7. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm
- Các nhà quản trị ngân hàng sẽ phải thay đổi quan điểm, hiểu và nhận diện đúng vai trò và tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của KSNB để đầu tư bài bản khi hiểu và nhận thấy vai trò của KSNB luôn gắn kết với hoạt động của đơn vị. Hiểu, nhận thức đúng để chuyển dần từ sự “đối phó” sang sự “chủ động” thiết lập đúng, tận dụng hiệu quả hệ thống KSNB. Việc xây dựng KSNB sẽ phải xuất phát từ môi trường văn hóa, nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Phải hiểu được KSNB là để bảo vệ giá trị của mỗi NHTM.
- Thông tin phục vụ cho hoạt động của KSNB sẽ trở nên minh bạch, công khai, rõ ràng hơn. Những vấn đề thuộc về môi trường, đạo đức trong văn hóa sẽ được giải quyết một cách triệt để và mang lại tính độc lập tuyệt đối cho KSNB hoạt động.
Chính vì vậy, trong xu thế hội nhập quốc tế, hệ thống KSNB của BIDV cũng cần được chuẩn hóa và hướng theo định hướng chung phù hợp với các định nghĩa mới về hệ thống kiểm soát nội bộ của quốc tế để tăng tính hiệu lực của KSNB trong quá trình hoạt động
3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi Nghi
3.2.1. Về môi trường kiểm soát
- Cần xây dựng được môi trường tốt để những điều đúng luôn xảy ra trước tiên; tất cả nhân viên làm việc hết mình và không ai dám làm sai. Môi trường tốt và những điều đúng bao gồm các tiêu chuẩn đạo đức xã hội, những quy định của luật pháp, các giá trị, nguyên tắc và quy định của doanh nghiệp (giá trị cốt lõi, nguyên tắc quản trị doanh nghiệp, hệ thống ủy quyền, các chính sách doanh nghiệp ...). Trong đó, nguyên tắc quản trị doanh nghiệp là một công cụ quan
trọng, bằng việc thông qua, tuân thủ, và cập nhật thường xuyên nguyên tắc quản trị, giúp Ban Giám đốc ý thức được những lợi ích cao nhất của chi nhánh, của các cổ đông BIDV mà mình đang phục vụ, qua đó sẽ làm tăng hiệu quả quản trị rủi ro và KSNB. Cần nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức. Truyền thông đến toàn thể cán bộ Bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, Bộ Quy tắc ứng xử. Quy định về phong cách và không gian làm việc mà BIDV đã ban hành, nâng cao tinh thần làm việc, đạo đức của cán bộ. Việc áp dụng các bộ quy chuẩn phải thực hiện từ cấp từ lãnh đạo đến cán bộ. Cấp trên cần phải làm gương cho cấp dưới trong các hành vi ứng xử công việc hàng ngày. Ban lãnh đạo chi nhánh cần lưu ý kịp thời, tuyên dương những cán bộ thực hiện tốt các quy chuẩn về đạo đức, kỷ luật nghiêm đối với những cán bộ gian lận, không trung thực ảnh hưởng đến lợi ích của chi nhánh.
- Thực hiện sự cam kết về năng lực:Trong chính sách tuyển dụng nhân sự của BIDV luôn quy định rõ kỹ năng và kiến thức, điều kiện đối với các vị trí công việc cần tuyển dụng. Mỗi một vị trí đều có bảng mô tả công việc cho rõ ràng và có tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cụ thể. Cán bộ chi nhánh đa số từ nguồn sáp nhập MHB, với sự khác biệt về quy chuẩn cán bộ của MHB trước đây về các vị trí chức danh và mô hình tổ chức bộ máy so với BIDV. Vì vậy cần phải tổ chức chuẩn hóa lại đội ngũ cán bộ tại chi nhánh Hàm Nghi thông qua việc cử cán bộ đi đào tạo và tự đào tạo. Lãnh đạo chi nhánh cần lưu ý chuyển từ văn hóa đào tạo sang xây dựng văn hóa học hỏi trong chi nhánh Hàm Nghi để nâng cao trình độ và đạo đức của cán bộ, để cán bộ có thể phản ứng ngay với những thay đổi về kiến thức và kỹ năng. Lưu ý trong công tác tuyển dụng nguồn cán bộ mới phải đủ chuẩn.
