2.2. Thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại công ty cổ phần công nghệ VCS
2.2.6. Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kếtoán
Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của DN nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Để đạt được mục đích này báo cáo tài chính phải cung cấp các thông tin về: Tài sản; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Thu nhập hoạt động kinh doanh, thu nhập khác, chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí khác; Lãi, lỗ và phân phối kết quả kinh doanh; Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; Tài sản khác có liên quan; Các luồng tiền.
Ngoài những thông tin này, Báo cáo tài chính còn cung cấp các thông tin có liên quan khác trong bản “Thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính và giải trình thêm về mức độ các loại rủi ro tài chính chủ yếu.
* Quy định cơ cấu và mẫu biểu báo cáo kế toán:
Hiện tại, hệ thống bảo cáo kế toán của Công ty được lập theo biểu mẫu của hệ thống Báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC. Theo thông tư này, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán (B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN)
Tác giả xin minh họa một số Báo cáo tài chính được lập tại đơn vị cho năm tài chính 2017 như Phụ lục 04 - Mau báo cáo tài chính tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam.
* Quy định trách nhiệm lập báo cáo kế toán:
Việc lập Báo cáo tài chính của Công ty tuân thủ các quy định về nội dung và phương pháp lập Báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành, chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính” và các chuẩn mực liên quan. Kỳ kế toán áp dụng tại Công ty là năm dương lịch. Niên độ kế toán được xác định từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
Căn cứ vào số liệu khi khóa sổ kế toán tại Công ty kế toán trưởng lập báo cáo tài chính có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật và nộp cho cơ quan thuế quản lý trong thời hạn yêu cầu.
Bên cạnh việc lập báo cáo tài chính, bộ phận kế toán Công ty cũng tiến hành lập các báo cáo nội bộ khác như:
- Báo cáo bán hàng hàng tuần, báo cáo tuổi nợ khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp chi phí, báo cáo tồn quỹ...được báo cáo định kỳ hàng tháng cho kế toán trưởng để lên dự trù kế hoạch chi phí, kế hoạch tài chính. Đây chính là phần việc của công tác kế toán quản trị. Do Công ty chưa tổ chức bộ phận riêng thực hiện công tác kế toán quản trị, nên đa phần số liệu các báo cáo phục vụ quản trị, điều hành kinh doanh của Công ty được tổng hợp từ các bộ phận kinh doanh, phòng kế toán thu thập từ thông tin kế toán tài chính. Do đó, các báo cáo nội bộ chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị.
* Quy định nơi nhận báo cáo kế toán:
Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam tiến hành lập và nộp đầy đủ, kịp thời các báo cáo kế toán tháng, quý, báo cáo kết thúc năm tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, ban kiểm soát theo quy định. Hiện tại, hệ thống báo cáo hàng tháng bao gồm: Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng), tờ khai thuế thu nhập cá nhân, báo cáo nội bộ hàng tháng nộp ban giám đốc (theo mẫu biểu quy định của Công ty). Hệ thống báo cáo quý thêm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo nội bộ quý.
Như vậy, nhìn chung, việc quy định các loại báo cáo của Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam hiện nay là tương đối hợp lý, theo đúng quy định của các cơ quan chức năng và đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý về số liệu tổng hợp cũng như chi tiết các mảng nghiệp vụ, tình hình tài sản, nguồn
vốn của công ty, giúp cho lãnh đạo các cấp có các quyết định hợp lý trong công tác điều hành.
2.2.7. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác tự kiểm tra nội bộ trong công ty là hết sức quan trọng, biện pháp này sẽ giúp cho ban lãnh đạo có những thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng.
Việc tự kiểm tra kế toán, kiểm soát nội bộ được thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra tính xác thực của các thông tin kinh tế trên báo cáo tài chính, kiểm tra tính tuân thủ các quy định, quy chế của Nhà nước, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời giúp Công ty phát hiện và ngăn ngừa được các sai phạm tiềm tàng phát sinh trong công tác hạch toán kế toán, tổ chức kế toán. Việc tổ chức kiểm tra kế toán được thực hiện hàng ngày, định kỳ hàng quý, 6 tháng dưới hình thức kiểm soát nội bộ là chủ yếu:
Việc tổ chức kiểm tra kế toán được thực hiện hàng ngày, các chứng từ kế toán phát sinh đều có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán và có sự kiểm tra, ký duyệt của trưởng phòng phụ trách, kế toán trưởng. Đồng thời, Công ty áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
- Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ ngay trong ngày để hạn chế việc mất mát tiền. Sổ dư tồn quỹ tiền mặt hàng ngày của Công ty tối đa không quá 100.000.000 đồng.
