7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi
2.4.1. Về môi trường kiểm soát
Với bề dày lịch sử hơn 55 năm hoạt động, BIDV hiện đang được xếp thứ 2 trong 10 hệ thống Ngân hàng hoạt động hiệu quả tại Việt Nam và có hệ thống chi nhánh, đại lý hoạt động khá hiệu quả trên quốc tế. Chính từ quá trình đó, BIDV đã xây dựng được môi trường kiểm soát đầy đủ và hiện nay đang dần đi theo định hướng chung của KSNB thế giới.
BIDV đã thể hiện cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức bằng cách thiết lập môi trường kiểm soát trên lý thuyết khá chặt chẽ từ cơ cấu bộ máy tổ chức, không gian giao dịch, văn hoá doanh nghiệp, quy tắc ứng xử….để tạo nền tảng kiểm soát cho từng cá nhân làm việc tại BIDV, cụ thể hoá tại các văn bản
- Tháng 12/2009 BIDV đã ban hành bộ Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của BIDV
- Ngày 18/6/2015, văn bản số 4255/QyĐ-BIDV quy định về phong cách và không gian làm việc tại BIDV. Sau đó, ngày 7/9/2015 công văn 4255 đã được thay thế bởi văn bản đã được bổ sung cập nhật mới phù hợp với thực tế là công văn số 6255/QyĐ-BIDV hiện vẫn đang được áp dụng
- Công văn số 3220/QĐ-BIDV ngày 20/5/2015 quy định về ứng xử và sử dụng mạng xã hội cũng quy định rất chi tiết từng vấn đề khi sử dụng mạng xã hội cho cán bộ biết và tuân theo.
- BIDV có quy chế xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất được quy định rất rõ ràng đến từng loại lỗi và hành vi vi phạm, trách nhiệm liên đới của nhân viên cùng lãnh đạo thể hiện qua quyết định số 444/QĐ-BIDV ban hành ngày 27/3/2017 có hiệu lực từ 17/5/2017 về quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân và tập thể trong tác nghiệp sau đó đã được sửa đổi bổ sung bằng quyết định 2366/QĐ- BIDV ngày 08/8/2016.
Có thể thấy rằng, BIDV đã xây dựng môi trường nền tảng cho HTKSNB từ cách ứng xử, trách nhiệm cho từng cá nhân làm việc tại BIDV để tạo ra đặc thù văn hoá doanh nghiệp riêng có của BIDV thể hiện trong mọi hoạt động và mỗi cá nhân, mỗi chi nhánh.
Tuy nhiên, trong thực tế tác giả nhận thấy các cán bộ tại chi nhánh chưa thật sự tuân thủ các quy định đã nêu.
- Thể hiện từ sự vi phạm quy định về phong cách không gian giao dịch khi các cán bộ phòng khách hàng vẫn chưa thực hiện sắp xếp vị trí làm việc gọn gàng ngăn nắp, hồ sơ lưu trữ tại các phòng ban chưa khoa học, lỗi vi phạm về phong cách không gian giao dịch vẫn chưa được ghi nhận đầy đủ.
- Một số cán bộ vẫn chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình nên vẫn còn sai sót xảy ra và đã bị khách hàng khiếu nại (năm trường hợp trong năm 2017 liên quan đến thái độ giao dịch khi phục vụ khách). Với tình hình thực tế sau sáp nhập, BIDV Hàm Nghi đã mất hơn ba năm để ổn định hệ thống nhân sự, bộ máy tổ chức. Các cán bộ MHB sáp nhập vào BIDV cũng dần được đào tạo lại để hiểu và tác nghiệp theo đúng quy trình quy định của BIDV. Tuy nhiên, chính vì sự
sáp nhập, luôn có các hệ lụy. Tuy đã được đào tạo và trải qua các kỳ thi sát hạch đánh giá năng lực, nhưng đến thời điểm hiện nay lượng cán bộ tại các chi nhánh sáp nhập vẫn chưa đồng đều về trình độ nghiệp vụ nên vẫn để xảy ra khá nhiều lỗi tác nghiệp so với các chi nhánh BIDV gốc sẵn có.
Hội đồng quản trị (HĐQT) BIDV đã chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB cụ thể hóa bằng văn bản số 1951/QĐ-BIDV ngày 06/4/2015 quy định về nội dung và phương thức giám sát của Ban kiểm soát trực thuộc quyền phụ trách điều hành trực tiếp của HĐQT với từng hoạt động của hệ thống. Văn bản này thực hiện mục đích chuẩn hóa quy trình thủ tục giám sát ngân hàng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát trong việc thực hiện giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ của BIDV, nắm bắt và phản ánh đánh giá đúng đắn việc chấp hành pháp luật và tuân các quy định trong công tác quản trị điều hành và chỉ đạo triển khai hoạt động kinh doanh, kịp thời phát hiện các rủi ro trong hoạt động của cả hệ thống, các hạn chế, bất cập của các quy trình, quy định của BIDV trong việc tổ chứctriển khai hoạt động kinh doanh để có cảnh báo và đề xuất biện pháp khắc phục hoàn thiện. Nguyên tắc của việc giám sát được đưa ra trong văn bản này như sau:
- Thực hiện giám sát toàn diện hoạt động của ngân hàng.
- Tuân theo các quy định của pháp luật, đảm bảo tính chính xác, khách quan, độc lập và minh bạch.
- Hoạt động giám sát được tiến hành thường xuyên liên tục và không làm cản trở hoạt động bình thường của các đối tượng.
Như vậy, với quy định Ban Kiểm soát trực tiếp thuộc quyền điều hành của HDQT, BIDV đã tuân thủ đúng nguyên tắc của KSNB.
Tuy nhiên, tại BIDV CN Hàm Nghi, không có bộ phận kiểm tra giám sát riêng biệt, hoạt động kiểm soát được giao cho một số cán bộ tại từng bộ phận và được trưng tập khi thực hiện các đợt kiểm tra đột xuất, định kỳ. Điều này đã vi phạm nguyên tắc chứng minh sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát
sự phát triển và hoạt động của KSNB. Thêm vào đó, tác giả thấy trong 3 năm đầu chỉ có các đợt tự kiểm tra của chi nhánh là chủ yếu. Tuy nhiên, chỉ trong hơn 09 tháng đầu năm 2018, đã có 5 đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra trực tiếp tại chi nhánh, và hơn 10 đợt yêu cầu kiểm tra từ xa thông qua hồ sơ dữ liệu báo cáo. Điển hình:
- Đoàn kiểm tra từ Ban bán lẻ hội sở chính đến công tác bán lẻ tháng 1/2018. - Đợt kiểm tra đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO9001của Tổ chức chứng nhận TuvNor.
- Đợt kiểm tra toàn diện của Ban kiểm toán nội bộ. - Đợt khảo sát về công tác kế toán.
- Đợt kiểm tra về công tác an toàn kho quỹ.
Có thể nhận thấy rằng, sau khi chi nhánh bắt đầu ổn định và đi vào hoạt động có sự tăng trưởng, hoạt động kiểm tra giám sát đã được tăng cường nhiều hơn. Và trong thực tế, khi các đoàn kiểm tra đến làm việc đã phần nào ảnh hưởng đến một số bộ phận liên quan phải phân bổ cán bộ phục vụ, giải trình hồ sơ cho các đoàn. Chính vì vậy, các công việc liên quan cũng có phần bị chậm lại. Trong các đợt kiểm tra, chỉ có đợt kiểm tra của ban Kiểm toán nội bộ là kiểm tra toàn diện nhưng với thời gian quá ngắn, đoàn cũng chỉ kiểm tra được một số hoạt động nghiệp vụ tiêu biểu tại chi nhánh.
Về mặt nguyên tắc lý thuyết, nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Qua nghiên cứu tác giả thấy rằng sau sáp nhập, mọi hoạt động của BIDV CN Hàm Nghi đều được xây dựng và hoạt động theo các quy trình, quy định của BIDV. Tuy nhiên, do vừa phải củng cố bộ máy tổ chức, ổn định hoạt động, tập trung vào công tác đào tạo lại cán bộ theo chuẩn BIDV, nên thời gian 3 năm đầu này, các quy trình quy định của hệ thống KSNB do BIDV ban hành chưa được triển khai đầy đủ. Đối với các quy định quy trình đã triển khai, do hạn chế của cán bộ sau sáp nhập việc thực thi vẫn chưa đúng và đầy đủ các bước. Cụ thể quy định về báo cáo phân định trách nhiệm chưa được thực hiện đúng tại chi nhánh,
các phòng nghiệp vụ vẫn làm một số công việc chưa đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Phòng QLNB hiện nay đôi lúc lại được Ban Giám đốc phân công kiểm tra việc tính lãi các món nợ bán VAMC thay vì chức năng đó liên quan 3 phòng là phòng khách hàng doanh nghiệp, Phòng Quản trị tín dụng và P.QLRR. phòng khách hàng doanh nghiệp vẫn được giao chỉ tiêu phát triển phát hành thẻ và máy POS (máy cà thẻ) trong bản kế hoạch kinh doanh hàng kỳ trong khi theo quy định chung đây là trách nhiệm của P.KHCN và các PGD.
Hiện nay, tại chi nhánh chưa thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Nguyên nhân đến từ việc lượng cán bộ của chi nhánh bắt buộc giảm từ hơn 200 cán bộ khi tiếp nhận đến nay chỉ còn 77 cán bộ. Cán bộ thiếu nên chi nhánh buộc phải bố trí cán bộ không theo đúng sở trường của họ. Công tác tuyển dụng cũng gặp nhiều khó khăn do bị khống chế chỉ tiêu tuyển dụng do quy mô hoạt động của chi nhánh còn quá thấp so với các chi nhánh trong hệ thống nên việc phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của chi nhánh vẫn chưa thực hiện được. Kéo theo hệ lụy hiện nay, tại chi nhánh chưa thực hiện được nội dung yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức theo nguyên tắc của KSNB.