- Ban lãnh đạo chi nhánh cần tuân theo triết lý, phong cách điều hành của nhà quản lý:Ban lãnh đạo cần quán triệt phổ biến cho cán bộ cấp dưới về vai trò của KSNB trong việc kiểm soát rủi ro; Thường xuyên đánh giá về KSNB và cần có cam kết về đảm bảo KSNB hiệu quả. Ban lãnh đạo cần thống nhất cách nhìn nhận về hệ thống KSNB.
- Cơ cấu tổ chức và sự phân công quyền hạn và trách nhiệm: Chi nhánh cần thực hiện tốt việc kiện toàn cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cũng như kiểm tra việc thực hiện các quyết định trong phạm vi toàn đơn vị; Thực hiện việc rà soát, ban hành quy chế bằng văn bản, quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận. Chi nhánh cần xây dựng và ban hành ngay Quy chế quản trị điều hành tại chi nhánh căn cứ theo quy chế chung của Trung ương để việc điều hành, giám sát của Ban Giám đốc đối với từng mảng hoạt động của chi nhánh được rõ ràng và chặt chẽ hơn.
- Chi nhánh cần thực hiện tốt chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm và sa thải nhân viên; Đảm bảo chế độ lương, thưởng và các chính sách phúc lợi khác cho cán bộ. Đặc biệt là, cần xây dựng hệ thống đánh giá năng lực và hiệu quả công việc. Hiện nay BIDV đã chuẩn bị triển khai đánh giá cán bộ theo thẻ điểm cân bằng BSC. Chi nhánh cũng cần bắt đầu nghiên cứu và chuẩn bị cho điều này tốt hơn.
3.2.2. Về đánh giá rủi ro
Để khắc phục hạn chế về đánh giá rủi ro, chi nhánh lưu ý cần điều chỉnh các nội dung sau
- Chi nhánh cần chú trọng đến việc nhận diện, phân tích và đánh giá, kiểm soát rủi ro có hiệu quả. Phải xây dựng và xác định rõ mục tiêu của chi nhánh, cần xác định mục tiêu tổng quát, mục tiêu chi tiết, mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong từng mảng hoạt động. Từng bộ phận phải có bản tự đánh giá nhìn nhạn rủi ro đã và có thể xảy ra đối với mình và báo cáo về Ban Giám đốc. Từ những bản tự đánh giá đó, Phòng QLRR cần tổng hợp để Ban Giám đốc có cái nhìn toàn diện, đầy đủ, chi tiết hơn đối với tất cả rủi ro ở từng khâu trong toàn chi nhánh và có kế hoạch xử lý và phòng ngừa rủi ro kịp thời, sát thực tế. Ban Giám đốc cần nhận diện và xác định được từng loại rủi ro từ bên trong và bên ngoài Chi nhánh một cách thật chi tiết và đầy đủ cơ sở về mặt lý luận và thực tế.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Cần thực hiện tốt quy trình phân tích và đánh giá rủi ro để xác định được mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của chi nhánh, xác định rủi ro nào nên tránh, rủi ro nào cần giảm thiểu hoặc chấp nhận. Ban Giám đốc cần giao nhiệm vụ này cho P.QLRR làm đầu mối thực hiện. Đồng thời P.QLNB cần phối hợp P.QLRR để tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng và thực hiện chính sách khen thưởng thỏa đáng đối với những cán bộ đề xuất được các biện pháp hữu hiệu đối phó với các rủi ro.
- Xây dựng kế hoạch phòng ngừa, kiểm soát rủi ro: Đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát rủi ro, thiết lập các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro. Quy định người chịu trách nhiệm về quản lý rủi ro. Thực hiện theo đúng các hướng dẫn về phòng ngừa rủi ro do hội sở chính ban hành.
- Giám sát việc thực hiện quy trình đánh giá rủi ro: Cần nghiên cứu kỹ hơn hệ thống báo cáo, kiểm tra do BIDV đã ban hành và thực hiện tự đánh giá việc tuân thủ quy trình quản lý rủi ro.
