3.3. Một số giải pháp hoàn thiện việc tổ chức công tác kếtoán tại công ty cổ
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán
Để cung cấp thông tin ban đầu phục vụ kịp thời cho việc ra quyết định điều hành của Ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán cần phải xây dựng bổ sung hệ thống chứng từ phục vụ kế toán quản trị hoặc thiết kế bổ sung các nội dung chi tiết phục vụ yêu cầu kế toán quản trị trên cùng một hệ thống chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, như những phát hiện đã thảo luận ở trên, để công tác tổ chức chứng từ tại Công ty hoàn thiện hơn nữa, luận văn xin đề xuất một số giải pháp như sau:
Một là, xác định lại danh mục chứng từ kế toán bằng cách chia chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh và tính chất của chứng từ. Các chứng từ này hiện tại chưa được phân loại theo từng bộ phận, từng nội dung phát sinh và được thiết kế chung trên phần mềm kế toán do vậy phòng kế toán cần tổ chức phân loại chứng từ theo tính chất. Đối với các chứng từ kế toán cùng loại nên lập thành bảng tổng hợp chứng từ để hạch toán vào sổ kế toán một lần, nhằm giảm khối lượng công việc hạch toán. Tác giả xin minh họa một phần của danh mục chứng từ kế toán mới như sau:
4 Bảng thanh toán tiền thưởng Kế toán X
5 Giấy đi đường Các phòng ban X
6 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương HCNS X
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Kế toán X
8 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Kế toán X
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho BP kho, kế toán X
2 Phiếu xuất kho BP kho, kế toán X
3 Biên bản kiểm kê BP kho, kế toán X
4 Bảng kê mua hàng Các phòng ban X
5 Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ Kế toán X
III. Bán hàng
1 Phương án bán hàng Kinh doanh X
2 Lệnh xuất hàng Kinh doanh, kho X
Hai là, hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán. Như những phát hiện đã được trình bày: Phiếu thu, Phiếu chi của Công ty vẫn còn hiện tượng lập bỏ cách số thứ tự; một số chứng từ chưa được ký duyệt đầy đủ đã được thanh toán. Để thay đổi, tác giả xin đề xuất như sau: toàn bộ Phiếu thu, Phiếu chi phải được lập liên tục, không bỏ sót, bỏ cách, trường hợp Phiếu thu, Phiếu chi bị hủy bỏ do sai sót, kế toán thanh toán để nguyên số thứ tự chứng từ và ghi diễn giải: xóa bỏ, giá trị giao dịch bằng không. Chứng từ gốc phải được gạch chéo và ghi “Xóa bỏ”, nguyên nhân xóa bỏ và lưu cùng tập chứng từ thu, chi hàng tháng. Với các chứng từ khác như: đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, phương án kinh doanh, hợp đồng kinh tế,... phải được kiểm tra, ký duyệt bởi trưởng bộ phận trước khi chuyển sang phòng kế toán. Mỗi bộ phận, phòng ban trong Công ty phải hiểu được quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cũng như các yếu tố bắt buộc phải có để đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp và tuân thủ đúng quy định về tiếp nhận, lập, lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Thứ ba, thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty cần thiết kế bản mô tả chu trình luân chuyển chứng từ để phục vụ cho công tác kế toán. Trong đó, đưa ra các mục như người viết quy trình, người kiểm tra, người xét duyệt, danh mục chứng từ sử dụng, quy định thời gian luân chuyển chứng từ và thời gian có hiệu lực. Tác giả xin đề xuất một số quy trình luân chuyển chứng từ như sau:
(1) Quy trình bán hàng có hợp đồng: Theo quy trình này sau khi bộ phận kinh doanh tổng hợp tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng mua theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu đề xuất bán hàng kèm theo bảng báo giá trình trưởng phòng kinh doanh và ban giám đốc xét duyệt. Người có thẩm quyền sau khi xét duyệt đơn hàng và giá bán, nhân viên kinh doanh chuyển đơn hàng đã được xét duyệt cho bộ phận kế toán bán hàng lập hợp đồng, hóa đơn gửi cho khách hàng, đồng thời chuyển một bản đơn hàng đã được xét duyệt cho phòng công nghệ để tạo lập license bản quyền sử dụng cho khách hàng.
(2) Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Bước 1: người đến nộp tiền đưa chứng từ yêu cầu nộp tiền; Bước 2: kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ và lập phiếu thu rồi chuyển sang thủ quỹ; Bước 3: thủ quỹ thực hiện thu tiền mặt nhập
---
► quỹ và gửi một liên cho người nộp tiền; Bước 4: kế toán trưởng duyệt phiếu thu; Bước 5: ghi sổ và lưu trữ chứng từ.
(3) Quy trình luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt: Bước 1: người thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán, lập bảng kê chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc kèm theo; Bước 2: kế toán thanh toán kiểm tra, lập phiếu chi và ký đề nghị duyệt chi; Bước 3: kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt; Bước 4: thủ quỹ chi tiền; Bước 5: ghi sổ, lưu trữ. Với quy trình này đảm bảo chứng từ được kiểm soát chặt chẽ, kịp thời nhanh chóng và áp dụng với hầu hết các khoản chi như chi công tác phí, chi thanh toán các khoản liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp....