7. Kết cấu của luận văn
1.7. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt độngcủa kiểm soát nội bộ tại ngân
1.7.1. Nhân tố bên trong
- Cấu trúc tổ chức của NHTM: Cấu trúc tổ chức của NHTM sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế, quản lý và hoạt động của hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức hợp lý
xuống dưới, từ hội sở đến từng đơn vị trong việc ban hành, triển khai các quy trình, quy định và thuận lợi cho quá trình kiểm tra, giám sát trong cả hệ thống. Một cấu trúc tổ chức NHTM hiện đại phải được tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo thiết lập được sự điều hành, quản lý và giám sát tất cả mọi hoạt động, tách bạch rõ ràng chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận đơn vị mà vẫn lồng ghép sự kiểm tra chéo lẫn nhau để đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn. Cấu trúc tổ chức NHTM có ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống KSNB của NHTM đó.
- Quy mô hoạt động của NHTM: Một NHTM có quy mô lớn như BIDV, Ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng công thương, ngân hàng nông nghiệp sẽ có HTKSNB khác và phức tạp hơn so với các NHTM có quy mô nhỏ. Một NHTM có quy mô lớn việc lượng định rủi ro càng khó khăn, quá trình giám sát, kiểm tra sẽ phức tạp hơn nhiều so với các NHTM có quy mô nhỏ. Vì vậy quy mô hoạt động của NHTM sẽ ảnh hưởng đến quá trình xây dựng và hoạt động của HTKSNB tại NHTM đó.
- Độ phức tạp của hoạt động: Tính chất các mảng hoạt động trong NHTM ảnh hưởng rất nhiều đến việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB. Một NHTM càng có nhiều hoạt động, nhiều mảng nghiệp vụ, nhiều sản phẩm càng đòi hỏi phải có nhiều quy trình quy định cụ thể chi tiết đi theo. Quá trình kiểm tra, giám sát và dự báo rủi ro vì thế sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi độ tỉ mỉ, chi tiết nhiều hơn. Một NHTM có các giao dịch phức tạp, cung cấp sản phẩm dịch vụ mới liên tục càng dễ có những sai sót rủi ro xảy ra hơn. Điều này đòi hỏi sự thận trọng và đổi mới liên tục của HTKSNB để kịp thời cập nhật, kiểm soát và giám sát đầy đủ mọi hoạt động của NHTM. Chính vì vậy, một NHTM càng nhiều hoạt động, càng nhiều sản phẩm càng cần HTKSNB chặt chẽ và luôn bám sát thực tế nhiều hơn.
- Ý chí, năng lực, trình độ của nhà quản lý: HTKSNB được thiết kế chính là để giúp nhà quản lý có thể thực hiện điều hành, kiểm tra giám sát hoạt động của
doanh nghiệp mình phụ trách. Đó chính là công cụ của nhà quản lý. Bất cứ nhà quản lý nào cũng sẽ luôn cân nhắc đến yếu tố chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại. Vì vậy, nếu nhà quản lý có năng lực, có hiểu biết về HTKSNB sẽ xây dựng, thiết lập và vận hành HTKSNB phù hợp với đặc tính riêng có của doanh nghiệp của mình, đảm bảo được đầy đủ các thành phần của HTKSNB sẽ giúp đảm bảo được tính đầy đủ, hiệu lực của HTKSNB và đạt hiệu quả tốt khi vận hành và họ sẵn sàng chấp nhận một mức chi phí hợp lý để làm điều đó. Ngược lại HTKSNB không thể đạt hiệu quả nếu một nhà quản lý bảo thủ, thiếu sự cầu tiến và hiểu biết và tính năng động.
