1.2. Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp
1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kếtoán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp thì việc tổ chức tốt hệ thống sổ kế toán là điều kiện đầu tiên. Vậy phải xây dựng kết cấu các mẫu sổ phù hợp với trình tự và phương pháp hệ thống hóa thông tin kế toán từng loại hình doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán để đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác thông tin cho lãnh đạo, giúp cho việc theo dõi, kiểm tra chặt chẽ đối với các loại tài sản, nguồn vốn và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; đồng thời góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, hạn chế được các trường hợp trùng lắp trong ghi sổ, làm cho sổ dễ ghi chép, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra và tổng hợp cung cấp thông tin cho quản lý.
Trong quá trình tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại các doanh nghiệp, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Việc tổ chức sổ kế toán phải dựa trên các hình thức sổ kế toán do Nhà nước quy
định. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, có 4 hình thức sổ kế toán bao gồm:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung
+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Để xây dựng hình thức sổ kế toán phù hợp, các doanh nghiệp cần dựa vào các điều kiện: Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất; yêu cầu và trình
độ quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị; Trình độ nghiệp vụ và năng lực cán bộ kế
toán; điều kiện và phương tiện vật chất của đơn vị.
Xây dựng hình thức sổ kế toán cho doanh nghiệp chính là việc xác định: số lượng sổ cần dùng; loại sổ sử dụng; nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột sổ; mối quan hệ giữa các sổ kế toán, giữa sổ kế toán với chứng từ, giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán; trình tự hạch toán trên sổ kế toán tại doanh nghiệp.
- Sử dụng sổ kế toán phải theo đúng quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa chữa sai sót trên sổ, chuyển sổ và khoá sổ. Việc ghi sổ kế toán được thực hiện theo trình tự sau:
Mở sổ kế toán: Sổ kế toán quy định mở vào thời điểm đầu niên độ, kế toán
đơn vị phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ đã lựa chọn. Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các
chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Số liệu ghi trên sổ phải dùng mực tốt, không phai, được ghi liên tục, có hệ thống, không ghi xen kẽ, không ghi chồng đè lên nhau, không bỏ cách dòng, không tẩy xoá. Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán cần phải sửa chữa theo đúng phương pháp sửa chữa sổ quy định nhưng không được làm mất đi những số liệu đã ghi sai.
Chữa sổ kế toán: Các trường hợp sai sót trong sổ kế toán (nếu có) phải được sửa chữa theo một trong ba phương pháp chữa sổ: phương pháp cải chính, phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm.
Khoá sổ kế toán: cuối kỳ hạch toán (tháng, quý, năm) hoặc trong các trường
hợp kiểm kê tài sản, sáp nhập, chia tách, giải thể... phải tiến hành khoá sổ kế toán. Khoá sổ kế toán là công việc ghi chuyển số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, cộng số phát sinh, tính và ghi số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán trên sổ kế toán, phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán.
- Các doanh nghiệp có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Trường hợp đơn vị kế toán ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phần mềm kế toán lựa chọn phải đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính. Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.
Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
+ Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục
vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cá o tài chính và báo cáo quyết toán.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau:
- Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã được phản ánh trong chứng từ gốc.
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý của đơn vị, với yêu cầu tổng hợp cung cấp thông tin để lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của đơn vi.
- Phù hợp với điều kiện trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý, tổng hợp thông tin.
- Thực hiện đúng quy định về việc mở sổ, ghi sổ, quản lý lưu trữ và bảo quản sổ kế toán.
Theo thông tư 133/2016/TT - BTC ngày 26/8/2016 tất cả các biểu mẫu sổ kế toán (kể cả các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký) đều thuộc loại không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư này hoặc bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo trình bày thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội đã đặt ra yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất xã hội ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin ngày càng nhanh chóng cho nên hình thức kế toán cũng ngày càng hoàn thiện. Hiện nay trong doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức kế toán sau đây:
❖Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc điểm của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để ghi sổ theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung sau đó ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng các loại sổ sau:
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng và sổ cái; Sổ kế toán chi tiết được mở tùy thuộc vào yêu cầu quản lý.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày — r
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ -■ ->
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ■* '
Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016)
thuận tiện cho phân công lao động kế toán nhưng có nhược điểm lớn là việc ghi trùng
lắp nhiều (Ví dụ như sổ nhật ký quỹ - Sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng -
Sổ cái tài khoản mua hàng ...), việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác kế toán của cán bộ không hợp lý.
❖ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Đây là hình thức trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán. Hình thức này sử dụng một sổ tổng hợp là sổ Nhật ký- Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày — r
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ ■■■■■ ->
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ■* '
Sơ đồ 1.2 Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
(Nguồn: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016)
Kế toán viên ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái có nhiều ưu điểm như ghi sổ đơn giản, số lượng sổ ít nên khối lượng ghi sổ ít, số liệu kế toán
tập trung. Trình tự ghi sổ này còn cho biết cả hai chỉ tiêu: Thời gian và phân loại theo đối tượng ngay trên một dòng ghi, kỳ ghi sổ trên một quyển sổ.
Tuy nhiên, ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái có một số hạn chế như: ghi trùng lắp trên một dòng ghi: Tổng số, số tiền đối ứng ghi trên các tài khoản quan hệ đối ứng, tài khoản được liệt kê ngang sổ vì vậy khuôn sổ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ, số lượng sổ tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động kế toán cho mục đích kiểm soát nội bộ.
Vì vậy, nếu đơn vị có ít tài khoản, sử dụng ít lao động, khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái là phù hợp.
❖ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) với ghi theo hệ thống (Ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết là dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng kế toán mà trên sổ kế toán tổng hợp
chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cùng các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả hoạt động của các doanh nghiệp và làm căn cứ để lập báo cáo kế toán.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày — r
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ ■■■■■ ->
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ■* '
Sơ đồ 1.3 Ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016)
chép không đòi hỏi trình độ cao, sử dụng nhiều sổ tờ rời thuận tiện cho việc phân công công tác kế toán, dễ tập hợp số liệu. Hình thức này thích hợp với mọi quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và lao động kế toán bằng máy.
Hạn chế của hình thức này là ghi chép trùng lắp, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép nhiều lần làm khối lượng công tác kế toán nhiều. Để hạn chế nhược điểm này kế toán cần tận dụng ưu thế của bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại nhằm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
Hiện nay phần lớn các doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy với các phần mềm kế toán linh hoạt, hiệu quả. Với những ưu điểm nổi bật khi áp dụng máy tính, phần lớn các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
❖ Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc điểm của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày ---► In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra <4...>
Sơ đồ 1.4 Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính thông qua phần