- Mọi khoản chi đều phải có chừng từ đã được phê duyệt của trưởng phòng phụ trách, kế toán trưởng và Giám đốc.
- Kế toán thanh toán thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết các tài khoản đã phát sinh.
Hàng tuần, kế toán bán hàng lập báo cáo công nợ, gửi thông báo cho nhân viên bộ phận triển khai phụ trách nhắc nhở khách hàng thanh toán công nợ tránh thất thoát tài sản, không để phát sinh tình trạng nợ phải thu khó đòi.
Định kỳ cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu số liệu của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính với sổ kế toán và chứng từ gốc, soát xét các số liệu trước khi khóa sổ lập báo cáọ hàng tháng để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng đều được hạch toán đúng tài khoản, đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không vi phạm các quy định kế toán, chế độ kế toán hiện hành.
Có thể thấy, công tác kiểm tra kế toán của Công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam được thiết kế khá chặt chẽ trong quy trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần côngnghệ VCS Việt Nam nghệ VCS Việt Nam
2.3.1. ưu điểm
Nhìn chung công tác tổ chức hệ thống kế toán tại công ty được thực hiện đúng
theo nguyên tắc đề ra và được vận dụng tương đối tốt từ tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán...
Hoạt động trong lĩnh vực phần mềm kế toán nên công ty có điều kiện thuận lợi
trong ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính, điều này giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiết kiệm được nhiều thời gian, nhanh chóng và chính xác. Kịp thời trong việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của ban lãnh
đạo. Lưu trữ tài liệu kế toán tốt hơn, nâng cao trình độ quản lý và tiết kiệm được chi phí quản lý cho Công ty.
Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty đều có trình độ đại học trở lên nên việc vận dụng những quy định cũng như tiếp thu những công nghệ, kiến thức mới rất dễ dàng và nhanh chóng. Việc chấp hành chế độ kế toán tại công ty được thực hiện khá tốt, đã thực sự coi trọng vai trò của kế toán trong công tác quản lý kinh doanh. Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán được chấp hành theo chế độ kế toán bằng văn bản, thông tư hướng dẫn, công ty đều cập nhật và vận dụng một cách kịp thời.
về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Việc tổ chức, sử dụng chứng từ trong doanh nghiệp tuân thủ quy định và hướng dẫn theo chuẩn mực và chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT - BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ khá chặt chẽ, trình tự luân chuyển chứng từ khá khoa
học và hợp lý. Đảm bảo được tính kiểm tra, xét duyệt chặt chẽ về chứng từ kế toán. - Các chứng từ có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Luật kế toán, Công ty đã tuân thủ theo đúng các quy định về mẫu chứng từ, nội dung ghi chép
trên chứng từ, luân chuyển chứng từ và sử dụng chứng từ. Bên cạnh đó, Công ty đã linh hoạt trong việc vận dụng, thiết kế chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty.
ràng, trung thực, đầy đủ, nội dung rõ ràng
- Các chứng từ kế toán đã đầy đủ chữ ký theo quy định.
- Việc tổ chức thu nhận thông tin kế toán đã được xử lý và kiểm soát kịp thời,
chính xác.
- Chứng từ kế toán được luân chuyển và bảo quản, lưu trữ theo đúng trình tự, thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi và lập báo cáo tài chính.
về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào hạch toán các nghiệp vụ được thực hiện
khá tốt. Nhiều tài khoản như doanh thu, nợ phải thu, nợ phải trả được xây dựng khá chi tiết cho từng đối tượng. Hệ thống tài khoản khá đơn giản, dễ vận dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ, toàn diện các nội dung hạch toán của Công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho việc lập báo cáo tài chính.
về việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ kế toán được thiết kế theo một mẫu chung, thống nhất cho tất cả các tài khoản nên đảm bảo cho việc đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản một cách dễ dàng.
về việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Các Báo cáo tài chính của Công ty được lập đầy đủ theo năm theo đúng quy định của Bộ tài chính. Ngoài ra khi có yêu cầu từ ban lãnh đạo thì phòng kế toán cũng
lập báo cáo tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời để cung cấp các thông tin về tình hình kinh tế tài chính cho ban giám đốc có cơ sở ra quyết định.
