7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng hệ thống KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi
2.4.4. Về thông tin truyền thông
BIDV đã xây dựng rất nhiều chương trình để hỗ trợ tác nghiệp và thống kê các số liệu báo cáo các mảng. Tổng số chương trình ứng dụng này của BIDV là hơn 100 ứng dụng chính. Trong đó một phần ba là ứng dụng phục vụ thu thập thông tin báo cáo. Đồng thời giữa các đơn vị trong cùng chi nhánh, khác chi nhánh, giữa Hội sở chính với các chi nhánh có nhiều kênh trao đổi thông tin rất hữu hiệu và kịp thời như:
- Chương trình văn phòng điện tử.
- Chương trình Office One.
- Qua chương trình Lync Basic: là chương trình trao đội trò chuyện nội bộ có thể gửi kèm file dữ liệu.
- Chương trình gửi dữ liệu qua FTP data: chương trình gửi file dữ liệu báo cáo hoặc các file số liệu tổng hợp lớn.
Hiện nay dữ liệu báo cáo của BIDV đã và đang xây dựng theo hướng dữ liệu tập trung. Nên về số liệu báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động của từng chi nhánh, Hội sở chính đều được cập nhập đầy đủ liên tục để ban lãnh đạo có được các thông tin chính xác nhật phục vụ cho việc giám sát, điều hành hoạt động và điều chỉnh kế
thác theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nghiệp vụ nhưng do có quá nhiều chương trình ứng dụng báo cáo khác nhau nên có 20% các báo cáo số liệu bị trùng lặp và do cách khai thác nguồn số liệu, tiêu chí chọn lựa mà có sự sai biệt. Đồng thời còn rất nhiều số liệu đơn vị phải lấy bán thủ công nên vẫn có sai sót và mang ý muốn chủ quan của người sử dụng.
BIDV đã ban hành quyết định 1772 /QĐ-BIDV ngày 08/06/2016 về quyết định ban hành quy chế phối hợp hoạt động và cung cấp thông tin giữa các Đơn vị và Ban Kiểm soát. Đây cũng là cách chuẩn hoá việc cung cấp phản hồi thông tin giữa hội sở chính với các đơn vị phục vụ cho quá trình kiểm soát, điều chỉnh các hoạt động kịp thời của BIDV.
BIDV có một bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động truyền thông. Đây là một mảng rất quan trọng luôn được lãnh đạo của BIDV quan tâm. Bộ phận này hoạt động rất hiệu quả cho toàn hệ thống. Tuy nhiên, tại chi nhánh Hàm Nghi thì bộ phận này hiện chưa được hình thành quy định rõ ràng. Vấn đề do hạn chế về áp lực giảm lao động và tăng năng suất lao động, tập trung cho lực lượng phát triển kinh doanh nên nhân sự của chi nhánh sau sáp nhập sau khi trải qua 3 kỳ sát hạch lớn và các kỳ thi năng lực chuyên môn ở từng mảng nghiệp vụ đã giảm đi rất nhiều. Qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy rằng, hệ thống thông tin trong hoạt động KSNB tại BIDV chi nhánh Hàm Nghi thực hiện vẫn còn nhiều sai sót, chưa thực sự thống nhất do hạn chế của trình độ cán bộ khi tác nghiệp khai thác dữ liệu, do cách gán mã khách hàng và một số nguyên nhân khác mà khi cần lấy số liệu xây dựng kế hoạch và phân giao kế hoạch thường có sự sai lệch giữa cách khai thác số liệu của P.QLNB với các phòng thuộc khối kinh doanh.
Như vậy, có thể thấy rằng trong thời gian từ sau sáp nhập tháng 5 năm 2015 đến nay, tại BIDV CN Hàm Nghi, các nguyên tắc quy định của HTKSNB vẫn chưa thực sự được thực hiện nghiêm túc.