dựng kế hoạch và thực hiện tự kiểm tra trong năm 2017 và 2018 tuy nhiên chất lượng công tác tự kiểm tra còn hạn chế. Trong năm 2017, chi nhánh đã xây dựng kế hoạch tự kiểm tra tập trung vào các mảng nghiệp vụ:
nhánh đã triển khai các đợt tự kiểm tra theo chỉ đạo của hội sở chính BIDV gồm 01 đợt tự kiểm tra, rà soát các mặt hoạt động theo chỉ đạo tại văn bản số 335/BIDV-KTGS ngày 13/3/2017, 01 đợt tự kiểm tra các hành vi vi phạm trong lĩnh vực hoạt động ngân hàng theo chỉ đạo của hội sở chính tại công văn số 280/BIDV-KTGS ngày 31/5/2017; triển khai 03 đợt tự kiểm tra của chi nhánh gồm 01 đợt về tín dụng bán lẻ, 01 đợt về hồ sơ chứng từ giao dịch, 01 đợt về an toàn kho quỹ. Năm 2018 chi nhánh đã lập kế hoạch tự kiểm tra đối với các lĩnh vực tín dụng bảo lãnh, an toàn kho quỹ, thẻ; đến thời điểm kiểm toán, chi nhánh đã thực hiện 03 cuộc tự kiểm tra nghiệp vụ thẻ,tín dụng bán lẻ, an toàn kho quỹ. Như vậy, tại BIDV CN Hàm Nghi, các nguyên tắc KSNB liên quan đến hoạt động kiểm soát tại chi nhánh vẫn chưa được thực hiện triệt để.