2.2. Thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại công ty cổ phần công nghệ VCS
2.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kếtoán
Hiện nay, công ty cổ phần công nghệ VCS Việt Nam áp dụng hình thức kế toán máy dựa trên hình thức Nhật ký chung, việc áp dụng sự tiến bộ của công nghệ thông tin cho phép công ty nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm tối đa sức người.
Do vận dụng hình thức này một cách khoa học, hợp lý nên đã tận dụng được nhiều ưu điểm của hình thức này, đó là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy; thông tin do kế toán cung kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu người sử dụng có yêu cầu, kế toán có thể in ra được các sổ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán theo cấp đảm bảo nhanh chóng, yêu cầu.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty được thiết kế tương đối đầy đủ và rõ ràng trên giao diện của phần mềm kế toán VCS Enterprise theo hình thức Nhật ký chung, bao gồm sổ Nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản theo danh mục tài khoản đang sử dụng tại Công ty. Tác giả xin minh họa mẫu sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như Phụ lục 03: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán gốc đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán viên xác định tài khoản ghi Nợ, Có và tiến hành nhập liệu vào các phân hệ kế toán đã được xây dựng sẵn. Các thông tin khi cập nhật sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung, bảng kê chứng từ và các sổ kế toán chi tiết.
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển theo quy trình đã xây dựng sẵn, kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ, sổ kế toán và báo cáo để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế - tài chính được hạch toán đúng tài khoản, đúng kỳ, hợp lý... và tiến hành khóa sổ, lập báo cáo.
I Ghi cuối tháng
k Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 2.10. Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam
(Nguồn: Sổ tay kế toán Công ty Cổ phần Công nghệ VCS Việt Nam) * Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán:
Kết thúc năm tài chính (tại ngày 31 tháng 12 hàng năm), sổ cái, sổ chi tiết và các chứng từ ghi sổ kế toán phải được kế toán viên in ra và thực hiện lưu trữ cùng với các chứng từ kế toán. Qua quan sát thực tiễn tổ chức sổ kế toán tại đơn vị, tác giả nhận thấy:
Thứ nhất, tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra tại Công ty đều được ghi nhận, phản ánh đầy đủ vào các mẫu sổ kế toán theo quy định dựa trên phương pháp đối ứng tài khoản và tương đối logic, đảm bảo sự liên kết về số liệu. Phần mềm kế toán VCS Enterprise hỗ trợ việc xem, chiết xuất mẫu sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết tài khoản rất tiện lợi.
Thứ hai, các mẫu sổ cung cấp thông tin trên góc độ kế toán quản trị chưa được triển khai cụ thể, chi tiết. Công ty cũng chưa thiết kế, xây dựng được các lưu đồ hệ thống để mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý và đầu ra của các chu trình kinh doanh diễn ra hàng ngày tại Công ty để từ đó có thể mô tả được cách thức hoạt động của các quy trình cũng như đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty để đề xuất các giải pháp hoàn thiện.
2.2.5. Thực trạng tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ chocông tác kế toán và thiết lập hệ thống thông tin kế toán