- Trình độ, kinh nghiệm, đạo đức của cán bộ trong ngân hàng. Đây là một nhân tố rất quan trọng và có mức ảnh hưởng rất lớn đến HTKSNB của một NHTM. Con người luôn là chủ thể của mọi hoạt động. HTKSNB cũng do con người thiết lập và vận hành nó. Vì vậy, nếu các quy trình hoạt động đã được xây dựng và thiết lập, nhưng người sử dụng vận hành lại không đủ trình độ am hiểu về kỹ thuật, thiếu kinh nghiệm trong xử lý thực tế và lượng định rủi ro thì quy trình quy định đó sẽ không được triển khai đúng như mục tiêu của nó đã đặt ra. Nghiêm trọng hơn, một cán bộ ngân hàng hoặc một nhóm cán bộ trong cùng một quy trình tác ngiệp không có ý thức, không có đạo đức của người làm nghề ngân hàng rất dễ cố tình gian lận, cấu kết vì lợi ích riêng của cá nhân, lợi ích nhóm sẵn sàng phá vỡ các quy trình quy định, làm HTKSNB bị vô hiệu, gây ra tổn thất rủi ro cho NHTM đó. Trình độ của đội ngũ kiểm soát, kiểm toán nội bộ cũng chính là một phần trong nhân tố này. Cán bộ kiểm soát có trình độ, kinh nghiệm và có đạo đức trách nhiệm sẽ thực hiện việc kiểm soát theo chức năng quyền hạn của mình tốt hơn, sẽ phát huy được hiệu quả của các quy trình quy định của KSNB, giúp chức năng kiểm tra giám sát của HTKSNB hoạt động tốt và hiệu quả. Người cán bộ kiểm toán có trình độ, năng lực, kinh nghiệm sẽ tham mưu được cho nhà lãnh đạo các kẽ hở đang tồn tại trong HTKSNB để khắc phục, đồng thời sẽ hình dung và lượng định được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của NHTM để đưa ra các biện pháp
phòng ngừa thích hợp kịp thời cho HTKSNB. Một HTKSNB có thể có những quy trình tự vận hành hoạt động an toàn nếu người cán bộ trung thực, có kinh nghiệm, có tâm thực hiện theo đúng quy trình đã quy định. Ngược lại, một HTKSNB sẽ bị vô hiệu hoàn toàn nếu có sự cấu kết thông đồng cố tình gian lận giữa người quản lý với cán bộ, hoặc giữa cán bộ với khách hàng. Chính vì vậy, đây là một nhân tố ảnh hưởng đến HTKSNB của NHTM.
- Hệ thống máy móc, công nghệ, chương trình phần mềm tác nghiệp. Trong thời đại ngày nay, khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đến mang theo hàng loạt những yêu cầu đổi mới về sản phẩm dịch vụ với những kỹ thuật hiện đại kéo theo đó sẽ đòi hỏi yêu cầu sự đổi mới của HTKSNB. Nếu hệ thống máy móc, công nghệ, chương trình phần mềm của NHTM không kịp đổi mới sẽ làm cho hoạt động cung cấp sản phẩm dịch vụ của NHTM trở nên lạc hậu, èo uột thậm chí không còn khách hàng. Hệ thống công nghệ phần mềm hiện đại sẽ giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ ngân hàng và tổng hợp số liệu hoạt động phản ánh lên các báo cáo tài chính chính xác và nhanh chóng hơn. Ngày nay, do luôn giữ vai trò tiên phong trong đổi mới công nghệ nên các NHTM luôn phải cập nhật, đổi mới liên tục hệ thống core banking (hệ thống chương trình tác nghiệp) của mình. Hệ thống càng đổi mới, càng phức tạp càng đòi hỏi HTKSNB phải thay đổi theo và phải luôn được cập nhật để kiểm tra giám sát và phòng ngừa được rủi ro trong hoạt động của NHTM.
- Định hướng hoạt động kinh doanh của đơn vị, áp lực hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch. HTKSNB được thiết lập để bảo đảm cho sự an toàn trong hoạt động của một tổ chức. Vì vậy, khi định hướng hoạt động kinh doanh của một NHTM thay đổi, HTKSNB phải được điều chỉnh thay đổi theo cho phù hợp. Đối với các NHTM, đôi lúc vì áp lực phải hoàn thành chỉ tiêu theo đúng kế hoạch kinh doanh hàng kỳ vì hàng loạt các vấn đề về uy tín trên thị trường, sức mạnh tài chính, giá trị doanh nghiệp đã phải bỏ qua một số quy định của HTKSNB và chấp nhận rủi ro có thể xảy ra. Chính vì vậy, đây cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến HTKSNB của NHTM.