- Tăng cường đào tạo nhận thức về công tác tuân thủ QLRR hoạt động, nâng cao nhận thức cảnh báo để phòng chông gian lận đến toàn thể cán bộ.
3.2.3. Về hoạt động kiểm soát
Để khắc phục hạn chế trong hoạt động Kiểm soát tại chi nhánh, lãnh đạo chi nhánh cần phải lưu ý thực hiện những nội dung sau:
- Cần duy trì và hoàn thiện tốt hoạt động kiểm soát tổng quát, kiểm soát các hoạt động trọng tâm, được thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ. Trước hết các nguyên tắc kiểm soát cần phải thực hiện tốt như phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn ủy quyền, luân chuyển cán bộ đúng quy định. Cần bố trí cán bộ nhân viên thực hiện hoạt động kiểm soát có năng lực và đủ thẩm quyền.
- Kiểm tra, rà soát công tác luân chuyển cán bộ, bảo đảm thực hiện nghiêm túc và tuân thủ quy định của BIDV. Chi nhánh cần thực hiện ngay công tác luân chuyển cán bộ đúng thời gian quy định tại các văn bản liên quan của BIDV.
- Thực hiện khắc phục ngay các ý kiến đề xuất tại các biên bản đã được hai bên chi nhánh và các đoàn kiểm toán, kiểm tra, khảo sát tại chi nhánh thông qua.
- Thường xuyên cảnh báo, thực hiện các biện pháp phòng ngừa, bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống công nghệ thông tin tại chi nhánh. Cán bộ điện toán chi nhánh cần nghiêm túc thực hiện các quy định về giám sát hệ thống camera tại chi nhánh, PGD, tại các máy ATM. Cần ghi sổ nhật ký theo dõi đầy đủ. Thường xuyên cập nhật các hướng dẫn phòng ngừa và xử lý các lỗ hổng của chương trình, và các vấn đề về thông tin bảo mật của hệ thống. Các cán bộ nghiệp vụ tại chi nhánh phải tuân thu nguyên tắc phân quyền và bảo mật user đăng nhập và mật khẩu đăng nhập chương trình tác nghiệp của mình.
3.2.4. Về thông tin và truyền thông
- Phải công khai, minh bạch thông tin ở các nội dung được phép công bố hoặc phải cung cấp theo quy định của ngành và của pháp luật trong toàn chi nhánh, với hội sở chính, NHNN, khách hàng, các cơ quan hữu quan đồng thời phải thực hiện tốt việc truyền đạt thông tin và nhận thông tin phản hồi nhằm giúp cho việc kiểm soát hiệu quả và nâng cao uy tín của chi nhánh. Thiết lập trang thông tin để tiếp hình ảnh và toàn bộ thông tin cần thiết của chi nhánh.
- Tuân thủ nghiêm quy định về cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong chi nhánh, trong BIDV, quy định về cung cấp thông tin ra bên ngoài. Đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin khách hàng, thông tin nội bộ theo quy định của hệ thống BIDV và các quy định khác của Luật. Cần có đường dây nóng bố trí trực 24/24h và có kênh thông tin khẩn trực tiếp tới lãnh đạo chi nhánh các cấp, để đảm bảo sự truyền tải những thông tin bí mật hoặc mang tính cấp thiết. Truyền thông, cảnh báo kịp thời đến khách hàng về các thủ đoạn lừa đảo, cẩn trọng khi truy cập các website, thanh toán online, thực hiện giao dịch trên ATM/POS để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng. Việc cung cấp thông tin ra bên ngoài phải đúng thẩm quyền và được phép theo quy định.
3.2.5. Về hoạt động giám sát
- Cần lưu ý công tác giám sát ở tất cả cấp độ từ nhân viên đến lãnh đạo. Chi nhánh cần xây dựng kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Thực hiện kế hoạch kiểm tra chéo giữa các phòng nghiệp vụ và tác nghiệp. Bên cạnh đó, cần quy định rõ trong việc bố trí cán bộ thực hiện công tác giám sát cần phải am hiểu chuyên môn về lĩnh vực giám sát để nâng cao hiệu quả giám sát. - Lập kế hoạch và thực hiện diễn tập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục tối
thiểu 1 lần/năm theo đúng quy định số 4050/QyĐ-BIDV ngày 12/6/2015.