Về công tác kiểm tra công tác kế toán:
Việc kiểm tra công tác kế toán tại Công ty được thực hiện tương đối tốt, mọi chứng từ hạch toán đều có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán và sự kiểm duyệt, giám sát của kế toán trưởng, qua đó phát hiện kịp thời các sai sót và đưa ra biện pháp điều chỉnh, khắc phục. Việc kiểm tra được tiến hành thường xuyên và liên tục.
về lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán:
Công ty tổ chức thực hiện việc lưu file chứng từ theo trình tự thời gian và theo
từng nghiệp vụ thu, chi, nhập xuất, chi phí và doanh thu. Điều này giúp cho việc kiểm
soát, kiểm tra đối chiếu kế toán được thực hiện khá thuận lợi.
Tài liệu kế toán được lưu bản chính theo từng loại nghiệp vụ cụ thể. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ,có hệ thống, phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh vào theo kỳ kế toán năm.
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán
năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt. Chứng từ kế toán của từng phần hành được đóng vào thùng tôn, ghi rõ người quản lý, năm tháng và loại chứng từ. Sau đó, người quản lý đưa vào kho bảo quản trong vòng 15 năm. Việc lưu trữ này được sắp xếp một cách khoa học dễ quản lý, dễ tìm.
Khi chứng từ hết thời hạn lưu trữ Công ty thành lập hội đồng đánh giá chứng từ lưu trữ để tiêu hủy.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán:
Như đã phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy kế toán Công ty theo mô hình tập trung nên khá gọn nhẹ nhưng nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm quá nhiều phần hành. Các kế toán viên đều có trình độ đại học nhưng kinh nghiệm làm việc chưa nhiều nên chưa phán ánh chính xác được một số nghiệp vụ phát sinh cũng như chưa nắm vững quy định pháp luật và chế độ kế toán. Mặt khác, hệ thống kế toán quản trị chưa phát huy được vai trò của nó trong quản lý tài chính -kế toán. Bộ máy kế toán Công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận chứng từ, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính, vai trò của kế toán quản trị còn thấp và bị động. Do vậy chưa phát huy được vai trò của mình, chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Hiện tại, Công ty chưa có văn bản quyết định chính thức nào quy định về việc thực hiện kế toán quản trị trong toàn đơn vị. Công tác lập kế hoạch và dự toán chưa được coi trọng, công tác kế toán chi phí vẫn chủ yếu tiến hành theo yêu cầu kế toán tài chính. Việc kiểm soát chi phí vẫn ở mức độ đơn giản đó là so sánh mức độ biến động của thực hiện so với kế hoạch.
Thứ hai, về tổ chức chứng từ kế toán:
Đây là khâu quan trọng đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép, phản ánh được chính xác trên sổ kế toán và báo cáo kế toán. Song khâu này còn một số tồn tại như:
- Chứng từ kế toán còn mang tính chất rườm rà, chứng từ cập nhật chưa thường xuyên do liên quan đến nhiều thành phần nên dẫn đến tình trạng còn ứ đọng, nhầm lẫn, các phiếu nhập kho, xuất kho đặc biệt là phiếu thu, phiếu chi còn thiếu chữ ký hoặc ký mà chưa ghi rõ họ tên nên khi có sự sai sót trong chứng từ phải dò chữ ký là của ai nên mất nhiếu thời gian cho việc dò tìm.
kế toán viên không phát hiện ra, phải thực hiện bút toán điều chỉnh.
Thứ ba, về hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay công ty không sử dụng TK 632 để phản ánh giá vốn hàng bán. Khi nghiệp vụ bán hàng diễn ra kế toán chỉ ghi nhận doanh thu mà không phản ánh bút toán giá vốn kèm theo. Toàn bộ chi phí của doanh nghiệp được phản ánh ở TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh, điều này khiến không phản ánh đúng bản chất các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
Phần mềm kế toán là mặt hàng kinh doanh có tính đặc thù, khi quá trình nghiên cứu sản xuất sản phầm hoàn thành thì phần mềm được ghi nhận là một tài sản
vô hình của công ty, do vậy khi xuất bán công ty phải ghi nhận giá vốn tương ứng với
giá trị hao mòn ước tính của sản phẩm phần mềm.
Nguyên nhân là do kế toán chưa theo dõi, phản ánh riêng được toàn bộ chi phí
trong quá trình nghiên cứu phát triển từng sản phẩm phần mềm và khó xác định